Workforce Sharing: vom Gedanken zum Projekt

Ein Beispiel für das Zusammenwachsen von Software-Kategorien ist das Software-Unternehmen Mindjet. Es versucht, Nutzern das “Collaborative Work Management” nahezulegen. In einer Verknüpfung aus Mindmapping, Web 2.0 und verbundener Office-Software sollen Projektmanagement, Informationsweitergabe und Entscheidungsfindung zusammenfinden. Weitere solche intelligente “Mashups” sind noch zu erwarten.

von Manfred Kohlen 0

Als der Softwarehersteller mit dem Mindmapping-Tool “Mind Manager” begann, um Assoziationen, Brainstorms und Geschäftsideen grafisch und übersichtlich zu erstellen, konnte noch niemand ahnen, dass eine neue Softwarekategorie daraus entstehen würde, die viele andere Elemente verbindet. Das “Bündel” an Funktionen und Schnittstellen zu Dritt-Software benannte der Hersteller schließlich in “Mindjet” um.

Steven Bashford, Technical Manager bei Mindjet: “Diese Kombination hat kein anderer”

Gartner ordnete die neue Kategorie dem Gesamtbereich “Workforce sharing” zu, zu der auch andere Kollaborations- und Management-Tools sowie die unternehmensspezifischen Social-Media-Produkte gehören. “So eine Mischung, die Mindmapping und Projektmanagment mit Geschäftsprozessen verbindet, hat kein anderer”, ist sich Dr. Steven Bashford, technischer Direktor für den EMEA-Raum, sicher.

So können die angelegten “Gedankensprünge” aus dem Mindmapping sofort mit Daten aus Excel, Outlook oder Sharepoint verknüpft werden und Auswertungen daraus in Projektmanagement, Aufgabenlisten oder Kalkulationen eingerechnet werden. Die Ergebnisse finden sich sofort in der Mindmap wieder und auch der Status des integrierten oder importierten Projektmanagements fließt sofort in die grafische Darstellung ein – hat einer der über die per “social media”-Funktionen eingebundenen Mitarbeiter seine Aufgaben nicht erledigt, fließt auch das in die Darstellung ein und kann zeigen, dass ein Projekt deswegen nicht vorankommt oder die Kosten aus bestimmten Gründen aus dem Ruder laufen.

Eine grafische Ansicht für viele Quellen

Über Nutzerrechte lassen sich nun verschiedene Ansichten des Großen Ganzen erkennen und Aktionen auslösen – etwa eine Erinnerungs-Nachricht an den Mitarbeiter, der seinen Teil zum Projekt nicht beigetragen hat.“ Jeder Mitarbeiter sieht nur das, was er sehen darf“, erklärt Bashford. Investitionen in vorhandene Software sind nicht verloren, denn die neue Software hat Schnittstellen zu anderen Produkten. Viele Unternehmen etwa nutzen Sharepoint, um gemeinsame Dokumente zu teilen – sie werden importiert. Manche Firmen pflegen ihre Kontakte nur über Outlook – sie werden automatisch übernommen. Statt die externen Daten zu importieren kann Mindjet sie mit Queries auch nur abfragen und so etwa die Buchhaltungsdaten in das aktuelle Projekt einfließen lassen.

Auch in gegenteiliger Richtung ist der Datenaustausch möglich – Exporte an andere Produkte sind integriert.

Kostenkalkulation direkt in der Mindmap

Die Verbindung mit dem entsprechenden Excel-Sheet bringt die Kostenkalkulation direkt in die Struktur-Ansicht, die zuvor mit dem Mindmapping-Tool erstellt wurde. (Screenshot: itespresso.de)

Durch die Integration will das Unternehmen “Business-Projekte” managen können und so alle Phasen von Ideensammlung (Mindmapping) über Planung (der Aufgaben, Budgets, und Ressourcen) bis hin zur Durchführung (mit Status, Tracking und Controlling) mit seiner Software begleiten. Da bis zu 25 Prozent der Arbeitszeit durch Suche nach Informationen verlorengehen, so zitiert Bashford aktuelle Studien von IDC und weil bis zu 40 Prozent redundante Informationen vorlägen (dajeder lieber alles nochmals sichert statt die Information später wieder zu suchen), bietet sich an, alles nur aus einer einzigen Ansicht heraus finden und zuordnen zu können – also in der übersichtlichen Mindmap und nicht in komplexen Kalkulationstabellen oder Sharepoint-Dateifriedhöfen.

Mindjet, kaum bekannt in der Öffentlichkeit, ist schon bei zahlreichen Unternehmen im Einsatz. So sind mehr als 96.000 Mitarbeiter eines deutschen Autoherstellers über das Produkt verbunden, und ein großer deutscher Elekronikkonzern hat sogar Lizenzen für mehr als 310.000 Arbeitsplätze erworben. Als Referenzkunden für das “Mashup”-Produkt nennt der Hersteller zahlreiche weitere große Unternehmen – die er aber nach außen hin erst einmal nicht nennen darf. “Wir bedienen die meisten Fortune-100-Unternehmen”, fügt Bashford an.

Social Task Management

Die Aufgabenplanung kann im “Social Task Management” direkt aus der Outlook-Taskliste übernommen und dann per Mindjet an beteiligte Mitarbeiter verteilt werden.

Die Software kann als Einzelplatzlizenz laufen, ist auch in Lizenzen für kleinere Unternehmen und neuerdings auch als SaaS-Lösung für Gelegenheitsnutzer (wie Zulieferer in Projekten) erhältlich, Großunternehmen können eine Art „Flatrate“ aushandeln. Die neue Software-Kategorie kann im lokalen Netz, in öffentlichen Clouds oder auch in den abgeschlossenen “Private Clouds” der Unternehmen laufen. Die Nutzung der Einzelplatzversion durch bis zu 11 Clients kostet 30 Euro netto im Monat, die Teamversion mit mehr Kollaborationsfunktionen 27,60 im Monat und die SaaS-Variante 15 Euro im Monat (jeweils zuzüglch Mehrwertsteuer).

Weitere Produkte, die auf diese Art Vorhandenes so intelligent zusammenführen, dass Neues dabei herauskommt, sind zu erwarten. Die alte Kunst des Zusammenmixens, wie sie zuerst durch Anwendungen der Google Maps für spezialisiertere geografische Aufgaben unter dem Namen “Mashups” bekannt wurde, war nur eine Initialzündung. Offene Schnittstellen und kluge Köpfe können künftig noch mehr Neues aus vorhandenen Programmen und Daten hervorzaubern.

 

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