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IT und Arbeit: mobil, flexibel – und immer erreichbar

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Trends wie Cloud Computing, Mobilgeräte und Web 2.0 verändern die Arbeitswelt. Marktforscher und IT-Anbieter sind begeistert von den neuen Möglichkeiten. Auf einer Diskussionsveranstaltung von Dell wurden aber auch Zweifel an Trends wie Home Office und Web 2.0 laut.

Das Schlagwort “Zukunft der Arbeitswelt” ist nicht ganz ohne Ironie. Vor einigen Jahrzehnten noch verband sich mit Zukunftsprognosen die Vorstellung, dass Technik die Arbeit überflüssig machen würde und der Mensch sich ganz seiner Freizeit widmen könnte. Dieses Versprechen hat der Fortschritt nicht gehalten. Wenn man heute über die Zukunft der Arbeitswelt diskutiert, dann ist eines klar: Trotz oder gerade wegen Hightech wird die Arbeit auch in Zukunft nicht weniger.

Zauberwort Flexibilität

Wie zum Trost geistert ein neues Zauberwort durch alle Diskussionen. Es heißt Flexibilität. Kein Kongress, keine Podiumsdiskussion und kein Vortrag ohne den Verweis auf die Flexibilität. Gemeint ist damit, dass Ort und Zeit der Arbeit flexibel gehandhabt werden. Der Mitarbeiter kann sich ganz nach Bedarf einrichten und immer und überall arbeiten: Zu Hause, am Abend, am Wochenende, im Home-Office, im Café und wenn’s sein muss, sogar im Büro. Denn schließlich kommt es auf das Ergebnis an – dass dieses Überallarbeiten aus ergonomischer Sicht eine Horrorvorstellung ist, übersehen dabei die meisten.

Auch die Wahl des Arbeitsgeräts soll individuell geregelt sein. Schon jetzt dürfen in vielen Unternehmen die Kollegen mit entscheiden, mit welchem PC oder welchem Notebook sie arbeiten wollen. In Zukunft heißt es dann “Bring your own device” (BYOD). Die Mitarbeiter entscheiden dann selbst, mit welchem Gerät sie arbeiten wollen und kaufen es auch selbst. Manchmal zahlt der Arbeitgeber etwas dazu.

Die allseitige Flexibilität soll nicht nur den Arbeitgebern Vorteile bringen, sondern auch eine “bessere Work-Life-Balance” für die Mitarbeiter.

Eine Grafik aus dem Citrix-Report “Workplace of the Future” zeigt die Entwicklung der Arbeitsplätze bis 2020. Demnach werden Unternehmen ihre Büroflächen um 14 Prozent reduzieren können (Grafik: Citrix)

Unternehmen reduzieren ihre Bürofläche

Diese von vielen Marktforschern diskutierten Trends finden sich auch in einer aktuellen Studie “Workplace of the Future”, die der Netzwerk-Spezialist Citrix Systems veröffentlicht hat. Demnach werden bis zum Jahr 2020 Unternehmen weltweit ihre Büroflächen um etwa 14 Prozent reduzieren. Außerdem wird es für zehn Mitarbeiter durchschnittlich nur noch 6,7 Schreibtische geben, in Deutschland sollen es allerdings noch 7,9 feste Arbeitsplätze sein.

Nicht ändern wird sich die Anzahl der Endgeräte, mit denen die deutschen Kollegen auf das Firmennetz oder das Internet zugreifen. Vom PC über das Notebook bis zum Smartphone sollen es insgesamt sechs verschiedene Geräte sein.

Der “Workplace of the Future”-Report zeigt auch, dass den Firmen stark daran gelegen ist, die Arbeitsumgebung so zu gestalten, dass die Mitarbeiter gut zusammenarbeiten und kreativ sein können.

Für den Report hat Citrix insgesamt 1900 “hochrangige IT Entscheider” in 19 Ländern, darunter auch Deutschland befragt. Durchgeführt wurde die Studie vom Marktforschungsunternehmen Vanson Bourne im August 2012. Drei Viertel der Befragten sind in Unternehmen mit 1000 oder mehr Mitarbeitern beschäftigt.

Kein persönlicher Schreibtisch

Flexible Arbeitsmodelle wollen 59 Prozent der deutschen Unternehmen bis 2020 anbieten. Dazu gehört dann auch, dass der feste Büroarbeitsplatz für jeden Mitarbeiter irgendwann der Vergangenheit angehören wird. 2020 werden nur noch die Hälfte der Mitarbeiter an ihrem persönlichen Schreibtisch sitzen. Etwa 60 Prozent der deutschen Kollegen werden es bis dahin sogar vorziehen, im Home Office zu arbeiten – sofern das Unternehmen ihnen diese Möglichkeit gibt.

Flughäfen, Cafés, öffentliche Verkehrsmittel – überall wollen die Mitarbeiter in Zukunft ihren Tablet-PC oder Notebook starten und ihren Job erledigen. Etwa 60 Prozent der deutschen Kollegen äußern diese Absicht im Citrix-Report.

Auch innerhalb des Unternehmens soll das eingangs erwähnte Zauberwort Flexibilität. 46 Prozent wollen in Zukunft “an verschiedenen Orten innerhalb der Firma” arbeiten. Ein Drittel der deutschen Unternehmen hat bereits flexible Arbeitsmodelle und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten eingeführt. Bis 2020 wollen gar 94 Prozent der befragten Unternehmen in Deutschland ihre Mitarbeiter auch unterwegs mit digitalen Arbeitswerkzeugen ausrüsten.

Bring your own device

In diesem Zusammenhang planen 44 Prozent der Firmen in Zukunft Programme für “Bring Your Own Device” (BYOD) einzuführen. Diese Entwicklung dürfte vielen IT-Administratoren nur wenig Freude bereiten. Denn sie müssen dann ganz unterschiedliche Geräte ans Firmennetz anschließen und darüber hinaus für Datensicherheit sorgen. Die Sicherheit der Mobilgeräte treibt längst auch die Topmanager um. 57 Prozent der Befragten wollen die Richtlinien für mobiles Arbeiten durch Klauseln ergänzen, die beispielsweise die Berechtigungen zum Zugriff auf Daten regeln.

Die vielbeschworene Flexibilität bringt also auch eine gehöriges Maß an Mehraufwand für IT-Verantwortliche, Führungskräfte und Personalmanager mit sich.

Attraktiv für die Generation Facebook

Von all diesen Veränderungen versprechen sich die Unternehmen konkrete Vorteile wie “flexiblere, wandlungsfähigere Arbeitsplätze” und niedrigere Kosten für Immobilien. Zusätzlich rückt in den letzten Jahren ein neues Argument in den Vordergrund. Gerade angesichts des Fachkräftemangels in Deutschland wollen Firmen für hochqualifizierte Mitarbeiter attraktiv bleiben. Und schließlich muss sich auch die Generation Facebook in der Arbeitswelt wohl fühlen.

Starphilosoph bei der Datev

Auch das Nürnberger Softwarehaus Datev, vielen hauptsächlich als Finanzdienstleiter und Geschäftspartner der Steuerberater bekannt, beschäftigt sich mittlerweile mit dem Einfluss von PC und Internet auf die Arbeitswelt. Das Unternehmen hat hierzu einen eigenen Kongress mit zahlreichen Vorträgen und Workshops ausgerichtet. Prominente wie der Philosoph und Bestsellerautor Richard David Precht oder Professor Gunter Dueck, Ex-Chief Technologist bei IBM, hielten Impulsvorträge.

Business-Profis steht eine Vielzahl von unterschiedlichen Kommunikations-Tools zur Verfügung. Sie müssen nur das richtig aussuchen, meint Professorin Andrea Back vom Institut für Wirtschaftsinformatik der Universität Sankt Gallen (Grafik: Back)

Kommunikations-Profis im Team

Ein weiterer Vortrag war dem Thema Kommunikation und Teamarbeit im Web 2.0 gewidmet. Andrea Back, Professorin für Betriebswirtschaftslehre vom Institut für Wirtschaftsinformatik an der Universität Sankt Gallen, versuchte die verschiedenen Möglichkeiten für erfolgreiche Kommunikation im Team und bei Projekten aufzuzeigen.

Dabei vermeidet Back konkrete Empfehlungen, sie zeigt vielmehr die Möglichkeiten auf, die Web-2.0-Techniken für die Kommunikation bieten. Welche davon der Mitarbeiter dann jeweils nutzt, muss er dann schon selbst entscheiden. Egal, ob Skype, Online-Festplatten, Cloud Computing, Videokonferenzen, der Profi nutzt eben Spezialwerkzeuge, um Informationen zu suchen, Botschaften zu vermitteln oder Dokumente mit anderen zu teilen.

Backs Überzeugung nach ist “Twittern und Microblogging wie Smalltalk in der Küche”, und dementsprechend ein Teil der Kommunikation im Team. Andrea Back betreibt auch einen eigenen Blog.

Nur die gute alte E-Mail scheint auf dem Rückzug zu sein, eine Auffassung, die Back mit vielen Experten und Trendforschern teilt. Sie ist zu langsam und schlicht zu unflexibel.

Kritische Töne bei Dells Future Talk

Bei all der Begeisterung für die Veränderungen, die die IT in Unternehmen ermöglicht, fehlen in den letzten Monaten auch die kritischen Töne nicht. Zu hören waren diese ausgerechnet auf einer Veranstaltung des Hardware-Herstellers Dell, dem “Future Talk” in München.

Das Unternehmen hatte eine kleine, aber feine Runde zu einer Podiumsdiskussion in das schicke Gebäude der BMW Welt geladen: Die Dell-Managerin Barbara Wittmann (Executive Director Medium Business Germany), Dieter Boch vom Institut für Arbeitsforschung und Organisationsberatung (Geschäftsführender Gesellschafter), Heinz Laber, Vorstandsmitglied bei der Hypo-Vereinsbank sowie die Intel-Managerin Astrid Steingrüber (Director Innovation Germany & Austria).

Die Teilnehmer von Dells Diskussionsrunde Future Talk: Dell-Managerin Barbara Wittmann (Executive Director Medium Business Germany), Dieter Boch vom Institut für Arbeitsforschung und Organisationsberatung (Geschäftsführender Gesellschafter), Intel-Managerin Astrid Steingrüber (Director Innovation Germany & Austria), Heinz Laber, Vorstandsmitglied bei der Hypo-Vereinsbank (v.l.n.r.)

Datensicherheit gefährdet

Heinz Laber, der Mann von der Hypo-Vereinsbank erinnerte daran, dass der Schutz der Daten durch Trends wie BYOD, Mobilgeräte und ständig wechselnde Arbeitsplätze immer schwieriger werde. “Security bleibt eine Top-Priorität”, eine zwar nicht besonders originelle, aber doch ernüchternde Erkenntnis inmitten der Euphorie um die schöne neue Mobilwelt.

Arbeitsforscher Dieter Boch dagegen sieht gar nicht so sehr die Technik als Problem. Er nannte drei Bereiche, um die sich Unternehmen in Zukunft ganz besonders kümmern sollten. Die Arbeitsumgebung, die Führung der Mitarbeiter und die IT. Dabei sei die IT das geringste Problem und die Führung das größte.

Zu den typischen Problemen, die Führungskräfte bisweilen selbst verursachen, gehören die E-Mail-Gepflogenheiten im Unternehmen. Denn viele Mitarbeiter fühlen sich verpflichtet, Mails vom Chef sofort zu beantworten. Auch, wenn die Mail am Freitagabend um 19 Uhr geschickt wurde. Damit setzen sich die Mitarbeiter häufig unnötig unter Druck.

Manche Unternehmen sind deshalb dazu übergegangen, ab Freitagabend und übers Wochenende eine Art E-Mail-Stopp zu verhängen. So haben Mitarbeiter, die unter dem Diktat der berühmt-berüchtigten ständigen Erreichbarkeit ächzen, wenigstens am Wochenende Ruhe. Allerdings ist dies nicht überall machbar. Vor allem Betriebe, deren Zentrale in den USA sitzt, können es sich oftmals gar nicht leisten, Mails nach Feierabend einfach zu ignorieren.

Kritische Töne zu Web 2.0 und Home Office: Die Teilnehmer von Dells Future Talk

Zweifel am Home Office

Der Trend zur Arbeit im Home Office, den Marktforscher und auch die eingangs erwähnte Citrix-Studie immer wieder feststellen, stieß in der “Future Talk”-Runde ebenfalls auf Skepsis. Menschen, die für das Unternehmen im Home Office arbeiten, kann man eben nicht richtig kennenlernen. So fällt aber auch der Smalltalk in der Kaffeeküche aus und die Möglichkeit der “spontan und ungeplanten Unterhaltung” zwischen den Mitarbeitern.

Bedeutsam ist dies deshalb, weil nach Meinung vieler Arbeitsforscher genau diese Art von sozialem Miteinander und spontaner Kommunikation die Menschen auf gute Ideen bringt. Mit anderen Worten: Wer mit Kollegen auch mal ein persönliches Wort wechselt und Gedanken austauscht, trägt am Ende auch zu einem kreativen Arbeitsklima bei.

Es scheint also, dass der berühmte Smalltalk in der Kaffeeküche uns auch in der Ära von Tablet-PCs, Twitter und Skype erhalten bleibt.