Sparmaßnahmen greifen …

Die steigenden Kosten versuchen viele Unternehmen durch Sparmaßnahmen in Grenzen zu halten. Beliebt ist beispielsweise das Blockieren von Farbausdrucken (35 Prozent) oder der Duplexdruck (29 Prozent). Ebenfalls 29 Prozent nutzen Recyclingpapier. Weitere 27 Prozent haben den Einsatz der als teuer geltenden Tintenstrahldrucker reduziert. Weitere Einsparungen versprechen sich die IT-Manager durch die Konsolidierung des Geräteparks auf einige wenige Modelle.

Hingegen setzt eine verschwindend geringe Minderheit von der vier Prozent auf die Schulung der Mitarbeiter, um die Zahl der Ausdrucke zu beschränken.

… zu kurz

Doch manchmal kommt es auch zu einer widersprüchlichen Druckerpolitik. Denn während Unternehmen einerseits farbige Ausdrucke verbieten, steigt andererseits der Anteil der Farbdrucker. Vor zwei Jahren haben in großen Firmen (mehr als 1000 Mitarbeiter) 57 Prozent der Befragten hauptsächlich Schwarzweiß-Laserdrucker eingesetzt, heute sind es nur noch knapp 50 Prozent. Im Gegensatz dazu nutzen heute 35 Prozent der Anwender in Unternehmen Farblaser, vor zwei Jahren waren es nur 26 Prozent.

Die Grafik zeigt die beliebtesten Drucksparmaßnahmen. Einschränkungen beim Farbdruck und Duplexdruck sind die Spitzenreiter (Grafik: Dokulife)

Dokulife-Experte Oliver Jendro hält von den typischen Sparmaßnahmen nicht sehr viel. Seiner Meinung nach greifen diese zu kurz. Er kritisiert, dass hierbei “meist auf der Infrastrukturseite gespart” werde, dabei aber nur “Einmaleffekte” erzielt werden. Diese wiederum verpufften schnell, weil sie auf veränderte Anforderungen im Betrieb nicht flexibel reagieren können. Ein Dokumentenmanagement-System (DMS), das helfen könnte, die Papierberge abzutragen, wird aber nur von 28 Prozent der Betriebe benutzt.

Etwas anders sieht es bei den Managed Print Services aus. Von der Idee her eine prima Sache. Schließlich werden die Mitarbeiter entlastet, diese können sich ganz auf ihre Kernaufgaben konzentrieren, während alle Aufgaben rund und dem Drucker von einem externen Dienstleister oder einem fest angestellten Mitarbeiter in der IT-Abteilung übernommen werden.

Wer wechselt den Toner? In den meisten Fällen die Kollegen selbst (blauer Balken). Ein spezieller Support-Mitarbeiter (rot) oder gar ein externer Dienstleister (grün) übernehmen diese Aufgabe nur selten (Grafik: Dokulife).

Mitarbeiter wechseln Toner selbst

So weit so gut. Doch die Dokulife-Studie zeigt auch, dass gerade der Wechsel der Verbrauchsmaterialien Toner und Papier nach wie vor immer noch von den Mitarbeitern erledigt wird. Und zwar auch dann, wenn das Unternehmen Managed Print Services nutzt. Selbst bei sehr großen Unternehmen mit mehr als 1000 Angestellten wird der Austausch von Toner oder Tinte überwiegend von den Mitarbeitern (56 Prozent) übernommen.

Da ist es nicht verwunderlich, dass auch so banale Dinge wie Papierwechsel zu 93 Prozent von den Kollegen selbst übernommen werden. So unerheblich dies einerseits scheint, so zeitaufwändig kann dies im Einzelfall sein, etwa wenn der Mitarbeiter zum Abteilungsdrucker läuft, um seinen Ausdruck abzuholen, nur um festzustellen, dass wieder mal kein Papier drin ist.