Eine typische Situation in einem deutschen Unternehmen. In einer Stunde ist Konferenz. Die Mitarbeiter sitzen an ihren PCs und bereiten sich vor. Plötzlich kommt Kollege A schimpfend aus seinem Büro geschossen und eilt zum Stockwerkdrucker. Seine vierzigseitiges Whitepaper wird nicht gedruckt, weil der Abteilungsdrucker Papierstau meldet. Bei Duplexdruck passiert das oft. Also öffnet der Kollege alle möglichen Klappen und Türen, um das eingeklemmte Blatt zu finden.

Kollege B kommt hinzu, stellt fachmännisch fest, dass er das gleiche Problem auch schon hatte und versucht zu helfen. Jetzt schlendert die Kollegin aus der Vertriebsabteilung herbei, die sich aus der Kaffeeküche gerade einen Cappuccino geholt hatte. Sie bleibt stehen, macht ein verständnisvolles Gesicht und schimpft, dass sie dem IT-Support schon vor Wochen die ständigen Pannen beim Duplexdruck gemeldet hätte, aber immer noch nichts passiert sei. Man plaudert ein wenig. Insgesamt stehen drei Mitarbeiter zehn Minuten lang um den Drucker rum, kämpfen mit dem Papierstau, legen neues Papier ein und pflegen den Small Talk über die Tücken der IT.

Szenen wie diese wiederholen sich vermutlich jeden Tag in deutschen Unternehmen. Mit Folgen für die Produktivität und die Kosten des Betriebs.

Die Grafik belegt das gestiegene Druckaufkommen. 27 Prozent drucken mehr als noch vor zwei Jahren, 51 Prozent etwa gleich viel (Grafik: Dokulife)

Umfrage unter 8700 Nutzern

Kein Wunder, dass das Thema Outputmanagement seit vielen Jahren ein Dauerbrenner bei der Diskussion um die Produktivität in Betrieben ist. Seitdem es Drucker gibt, versuchen Unternehmen die Kosten durch Sparmaßnahmen in den Griff zu bekommen oder die Mitarbeiter zu entlasten, indem sie die Wartung der Geräte an einen externen Dienstleister auslagern (MPS, Managed Print Services).

Dass diesen Bemühungen bisher nur ein sehr gemischter Erfolg beschieden ist, zeigt eine Umfrage, die Brother gemeinsam mit dem Beratungs-und Marktforschungsunternehmen Dokulife veröffentlicht hat. Dabei wurden insgesamt 8698 Nutzer, zumeist IT-Manager oder Einkäufer in einer Onlineumfrage befragt. Die Befragten arbeiten in Firmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz.

Die Grafik zeigt die Verteilung von Tintenstrahlern, Farb- und Laserdruckern in Unternehmen. Bei sehr kleinen Unternehmen dominieren Tintenstrahler (blau), bei Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern sind Schwarzweiß-Laser am beliebtesten. Farblaser (grün) sind vor allem bei mittleren und großen Firmen im Kommen (Grafik: Dokulife).

Das nicht gerade überraschende erste Ergebnis: Das Druckvolumen ist in den letzten Jahren nicht gesunken, sondern eher gestiegen. So sagen 51 Prozent der Befragten, dass sie in etwa gleich viel drucken wie vor zwei Jahren. Und ein knappes Drittel (27 Prozent) druckt sogar mehr als vor zwei Jahren.

Als Ursache wird beispielsweise angegeben, dass die Flut von Mails und PDFs sich auf Papier eben schneller sortieren und einordnen lässt (45 Prozent). Weitere 62 Prozent geben an, dass sie jetzt mehr Dokumente zu bearbeiten hätten als vor zwei Jahren. Weitere zwölf Prozent verweisen auf gesetzliche Bestimmungen, die Ausdrucke nötig machten.