Druckkosten sparen – aber wie?

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Trotz E-Mail und PDF – das Druckaufkommen steigt weiter. Eine Umfrage zeigt, welche Maßnahmen die Unternehmen ergreifen, um die Druckkosten in Griff zu bekommen, warum diese Maßnahmen wenig bringen – und was wirklich helfen könnte.

Eine typische Situation in einem deutschen Unternehmen. In einer Stunde ist Konferenz. Die Mitarbeiter sitzen an ihren PCs und bereiten sich vor. Plötzlich kommt Kollege A schimpfend aus seinem Büro geschossen und eilt zum Stockwerkdrucker. Seine vierzigseitiges Whitepaper wird nicht gedruckt, weil der Abteilungsdrucker Papierstau meldet. Bei Duplexdruck passiert das oft. Also öffnet der Kollege alle möglichen Klappen und Türen, um das eingeklemmte Blatt zu finden.

Kollege B kommt hinzu, stellt fachmännisch fest, dass er das gleiche Problem auch schon hatte und versucht zu helfen. Jetzt schlendert die Kollegin aus der Vertriebsabteilung herbei, die sich aus der Kaffeeküche gerade einen Cappuccino geholt hatte. Sie bleibt stehen, macht ein verständnisvolles Gesicht und schimpft, dass sie dem IT-Support schon vor Wochen die ständigen Pannen beim Duplexdruck gemeldet hätte, aber immer noch nichts passiert sei. Man plaudert ein wenig. Insgesamt stehen drei Mitarbeiter zehn Minuten lang um den Drucker rum, kämpfen mit dem Papierstau, legen neues Papier ein und pflegen den Small Talk über die Tücken der IT.

Szenen wie diese wiederholen sich vermutlich jeden Tag in deutschen Unternehmen. Mit Folgen für die Produktivität und die Kosten des Betriebs.

Die Grafik belegt das gestiegene Druckaufkommen. 27 Prozent drucken mehr als noch vor zwei Jahren, 51 Prozent etwa gleich viel (Grafik: Dokulife)

Umfrage unter 8700 Nutzern

Kein Wunder, dass das Thema Outputmanagement seit vielen Jahren ein Dauerbrenner bei der Diskussion um die Produktivität in Betrieben ist. Seitdem es Drucker gibt, versuchen Unternehmen die Kosten durch Sparmaßnahmen in den Griff zu bekommen oder die Mitarbeiter zu entlasten, indem sie die Wartung der Geräte an einen externen Dienstleister auslagern (MPS, Managed Print Services).

Dass diesen Bemühungen bisher nur ein sehr gemischter Erfolg beschieden ist, zeigt eine Umfrage, die Brother gemeinsam mit dem Beratungs-und Marktforschungsunternehmen Dokulife veröffentlicht hat. Dabei wurden insgesamt 8698 Nutzer, zumeist IT-Manager oder Einkäufer in einer Onlineumfrage befragt. Die Befragten arbeiten in Firmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz.

Die Grafik zeigt die Verteilung von Tintenstrahlern, Farb- und Laserdruckern in Unternehmen. Bei sehr kleinen Unternehmen dominieren Tintenstrahler (blau), bei Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern sind Schwarzweiß-Laser am beliebtesten. Farblaser (grün) sind vor allem bei mittleren und großen Firmen im Kommen (Grafik: Dokulife).

Das nicht gerade überraschende erste Ergebnis: Das Druckvolumen ist in den letzten Jahren nicht gesunken, sondern eher gestiegen. So sagen 51 Prozent der Befragten, dass sie in etwa gleich viel drucken wie vor zwei Jahren. Und ein knappes Drittel (27 Prozent) druckt sogar mehr als vor zwei Jahren.

Als Ursache wird beispielsweise angegeben, dass die Flut von Mails und PDFs sich auf Papier eben schneller sortieren und einordnen lässt (45 Prozent). Weitere 62 Prozent geben an, dass sie jetzt mehr Dokumente zu bearbeiten hätten als vor zwei Jahren. Weitere zwölf Prozent verweisen auf gesetzliche Bestimmungen, die Ausdrucke nötig machten.

Sparmaßnahmen greifen …

Die steigenden Kosten versuchen viele Unternehmen durch Sparmaßnahmen in Grenzen zu halten. Beliebt ist beispielsweise das Blockieren von Farbausdrucken (35 Prozent) oder der Duplexdruck (29 Prozent). Ebenfalls 29 Prozent nutzen Recyclingpapier. Weitere 27 Prozent haben den Einsatz der als teuer geltenden Tintenstrahldrucker reduziert. Weitere Einsparungen versprechen sich die IT-Manager durch die Konsolidierung des Geräteparks auf einige wenige Modelle.

Hingegen setzt eine verschwindend geringe Minderheit von der vier Prozent auf die Schulung der Mitarbeiter, um die Zahl der Ausdrucke zu beschränken.

… zu kurz

Doch manchmal kommt es auch zu einer widersprüchlichen Druckerpolitik. Denn während Unternehmen einerseits farbige Ausdrucke verbieten, steigt andererseits der Anteil der Farbdrucker. Vor zwei Jahren haben in großen Firmen (mehr als 1000 Mitarbeiter) 57 Prozent der Befragten hauptsächlich Schwarzweiß-Laserdrucker eingesetzt, heute sind es nur noch knapp 50 Prozent. Im Gegensatz dazu nutzen heute 35 Prozent der Anwender in Unternehmen Farblaser, vor zwei Jahren waren es nur 26 Prozent.

Die Grafik zeigt die beliebtesten Drucksparmaßnahmen. Einschränkungen beim Farbdruck und Duplexdruck sind die Spitzenreiter (Grafik: Dokulife)

Dokulife-Experte Oliver Jendro hält von den typischen Sparmaßnahmen nicht sehr viel. Seiner Meinung nach greifen diese zu kurz. Er kritisiert, dass hierbei “meist auf der Infrastrukturseite gespart” werde, dabei aber nur “Einmaleffekte” erzielt werden. Diese wiederum verpufften schnell, weil sie auf veränderte Anforderungen im Betrieb nicht flexibel reagieren können. Ein Dokumentenmanagement-System (DMS), das helfen könnte, die Papierberge abzutragen, wird aber nur von 28 Prozent der Betriebe benutzt.

Etwas anders sieht es bei den Managed Print Services aus. Von der Idee her eine prima Sache. Schließlich werden die Mitarbeiter entlastet, diese können sich ganz auf ihre Kernaufgaben konzentrieren, während alle Aufgaben rund und dem Drucker von einem externen Dienstleister oder einem fest angestellten Mitarbeiter in der IT-Abteilung übernommen werden.

Wer wechselt den Toner? In den meisten Fällen die Kollegen selbst (blauer Balken). Ein spezieller Support-Mitarbeiter (rot) oder gar ein externer Dienstleister (grün) übernehmen diese Aufgabe nur selten (Grafik: Dokulife).

Mitarbeiter wechseln Toner selbst

So weit so gut. Doch die Dokulife-Studie zeigt auch, dass gerade der Wechsel der Verbrauchsmaterialien Toner und Papier nach wie vor immer noch von den Mitarbeitern erledigt wird. Und zwar auch dann, wenn das Unternehmen Managed Print Services nutzt. Selbst bei sehr großen Unternehmen mit mehr als 1000 Angestellten wird der Austausch von Toner oder Tinte überwiegend von den Mitarbeitern (56 Prozent) übernommen.

Da ist es nicht verwunderlich, dass auch so banale Dinge wie Papierwechsel zu 93 Prozent von den Kollegen selbst übernommen werden. So unerheblich dies einerseits scheint, so zeitaufwändig kann dies im Einzelfall sein, etwa wenn der Mitarbeiter zum Abteilungsdrucker läuft, um seinen Ausdruck abzuholen, nur um festzustellen, dass wieder mal kein Papier drin ist.

Optimierung in drei Stufen

Fazit des Berichts: Zwar entlasten Managed Print Services und Outputmanagement die Mitarbeiter und sorgen in Grenzen auch für eine Begrenzung der Kosten. Doch insgesamt ist die Wirkung dieser Sparmaßnahmen nicht besonders durchschlagend.

Dokulife empfiehlt eine mehrstufige Strategie. Zuerst sollte die Druckinfrastruktur (Zahl der Gerätetypen, Platzierung der Geräte usw.) auf die Anforderungen der Unternehmen optimiert werden. Dann sollten die Mitarbeiter für den Umgang mit der technischen Ausstattung geschult werden. Diese zwei Stufen sollten schließlich durch einen flexibel gestalteten Managed Print Service eingebunden werden.

Smartphones sind auch beim Drucken im Kommen. Derzeit drucken nur 3 Prozent Dokumente vom Smartphone aus, doch 11 Prozent interessieren sich dafür (Grafik: Dokulife)

Helfen würde vielleicht auch, wenn die Hersteller ihre Geräte so bauen würden, dass der lästige Papierstau und andere Pannen nicht mehr so häufig auftreten. Das würde insbesondere preiswerte Geräte verteuern. Aber auf Dauer wären die Mehrkosten für die Unternehmen immer noch geringer, als die Kosten, die entstehen, wenn mehrere Kollegen plaudernd um ein Drucker herumstehen, weil es wieder mal heißt: Papierstau.