Die IT-Evolution beschert uns ständig neue digitale Kommunikationsformen – doch trotz Social-Media-Erscheinungen wie Facebook, Twitter und Xing verliert die E-Mail keinesfalls an Bedeutung. Schätzungsweise werden heute weltweit täglich 300 Milliarden E-Mails verschickt. Ein Büro-Arbeitsplatz ohne Mail-Anschluss ist kaum mehr vorstellbar. Analysten erwarten zudem einen weiteren Anstieg des weltweiten E-Volumens bis 2013. Damit wächst auch der Speicherbedarf pro Postfach, von aktuell 20 auf geschätzte 30 bis 40 Megabyte in zwei Jahren.

Doch nicht nur mengenmäßig nimmt der E-Mail-Verkehr zu, auch sein Stellenwert innerhalb der geschäftlichen Korrespondenz steigt. Einer Umfrage des Beratungsunternehmens Bearingpoint zufolge erreichen in deutschen Unternehmen 87 Prozent der Kundenanfragen, 82 Prozent der Angebote, 60 Prozent der Bestellungen und 43 Prozent der Rechnungen ihre Adressaten digital.

E-Mail als Handelsbrief

Allerdings müssen Unternehmen inzwischen eine Reihe von Vorschriften und Gesetzen beim digitalen Nachrichtenaustausch beachten, insbesondere in Bezug auf die Aufbewahrung. Zum einen wäre hier §257 des HGB (Handelsgesetzbuch) zu nennen, der eine ordnungsgemäße Aufbewahrung von Jahresabschlussdokumenten, Buchungsbelegen, Handelsbüchern und Organisationsunterlagen verlangt. Auch Mail-Inhalte, die als Handelsbrief gelten müssen aufbewahrt werden. Der Begriff Handelsbrief umfasst dabei die gesamte Bandbreite geschäftlicher Kommunikation, also jedes Schreiben, welches “der Vorbereitung, dem Abschluss, der Durchführung oder auch der Rückgängigmachung eines Geschäfts” dient.

Grundsätzlich ist hierzu keine Formvorschrift definiert, so dass eine papiergebundene Aufbewahrung des Ausdrucks rein handelsrechtlich ausreichend wäre. Allerdings ergeben sich aus dem Steuerrecht zentrale Archivierungsanforderungen, die es unbedingt zu beachten gilt: Laut Paragraf 147 der Abgabenordnung und den Grundsätzen der Prüfung digitaler Unterlagen (GDPdU) wird für alle steuerrechtlich relevanten E-Mails ausdrücklich eine elektronische Aufbewahrung gefordert.

Ausgenommen von der Aufbewahrungspflicht sind Kleingewerbetreibende und Freiberufler. Doch auch hier erweist sich eine langfristige Ablage als vorteilhaft. Nicht so sehr, um Postfächer vor dem Überquellen zu schützen, sondern vielmehr, um einzelne Geschäftsvorgänge, beispielsweise bei Rechtsstreitigkeiten, jederzeit lückenlos dokumentieren zu können.