Utax Policy Manager ermöglicht vertrauliches Drucken in KMU

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Mit seiner Software will Utax Follow-Me-Printing in kleinen und mittleren Unternehmen sowie Behörden und öffentlichen Einrichtungen etablieren. Dokumente gibt der Drucker nur dann aus, wenn sich der Auftraggeber authentifiziert hat. Voraussetzung ist allerdings die Nutzung der Druckgeräte des Anbieters.

Utax bietet nun die Software Policy Manager kleinen und mittleren Unternehmen als eine Möglichkeit an, auch dort vertraulich zu drucken, wo Publikumsverkehr herrscht. Der Anbieter denkt etwa an Behörden, Schulen und Kirchengemeinden oder Unternehmen mit einem Filialnetz: Überall dort verspricht Policy Manager das Dokument erst auszugeben, wenn der Auftraggeber sich am Druckgerät seiner Wahl persönlich authentifiziert hat.

Dieses sogennante Follow-Me-Printing ist nicht revolutionär neu, allerdings war es bisher oft mit erheblichen Aufwand verbunden und wurde daher nur von größeren Firmen eingesetzt. Utax hat sich nun auf die Fahnen geschrieben, über seine Vertriebspartner die Option auch in kleinen Umgebungen einzuführen.

Die Daten werden dabei verschlüsselt vom Computer bis zur Ausgabe übertragen. Die Follow-Me-Printing Funktion stellen sicher, dass Druckaufträge erst nach Anmeldung des Berechtigten am jeweiligen Drucksystem aktiviert werden. Der Nutzer meldet sich dazu über eine ID-Karte – entweder mit oder ohne Passwort – oder über seinen Namen und ein Passwort an. Wird ein Drucker von einem Kollegen genutzt, kann er auf ein anderes Gerät ausweichen und dort seine Dokumente abholen. Externen Nutzern kann über Gastkonten ein eingeschränkter Zugriff erlaubt werden.

Der Utax Policy Manager greift für seine Arbeit auf das Active Directory zurück. Vorhandene Kostenstellen lassen sich ebenfalls mit der Utax-Software verknüpfen. So, wirbt Utax, sei es möglich, einzelnen Mitarbeitern unterschiedliche Berechtigungen bezüglich Drucken, Scannen, Kopieren und Faxen zu geben und gleichzeitig eine Kostenkontrolle durchzuführen.

Mit dem Utax Policy Manager lassen sich detaillierte Druckberechtigungen auch für Mitarbeiter mit weniger lustigen Namen als in der Demo-Oberfläche vergeben (Screenshot: Utax).

Der Policy Manager funktioniert im Zusammenspiel mit MFPs und Druckern von Utax, für die ein Card Authentication Kit erhältlich ist. Maximal lassen sich so bis zu 100 Systeme, 1000 Benutzer und 20 Gruppen verwalten.

Als Referenzinstallation für sein neues Angebot nennt Utax die Stadtverwaltung Bad Langensalza. Dort installierte der Utax-Fachhändler Vogel Büroorganisations- & Vertriebs GmbH den Policy Manager auf sechs Utax-Systemen, darunter die DIN-A3-Multifunktionssysteme CDC 1945, CDC 1930, CDC 5525 sowie das schwarz-weiss MFP CD 5025. Da diese unter anderem auch in öffentlich zugänglichen Bereichen der Behörde aufgestellt waren, etwa dem Einwohnermeldeamt, drang der Datenschutzbeauftragten darauf, dass der vertrauliche Druck bindend gewährleistet sein muss.

“Jeder Mitarbeiter sollte zudem seine Aufträge auf allen sechs Systemen drucken und kopieren können. Außerdem musste eine Kostenstellenfunktion möglich sein. Beides kann der Policy Manager”, erklärt Stephan Vogel, Geschäftsführer des ausführenden Utax-Händlers. Die Bad Langensalzaer Stadtverwaltung hat übrigens die Authentifizierung über einen Chip gewählt.

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