Studie: Managed Print Services noch nicht etabliert

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Managed Print Services sollen Druckerflotten in Unternehmen optimieren und für eine Kostensenkung sorgen. Das Thema wird von Herstellern und Systemhäusern vorangetrieben, konnte sich allerdings bislang noch nicht auf breiter Front durchsetzen, wie eine Studie zeigt. Nur 20 Prozent der Firmen nutzen die Dienste bislang.

Managed Print Services sind Vertriebs- und Dienstleistungsmodelle für Drucker und Multifunktionsgeräte plus zugehöriges Verbrauchsmaterial und Service-Leistungen. Diese Modelle unterscheiden sich in der Art der Finanzierung und in den Aufgaben, die einem externen Dienstleister, also einem Systemhaus oder auch Druckerhersteller, übertragen werden. Ziel ist immer, eine Kostensenkung zu erreichen und die Druckerflotte im Unternehmen zu konsolidieren und optimieren.

Die Studie von Dokulife, die mit finanzieller Unterstützung des Druckerherstellers Brother durchgeführt wurde, liefert eine detaillierte Analyse von Nutzungsgewohnheiten bei Druckgeräten. Als Grundlage dienen über 6000 Fragebögen aus dem Zeitraum Herbst bis Winter 2010.

Der Themenschwerpunkt lag bei Managed Print Services in Unternehmen und Handel, aber auch Informationen über die tatsächliche Nutzung von Druck-Hardware wurden erhoben.

Eine interessante Frage, der durch die Altersangaben der Befragten nachgegangen werden konnte, war, ob jüngere Generationen privat weniger drucken würden. Das Ergebnis zeigt nur geringe Schwankungen. Unabhängig vom Alter drucken nahezu 100 Prozent der Befragten Text aus. Etwas anders liegen die Zahlen bei Webseiten, E-Mails, Fotos: 40 bis 80 Prozent aller Anwender drucken diese Arten von Daten. Insgesamt jedoch mit nur einem Abfall von 15 Prozent von der ältesten (55-65 Jahre) bis zur jüngsten Altersgruppe (15-24 Jahre).

Im Internet erstellte Dokumente werden von einer Mehrheit der Befragten gedruckt: 66 Prozent drucken Formulare, 59 Prozent Rechnungen (Internet, Telefonie), knapp über 50 Prozent Flug- oder Zug-Tickets und Eintrittskarten. Auf Papier und per Post kommen aber immer noch 46 Prozent der Rechnungen für Strom, Gas und Wasser, was zeigt, dass hier weniger die Druckgepflogenheiten der Anwender, als die Strukturen der Firmen das Druckverhalten bestimmen.

10 Prozent des privaten Druckvolumens fällt an, um die Drucke weiterzugeben, 20 Prozent werden zum Mitnehmen und 55 Prozent zum Archivieren gedruckt

Fragt man den Handel nach dem Papiervolumen, zeigt sich, dass bei Kopierpapier in den letzten drei Jahren bei 24 Prozent der Händler das Volumen stark gestiegen ist, bei 36 Prozent leicht gestiegen, bei 22 Prozent immerhin gleich geblieben und nur bei 14 Prozent gesunken ist. Für die Zukunft bedeutet das aber nicht unbedingt weitere starke Steigerungen, nur 5 Prozent der Befragten Händler gehen von einer starken Steigerung des Druckvolumens aus. 42 Prozent prognostizieren eine leichte Steigerung und 31 Prozent vermuten, das Druckvolumen bleibt gleich.

(Quelle kleines Bild oben: dt10203040 – Fotolia.com)

MPS in Unternehmen

In Unternehmen haben sich Managed Print Services noch längst nicht durchgesetzt, auch wenn das Thema inzwischen von nahezu jedem Hersteller und vielen Systemhäusern vorangetrieben wird und entsprechende Konzepte angeboten werden. Noch bei 60 Prozent der befragten Unternehmen sind Drucker und Multifunktionsgeräte selbst gekauft und gewartet, bei weiteren 20 Prozent selbst gekauft, aber mit externer Wartung. Lediglich 20 Prozent der Unternehmen geben an, Leasing-, Klick-Verträge oder ähnliche Formen in Verbindung mit einem Servicevertrag zu nutzen.

Eine interessante Parallele zeigt sich, betrachtet man die Art der Strategien, mit denen Unternehmen an das Thema Drucken herangehen. Lediglich in 30 Prozent der Unternehmen gibt es eine langfristige Strategie, die auf einen Zeitraum länger als drei Jahre angelegt ist. In den restlichen 70 Prozent der Unternehmen herrschen kurzfristige Strategien vor. Das zeigt sich auch darin, dass bei vielen Ausschreibungen die Druckkosten immer noch eine untergeordnete Rolle spielen, und es lediglich um den günstigsten Hardware-Preis geht. Begünstigt wird eine solche kurzfristige Anschaffungstaktik noch von Ausschreibungen, bei denen wenig Kostendruck besteht und dadurch, dass Beschaffung der Hardware und des Verbrauchsmaterials in unterschiedlicher Verantwortung liegen.

Bei den Unternehmen, die schon eine Form von MPS nutzen, wurden in 58 Prozent der Fälle primär unterschiedliche Modelle durch ein einheitliches, neues ersetzt. Bei 19 Prozent der Befragten Unternehmen wurde explizit von Kauf auf ein Klick-Modell umgestellt, bei 3 Prozent anders herum von Klick auf Kauf. Überwiegend – in 54 Prozent der Fälle – wurden Arbeitsplatzdrucker durch Abteilungsdrucker ersetzt, aber auch das Gegenteil kam vor: 7 Prozent der Unternehmer ersetzten Abteilungsdrucker durch Arbeitsplatzdrucker.

Insgesamt sind 60 Prozent der Unternehmen mit der aktuellen mit Druckinfrastruktur zufrieden, also auch ein großer Teil davon noch ohne MPS. Nur bei 17 Prozent der Fälle entspricht sie nicht mehr den Anforderungen. In 7 Prozent der befragten Firmen sind die Kosten höher als geplant und bei 12 Prozent wurde die Strategie durch zu viele Sonderwünsche ausgehebelt.

Die Prioritäten bei Administratoren stehen im Gegensatz zu den tatsächlich umgesetzten Strategien, denn an Nummer Eins stehen geringe Druckkosten, gefolgt von einer geringen Störanfälligkeit und guter Administrierbarkeit. Einfache Wartung, kurze Wege für Anwender, Einheitliche Bedienung und so weiter haben geringere Priorität.

MPS im Handel

Erst 33 Prozent der befragten Händler verkaufen Managed Print Services und davon 71 Prozent, weil es mittlerweile zu den Voraussetzungen im Projektgeschäft gehört. Und jeweils knapp die Hälfte davon generieren damit mehr Umsatz (46 Prozent) und erreichen so mehr Kunden (45 Prozent).

Die Prognose ist etwas positiver, 46 Prozent der Händler sehen Managed Print Services stark steigen. Es dürften also in nächster Zeit noch einige Prozent mehr solche Strategien anbieten. 37 Prozent vermuten nur wenig Steigerung und 17 Prozent schätzen, dass MPS am heutigen Stand des Anteils am Umsatz bleiben. Aber trotz der aktuell noch geringen Beteiligung stehen über 80 Prozent der befragten Händler stehen positiv, dass die Hersteller MPS pushen.

Managed Print Services liegen im Moment auf jeden Fall im Trend und Teile der gewerblichen Drucker-Anwender sind dabei, die 20 bis 30 Prozent an Einsparungspotential beim Drucken und Kopieren auszuschöpfen. Bis sich aber auch in möglicherweise trägeren Strukturen, Behörden etwa, die Erkenntnis durchsetzt, dass es nichts nützt, Blaue Engel zu fordern, wenn man dann doch die preiswertesten dieser Geräte mit zu hohen Folgekosten in die Büros stellt, dürfte es noch einige Jahre dauern.