Dokumentenmanagement-Profi: »Die elektronische Signatur beim Scannen von kaufmännischen Belegen gehört abgeschafft«

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Müssen elektronische Signaturen in gescannten Dokumenten nochmals nachsigniert werden? Profis rund um das Dokumentenmanagement diskutieren über die Wirksamkeit von Unterschriften nach dem Scannen, die »Nachqualifizierung« und die Vorhaltungsfristen öffentlicher Ämter.

Nachdem das Postermaster-Magazin gestern über eine neue vorläufige Regelung des Bundeszentralamts für Steuern (BZst) für die »Aufbewahrung von digitalisierten Dokumenten« berichtete, kamen im Dokumentenmanagement-Forum auf dem sozialen Business-Netzwerk Xing erste Zweifel am Sinn und Unsinn dieser Regelung auf.

Seien Dokumente gescannt und in ein Dokumentenmanagement-System integriert worden, müsse man die Originale samt Unterschrift/Signatur noch sechs Monate aufbewahren, sieht die Regel vor. Danach sei es zulässig, ein Dokument zur Vorlage vor Gericht nur auszudrucken.

Richtig ist laut Dokumentenforum-Betreiber Dr. Ulrich Kampffmeyer, dass die gescannten Dokumente als »qualifizierte« Dokumente im DMS abgespeichert werden müssen. Was nun »qualifiziert« sei, ließen die Steuer-Informationsdienste von Haufe, Postmaster-Magazin und sogar die BZSt offen. Die Dokumente müssten auf Richtigkeit und Echtheit geprüft werden, bevor man sie als qualifiziert abspeichere, erklärt Ulrich Schmidt von id-netSolutions anschließend. Oder müssen doch noch elektronische Signaturen her, wie von manchen Ämtern gefordert?

Kampffmeyer antwortet: »Die qualifizierte  elektronische Signatur beim Scannen von kaufmännischen Belegen zu verlangen ist der letzte Blödsinn! Das gehört SOFORT abgeschafft!« – er regt an, dass der VOI oder die ECM-Initiative des Bitkom (als PDF hier vorgestellt) mit einer neuen Initiative gegen den Signaturwahn voranschreiten.

In der ECM-Branche habe man schließlich schon lange darüber diskutiert, dass die »leidigen Regelungen mit dem Signieren beim Scannen (sowie das noch leidigere Nachsignieren) abgeschafft gehören«.

Die meisten deutschen Unternehmen heben wegen der rechtlich und technisch unklaren Sachlage nach wie vor alle Original-Dokumente in (teuren) Papier-Archiven auf. ECM wird so nicht die Papierflut beseitigen.

(Bildquelle: Archi-PDFs – Callassoftware.de)

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