Iron Mountain: Papierloses Büro bleibt Utopie

Unternehmen müssen heute weit größere Informationsberge als noch vor einigen Jahren bewältigen und ein guter Teil davon wird weiterhin ausgedruckt, kopiert oder auf Papier archiviert. Ein papierloses Büro sei kurz- bis mittelfristig nicht realisierbar, urteilt Iron Mountain in einer Studie, allenfalls ein papierarmes Büro.

von Daniel Dubsky 0

Immerhin 45 Prozent der von Iron Mountain befragten Unternehmen gab an, Probleme bei der Verwaltung von Informationen zu haben. Eine der größten Sorgen vor allem für deutsche Manager: dass die Archivierung von Papierdokumenten zu viel Platz beansprucht. Hierzulande halten das stattliche 88 Prozent der Befragten für ein Problem, im europäischen Durchschnitt nur 59 Prozent.

»Bevor Unternehmen Maßnahmen ergreifen, um ihre Papiermengen zu reduzieren, müssen sie genau wissen, über welche Informationen sie verfügen. Dokumente mit hohem Wert oder Risiko sollten dabei separat behandelt werden«, rät Hans-Günter Börgmann, Deutschlandchef von Iron Mountain. »Papiereffiziente Unternehmen archivieren unternehmenskritische Unterlagen sicher außerhalb des eigenen Standorts, digitalisieren Papierdokumente und vernichten sowie recyceln diese gegebenenfalls.«

Das Lagern an anderen Standorten ist beispielsweise sinnvoll, damit die Papierberge nicht am Firmensitz in teuren Innenstadtlagen viel Raum belegen. Effiziente Prozesse für das Management von Papierdokumenten und klare Zuständigkeiten können hier helfen, doch der Studie zufolge gibt es in 49 Prozent der europäischen Unternehmen (Deutschland: 40 Prozent) keinen zentralen Ansprechpartner. Die Zuständigkeit ist über mehrere Abteilungen verteilt.

(Quelle kleines Bild oben: Cmon – Fotolia.com)

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