Eine KPMG-Umfrage aus dem Jahr 2008 ergab, dass 59 Prozent der befragten Unternehmen sich auf der niedrigsten Stufe (»Basic«) im Software Asset Management (SAM) befanden. Unternehmen dieser Stufe werden als Organisationen beschrieben, in denen wenig Kontrolle darüber herrscht, welche Software wo eingesetzt wird. Ferner mangelt es ihnen laut dieser Definition an Richtlinien, Verfahren, Ressourcen und Tools. Im KPMG-Bericht aus dem Jahr 2009 heißt es, dass es sich bei einer soliden SAM-Initiative nicht um eine zu rechtfertigende Ausgabe sondern vielmehr um eine Investition handelt, die einen wesentlichen Wettbewerbsvorteil bieten kann. Unternehmen, die ein integriertes SAM-Programm implementieren, verzeichnen sowohl erhebliche direkte Kosteneinsparungen als auch Produktivitätssteigerungen. Bei vielen Organisationen mangelt es also an vernünftigen Tools und es gibt gute Argumente, die für das Implementieren einer automatisierten Lösung als Teil eines ausgereiften SAM-Programms sprechen.

Heute werden am Markt mehrere SAM-Tools mit einem unterschiedlichen Maß an Automatisierung und Ausgereiftheit angeboten. Die Palette der verfügbaren Funktionen erschwert Organisationen die Wahl des SAM-Tools, das ihre geschäftlichen Anforderungen am besten erfüllt.

Folgende Punkte sollten Organisationen abwägen, wenn sie in eine SAM-Lösung investieren möchten.

Kompatibilität mit vorhandenen Systemen: Passt die Lösung?

Die Organisationen sollten ermitteln, ob sich das SAM-Tool leicht in die vorhandene IT-Umgebung integrieren lässt. Können Verbindungen mit Tools zum IT-Bestand, mit Beschaffungssystemen sowie Personal- und anderen Businessmanagementsystemen hergestellt werden, um alle notwendigen Daten zu erfassen? Höher entwickelte SAM-Tools verarbeiten Daten aus einer Unzahl von Quellen, um lizenzrechtliche Situationen gegenüber dem Hersteller, die Compliance mit Lizenzvereinbarungen und Optimierungen im Bereich der Kosten zu ermitteln.

Ferner sollte in Betracht gezogen werden, ob das Tool mit aktuellen Prozessen kompatibel ist. In einigen Fällen ist bei Prozessen Entwicklungsarbeit erforderlich, um eine SAM-Lösung mit höherem Automatisierungsgrad optimal nutzen zu können. So kann etwa durch Bestellungen mit Artikelnummern (SKUs) der SAM-Prozess optimiert werden. Wenn die Bestellungen der Organisation keine SKUs aufweisen, muss der Bestellprozess unter Umständen so aktualisiert werden, dass diese im Prozess enthalten sind.

SAM-Funktionen: Sind alle erforderlichen Funktionen gegeben?

Ermittlung, Bestandsaufnahme sowie Erkennen von Assets: Die meisten heute am Markt verfügbaren Tools bieten die Möglichkeit, eine Ermittlung und Bestandsaufnahme von Hardware und Software durchzuführen. Allerdings sollte sichergestellt werden, dass diese über mehrere Plattformen hinweg unterstützt wird, wenn im Unternehmen eine Kombination aus Computern auf Basis von Windows, UNIX, Linux und/oder Mac OS eingesetzt wird. Das Hauptaugenmerk liegt also darauf, ob das Tool einen präzisen und aktuellen Mechanismus zum Erkennen von Software aufweist. Es gibt Tausende von Anbietern und Zehntausende von kommerziellen Softwareprogrammen. Zusätzlich verfügen viele Unternehmen noch über benutzerdefinierte Anwendungen. Das Tool muss also nicht nur in der Lage sein, die verschiedenen Softwareprogramme zu bestimmen, die auf jedem Computer installiert sind, sondern muss auch die vorliegenden Versionen, Editionen und ggf. die Produktsuiten erkennen, da sich dies auf die Lizenzverpflichtungen des Unternehmens auswirken kann.

Sind beispielsweise drei Versionen von Adobe Acrobat installiert, müssen diese Versionen in der Bestandsanalyse alle präzise angegeben sein. Zudem muss das Tool exakt die installierten Versionen und Editionen der installierten Adobe-Suiten bestimmen können. Dies kann sich für Organisationen stark auf die Kosten auswirken, da bei Adobe-Suites weniger Kosten anfallen als bei den gleichen Komponenten, wenn sie einzeln erworben werden..

Bestelldaten: SAM-Tools sollten analysieren können, welche Software eine Organisation erworben hat, und auf welche Weise. In den meisten Fällen weisen Bestellungen Artikelnummern auf, die nicht nur Herausgeber, Titel, Version und Edition der Software, sondern auch der Typ des Kaufvertrags (Microsoft Enterprise Agreement, Microsoft Select, Adobe CLP usw.) angeben. Durch die Nutzung der SKU-Informationen kann mit SAM-Tools der Prozess automatisiert werden, mit dem bestimmt wird, was eingekauft wurde. Ferner sollten Einkäufe mit installierter Software abgeglichen werden können.

Allerdings ist es für solche Tools von entscheidender Bedeutung, dass nicht nur die Zahlen von erworbener Software mit der Anzahl der Installationen abgeglichen werden. Dies wäre ein denkbar schlechter Ansatz, der praktisch dafür sorgt, dass die Organisation zu viel für Softwarelizenzen und Wartung ausgibt.

Lizenz- und Vertragsoptimierungen: Dank hoch entwickelter SAM-Lösungen können Organisationen eine Reihe von Optimierungen realisieren, mit denen softwarebedingte Kosten minimiert werden können. Dabei ist es wichtig, dass mit dem Tool Produktnutzungsrechte berücksichtigt werden, durch die bestimmt wird, wie Softwarelizenzen eingesetzt werden können. Zu Produktnutzungsrechten gehören Aktualisierungen, Herabstufungen auf ältere Versionen, Zweitverwendungen, Verwendung von virtuellen Computern und Richtlinien für Mehrfachversionen. Solche Nutzungen können im entsprechenden Lizenzvertrag festgelegt sein, so wie zum Beispiel bei Microsoft-Volumenverträgen für Enterprise Agreement, Select und Select Plus. Bei anderen Anbietern wie Adobe können Produktnutzungsrechte von Produkt zu Produkt und Version zu Version unterschiedlich ausfallen.