Papier-Dokumente in digitale Prozesse integrieren

Software

Arbeitsabläufe im Unternehmen werden heute weitest gehend digital gesteuert, der »Workflow« lebt von Informationen innerhalb der IT-Systeme. Leider gibt es noch eine Schnittstelle zum »real life«, die Organisationen das Leben schwer macht: Papier.

Betrachtet man Unternehmensprozesse ganzheitlich, wird schnell deutlich: neben der digitalen IT-Welt existiert ein Paralleluniversum, das auf Papier beruht. Und dieses Universum ist nicht klein: Verträge werden ausgedruckt und unterzeichnet, Rechnungen per Post empfangen, Faxe entgegen genommen. Banken oder Versicherungen beispielsweise erhalten tagtäglich Hunderttausende Papierdokumente, die allesamt wichtige Informationen enthalten und möglichst schnell an den jeweiligen Sachbearbeiter weitergeleitet werden sollten.

Die Betonung liegt auf  »sollten«, denn die Praxis sieht meist anders aus: über die traditionelle Postverteilung der Papierdokumente kann es je nach Größe des Unternehmens bisweilen Stunden oder gar Tage dauern, bis ein Dokument endlich beim richtigen Empfänger angekommen ist. Dann muss diese Person sich mit der Erfassung der Daten und Integration in die elektronischen Verarbeitungsabläufe kümmern. Manuelle Erfassung ist jedoch der Schrecken aller digitalen Workflows: langsam, fehleranfällig und nicht wirklich produktiv.

Automatisierung der Geschäftsprozesse
Papier muss in den elektronischen Kreislauf eingebracht, bearbeitet und schließlich entsprechend der diversen Vorschriften über einen längeren Zeitraum (mindestens zehn Jahre) archiviert werden. Kein Wunder also, dass Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) seit Jahren auf dem Vormarsch sind, um Dokumente möglichst früh zu scannen, die darin enthaltenen Informationen automatisch auszulesen und die Daten dann intelligent in den unternehmensweiten Workflow zu integrieren.

Durch die Kombination aus elektronischer Dokumentenerfassung und automatisierter Datenerfassung (Enterprise Capture) lassen sich transaktionsbezogene und zeitkritische Geschäftsprozesse mit Daten versorgen und anstoßen. Einer der Spezialisten für solche Lösungen ist das amerikanische Softwarehaus Kofax, dessen Produktpalette durch die Bereitstellung folgender Funktionen die Automatisierung von Geschäftsprozessen ermöglicht. Man bewirbt die Funktionen seiner Software so:

– Transformation papierbasierter Dokumente in digitale Bilder (Imaging) unmittelbar nach dem Eingang im Unternehmen;
– Erfassung, Klassifizierung, Extrahierung und Validierung beliebiger Dokumente oder Formulare, unabhängig von ihrem Format oder Typ;
– Automatisierung der durchgehenden Datenverarbeitung im Rahmen von Workflows und Geschäftssystemen;
– Kontrolle und Prüfung der Verarbeitung aller Dokumente über sämtliche Phasen vom Eingang bis zur Archivierung.

Dabei erfolgt die automatische Posteingangsverarbeitung im Wesentlichen in drei Schritten: Dokumentenerfassung, Datenextraktion und Klassifizierung sowie die Workflow-Integration.

Schritt1: Dokumentenerfassung
Am Anfang steht das effiziente Scannen von Dokumente mittels Kofax Capture. Die Dokumente lassen sich einzeln, aber auch in Stapeln einscannen, denn die Lösung ist in der Lage, die verschiedenen Dokumente zu erkennen und entsprechend zu separieren. Die Aufteilung in Gruppen von Dokumenten geschieht mittels Patchcodes, Strichcodes oder eingefügten Leerseiten automatisch. Die integrierte »Enhanced Bar Code Engine«kann fast jeden gebräuchlichen 1D- und 2D-Strichcode lesen, selbst wenn diese Strichcodes durch Stempel, handschriftliche Notizen oder Flecken teilweise verdeckt sind. Dabei ist es unwichtig an welcher Stelle des Blatts sich die Barcodes befinden.

Damit die Qualität des Scans stimmt, kommt die integrierte VRS-Technologie (Virtual ReScan) zum Einsatz. Sie optimiert das Image, indem sie Falten oder Flecken eliminiert und erfasste Inhalte optisch verbessert. VRS hilft auch, wenn ein Blatt gescannt wird, das nicht in ein lesbares Bild umgewandelt werden kann. Dazu muss der Scannvorgang nicht eingestellt werden. Stattdessen vermerkt VRS das Bild zur späteren Prüfung und Korrektur durch den Scannerbediener vor, ohne dass das Blatt nochmals eingescannt werden muss.

Direkt im Anschluss sieht der Anwender die Scans in einer graphischen Anwendung und kann diese nochmals kontrollieren und ordnen. So können Dokumente zusammengestellt, gedreht oder ausgetauscht werden. Ablegen lassen sich die Dokumente in Standardformaten (JPEG/ TIFF/ PDF) und mit Übergabeskripten lassen sich die gespeicherte Dokumente auch nahtlos an Microsoft SharePoint oder weiterführende Kofax-Lösungen übergeben.

Schritt 2: Datenextraktion und Klassifizierung
In einem Workflow ist das reine Ablegen (Archivieren) nach dem Scan nicht das Ziel, sondern nur eine Etappe. Der zweite Schritt ist daher das automatisierte Auslesen von Dokumenteninhalten (Extraktion), die Klassifizierung der Dokumente und Überführung in den Workflow. Dazu bedarf es intelligenter Mechanismen zur fehlerfreien Erkennung der Inhalte, damit beispielsweise Rechnungen, Briefe und Formulare möglichst ohne Zutun der Mitarbeiter verarbeitet und an die IT-Systeme weitergeleitet werden.

Dies wird durch die Kofax Transformation Modules (KTM) realisiert, die Schlüsselinhalte wie Kundennummer, Rechnungsnummer oder Datum automatisch erkennen, mit der Freiformerkennung sogar auf halb strukturierten Dokumenten. Neben Zuordnung der Dokumente zu Kunden oder Vorgängen lassen sich bei vielen Dokumenten die kompletten Inhalte extrahieren.

So kann beispielsweise ein Kreditantrag komplett ohne jeglichen manuellen Eingriff ausgelesen, dem entsprechenden Sachbearbeiter zugeordnet und per E-Mail zugestellt werden. Je nach Workflow können auch Eingangsbenachrichtigung an den Kunden automatisch angestoßen werden.

Damit dies alles funktioniert, muss der Anwender die Software einmal entsprechend konfigurieren. Ihm stehen dafür aber eine umfangreiche Sammlung vordefinierter Komponenten und leistungsfähige Skriptfunktionen zur Verfügung. Hinzu kommt die »Learn-by-Example«-Technologie, mit der die Software kontinuerlich dazulernt. Hat man neben den klassischen Daten wie Kundennummer oder Barcodes auch Indexfelder konfiguriert, lassen sich sogar vollkommen unbekannte Belege automatisch auswerten. All dies gilt neben Papierdokumenten natürlich auch für E-Mails, Faxe oder PDFs.

Schritt 3: Workflow-Integration
Auf die Erfassung der Dokumente, Extraktion der Daten und Klassifizierung folgt die Übergabe an die entsprechenden IT-Prozesse. Kofax verwendet Standard-Ausgabeskripte zur Anbindung an Workflow- und Content-Management-Anwendungen. Für ERP-Systeme existieren spezielle Lösungen, die eine nahtlose Integration ermöglichen, für SAP etwa die »MarkView Financial Suite«, die auch über eine SAP-Zertifizierung verfügt. Sie bietet einen durchgängigen (“end-to-end”) Prozess bei der Bearbeitung von Rechnungen in SAP-Umgebungen und beinhaltet Lösungen wie Kofax Capture und Kofax Transformation Modules.
Die Vorteile einer Gesamtlösung zur Datenerfassung und Automatisierung der Geschäftsprozesse sind vielfältig: dezentrale Erfassung und zentrale Verarbeitung, Minimierung der Durchlaufzeiten, weniger Eingabefehler, automatische Zuordnung von Dokumenten zu Prozessen, schnelle Integration in den Workflow und anschließende Archivierung. Die Summe Vorteile kann so groß sein, dass sich die Investitionen in vielen Fällen bereits nach einem Jahr armotisieren lassen.

Beispiel: Gegen die Papierflut bei der ING-DiBa
Wie so etwas in der Praxis aussehen kann, macht ein Projekt bei der ING Diba deutlich. Hier müssen allein im Bereich der Baufinanzierung täglich bis zu 70.000 Seiten Papier bearbeitet werden, was sich zu einem jährlichen Volumen von ca. 15 Millionen Dokumentenseiten addiert. Finanzierungsanträge, Urkunden, Eheverträge, Kaufverträge, Rechnungen etc. – alle Dokumente müssen innerhalb kürzester Zeit erfasst, gesichert, klassifiziert und an die zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet werden. Da eine manuelle Sortierung und Zuordnung all dieser Dokumente extrem zeitaufwändig und fehleranfällig ist, entschied sich ING-DiBa für eine Investition in eine Lösung zur automatisierten Verarbeitung dieser Papierflut.

Die Einführung einer intelligenten Capture & Exchange Lösung von Kofax hat sich für die ING-DiBa schnell bezahlt gemacht: Die Bank ist heute in der Lage, bis zu 4.000 gescannte, komplette Kundenakten pro Tag zu verarbeiten. Alle Verarbeitungsprozesse wurden nachhaltig optimiert und auch die Kunden profitieren durch verkürzte Entscheidungsphasen und einem dadurch verbesserten Service. Aufgrund des Erfolges beabsichtigt ING-DiBa, die neue Lösung künftig auf weitere Unternehmensbereiche auszuweiten. Ziel ist es, dem Ruf als »Deutschlands beste Bank« auch in Zukunft gerecht zu werden.