Social Networking im Unternehmenseinsatz

IT-ManagementIT-ProjekteMarketingNetzwerkeSoziale Netzwerke

Collaboration-Tools mit sozialen Funktionen sind ein mächtiges Werkzeug für Unternehmen, wenn es darum geht, die Bereitstellung von Informationen und den Wissensaustausch voranzutreiben. Doch der Einsatz ist nur dann von Erfolg gekrönt, wenn möglichst viele Mitarbeiter mitmachen und vom Nutzen der Tools überzeugt sind.

Soziale Netzwerke und nutzergenerierte Inhalte haben das Internet im Sturm erobert, wie die Popularität von MySpace, Facebook, YouTube, Flickr, LinkedIn, Wikipedia und Twitter beweist. In diesem Jahr haben wir bereits die Sicherheitsrisiken der sozialen Vernetzung auf öffentlichen Seiten betrachtet, aber das ist nicht die ganze Geschichte. Denn bei Collaboration-Software für Unternehmen ist eine Revolution im Gange, bei der die guten Eigenschaften der sozialen Netzwerke wie beispielsweise Tagging und Nutzerprofile adaptiert werden, während die Gefahren und Zeitfresser außen vor bleiben.

Enterprise-Collaboration-Projekte sind fast immer riskante Vorhaben. Das Speichern und Teilen von Informationen, möglicherweise über Abteilungen oder Ländergrenzen hinweg, bringt unschätzbare Vorteile für Unternehmen. Dennoch: Können diese Vorteile von den beteiligten Personen nicht als solche erkannt werden, dann läuft das Projekt Gefahr, zu scheitern. Verschiedene Methoden werden angewandt, um die Akzeptanz durch die Anwender zu erhöhen. Einige sind gut, wie die Benennung interner Champions, und andere schlecht, wie beispielsweise die Auflage, diese Tools einzusetzen. Unterm Strich kann man beobachten, dass diejenigen Collaboration-Projekte erfolgreich sind, die den Anwendern Annehmlichkeiten bieten.

Vorteilhafte Kollaboration

Und bei Annehmlichkeiten meinen wir Dinge, die das Leben der Mitarbeiter erleichtern, wie beispielsweise die richtige Person mit der richtigen Expertise für ein Projekt zu lokalisieren, die Verwaltung dieses Projektes unterstützen und einen sicheren Ort für die Zusammenarbeit an diesem Projekt mit Tools wie Dokumenten-Management, geteilten Arbeitsbereichen, Aufgabenlisten und Diskussionsforen bieten.

Wie kann die IT-Abteilung die Chancen verbessern, dass eine Collaboration-Initiative erfolgreich startet? Benutzen Sie die Tools, die die Welt im Sturm erobert haben.

Soziale Vernetzung bringt ein großes Potenzial für die Online-Interaktion mit, nicht nur, um den Kontakt mit lange verschollenen Schulfreunden wieder aufzunehmen oder um Bilder seiner Kinder zu zeigen. Social Networking verbindet auch Menschen, die Geschäftsziele im Sinn haben. Diese Verbindungen können zwischen direkten Team-Kollegen geformt werden, ebenso wie mit geografisch entfernten, aber wichtigen Kollegen aus anderen Teilen der Firma. Sie helfen möglicherweise auch dabei, Beziehungen zu Partnern aufzubauen.

So hilfreich wie sie sein mögen, um Menschen miteinander in Kontakt zu bringen, sind öffentliche soziale Netzwerke offensichtlich der falsche Ort für ein Unternehmen, um solche Vernetzungen aufzubauen und auf diesem Wege zusammenzuarbeiten. Probleme mit der Kontrolle von Informationen, Compliance-Anforderungen, Governance und andere kritische Aspekte der Informationssicherheit sind im Überfluss vorhanden. Das Ergebnis ist, dass Enterprise Collaboration Software wie Microsoft Sharepoint, IBM Lotus Connections und Oracle WebCenter Suite (ganz zu schweigen von den Angeboten von Cisco, Novell und Salesforce) immer mehr soziale Funktionen aufgreift, um sich die Macht der Interaktion nach dem Vorbild des Social Networking zu Nutze zu machen.

Es gibt noch viele andere Anbieter, die entweder mit Software oder Software-as-a-Service (SaaS) auf diesen Zug aufgesprungen sind, darunter Google Apps, Box.net, Huddle.com und Igloo Software.

Was sind das für soziale Funktionen?

Um erfolgreich zu sein, müssen Ihre Mitarbeiter in der Lage sein, von den Talenten und dem Wissen ihrer Kollegen zu profitieren. Web-2.0-Technologien geben Mitarbeitern Zugang zu mehr Informationen, Inhalten und Expertisen als je zuvor. Trotz eines gewaltigen Produktivitätsanstiegs stehen Unternehmen nun aber vor der Herausforderung, mit den Informationen und der Flut an Inhalten zurechtzukommen, während sie versuchen, die Korrektheit und Relevanz der Daten für ihre Mitarbeiter aufrechtzuerhalten, um sicherzustellen, dass diese die richtigen Inhalte und das gewünschte Wissen erhalten, wenn sie es benötigen.

Die Organisation und Bereitstellung von Wissen innerhalb des Unternehmens ist ein hervorragendes Ziel für eine soziale Collaboration-Initiative. Traditionelle Collaboration-Tools, die Dokumente in den Mittelpunkt stellen, reichen nicht mehr aus, um Innovationen und Produktivität anzutreiben. Die Möglichkeit, sich Audio, Video, Präsentationen und Instant Messaging zu Nutze zu machen, stellt für die Zusammenarbeit der Mitarbeiter bewiesenermaßen eine Verbesserung dar. Tatsache ist, dass Gartner bereits voraussagt, dass bis 2014 Social-Networking-Dienste bei 20 Prozent der Business-Anwender die E-Mail als vorrangige Kommunikationsmethode mit Kollegen ersetzen werden. Wer nicht auf den Zug aufspringt, wird das Nachsehen haben.

Mitarbeiter-Profile

Eine Schlüsselkomponente der sozialen Software ist das persönliche Profil. Benutzerprofile enthalten detaillierte Informationen über die Person und dienen als ein Ort, um Dokumente und andere Daten zu organisieren und zu präsentieren, die der Nutzer zu einem gemeinsamen Vorhaben beigetragen hat. Profile erlauben es Mitarbeitern, ihre eigene Marke aufzubauen, Inhalte und Erfahrungen zu teilen und, vielleicht am wichtigsten, Expertenrat zu finden und ihre eigene Expertise dem Rest des Unternehmens anzubieten. Deshalb ist es wichtig, dass man in der Lage ist, Profile nach Inhalts-Tags zu durchsuchen. Zum Beispiel würde jemand, der gerade dabei ist, ein Projekt zum Thema Social Collaboration zu starten, nach »Social« und »Collaboration« suchen, und sich schnell mit allen im Unternehmen in Verbindung setzen, die die nötigen Fähigkeiten für ein schlagkräftiges Projekt-Team mitbringen.

Selbstverwaltung und User-generierte Inhalte sind weitere Schlüsselkomponenten einer sozialen Collaboration-Software. Die IT-Kollegen müssen nicht eingeschaltet werden, wenn eine neue Gruppe, Community oder Projektseite angelegt werden soll und neu gefundene Experten eine Einladung zur Teilnahme erhalten sollen. Die Community stellt dem verstreuten Team einen virtuellen Raum zur Verfügung, um privat unter sich Inhalte zu teilen, Diskussionen zu führen, Projekte zu verwalten und vorzeigbare Ergebnisse zu produzieren. Mit Hilfe von Widgets lässt sich ein Dashboard gestalten, auf dem Nutzer ihren eigenen Content verfolgen, die Inhalte anderer beobachten und den Projektstatus im Blick haben. Die Integration eines RSS-Feeds mit passenden News oder beispielsweise dem Blog des Kunden gibt den Projekt-Mitarbeitern noch mehr Informationen an die Hand. Eine Möglichkeit, Lesezeichen auf relevante externe Webseiten mit anderen zu teilen, hilft dem Team bei der Organisation seiner Recherche. Weitere mächtige Tools sind Aktivitäts-Updates, Statusnachrichten, Mikroblogs und Indikatoren zum Online-Status eines Users. Damit weiß jeder Beteiligte sofort, woran die anderen gerade arbeiten.

Diese Funktionen sind viel weniger formell (und damit weniger zeitaufwändig), als ein kompletter Statusbericht. Zum Beispiel könnte jemand seinen Status auf »schaut ein Webinar über Collaboration-Tools an« setzen, und ein Kollege, der das sieht, kann sich spontan entscheiden, sich bei diesem Webinar anzuschließen.

Auf gewisse Weise dient ein Community-Profil für Gruppen dem gleichen Zweck, den ein Benutzerprofil für eine Person erfüllt. Nun kann jeder im Unternehmen nach einem Team von Experten und ihrem Fachwissen suchen und deren Inhalte und Expertise mit anderen teilen. Weil Inhalte viel einfacher zu finden sind, müssen Mitarbeiter weniger Zeit darauf verwenden, Materialien neu zu generieren, die in anderen Abteilungen bereits existieren. Blogs und Wikis stellen eine gute Möglichkeit dar, diese Art von Wissensportal aufzubauen. Soziale Tags können jedem Inhalt hinzugefügt werden, um den Content zu beschreiben. Die Tags lassen sich mit Stichworten durchsuchen, und Tag Clouds zeigen, wie aktiv bestimmte Themen gepflegt werden.

Und der beste Teil: Wenn alles fertig ist, steht die Seite immer noch als permanenter Wissensschatz zum Projekt zur Verfügung. Der Inhalt und das Fachwissen sind auffindbar und lassen sich von anderen Teams nutzen und erweitern (wenn das vom ursprünglichen Projektteam gewünscht wird). Ein rollenbasiertes Management der Sicherheitsrichtlinien erlaubt eine angemessene Kontrolle und sorgt für Compliance mit Industrie- und Firmenanforderungen.

Schlüssel zum Erfolg

Eine florierende soziale Collaboration-Plattform aufzubauen, muss wohl geplant sein und gleichzeitig die Geschäftsziele im Auge behalten, die einen Erfolg definieren. Denken Sie daran, wie soziale Netzwerke angefangen haben: sie waren entweder ein kurzes Strohfeuer oder griffen um sich wie ein Flächenbrand. Stellen Sie sicher, dass Sie sich die richtigen Lösungen und Strategien zu Nutze machen, damit ihre Mitarbeiter Feuer und Flamme für das Collaboration-Projekt werden. Der Schlüsselfaktor ist das Engagement der Mitarbeiter. Arbeiten Sie mit Abteilungen zusammen, um Ziele zu setzen, die durch eine erhöhte und vielleicht weniger strukturierte Mitarbeiterinteraktion erreicht werden können.

Fangen Sie mit kleinen Projekten mit spezifischen Geschäftsprozessen und klar definierten Zielen an, und beweisen Sie damit, dass das funktionieren kann. Die Bedienbarkeit, die Informationsarchitektur und das Look & Feel spielen eine große Rolle bei der Akzeptanz der Mitarbeiter. Nehmen Sie sich ein Beispiel an den Funktionen, die bei Social Networks für Privatanwender funktionieren. Denken Sie daran, dass soziale Kollaboration genauso eine menschliche Spielwiese wie eine infrastrukturelle Spielwiese ist. Sie bitten Mitarbeiter in einem Unternehmen, zusammenzuarbeiten und dabei eine neue Technologie zu benutzen.

Jüngere Generationen sind daran gewöhnt, online zu leben, also werden sie sich schnell daran anpassen, auch online zu arbeiten. Halten Sie sie einfach bei Laune, während Sie ihnen ein wertvolles Werkzeug für die Zusammenarbeit zur Verfügung stellen. Mitarbeiter in einem längeren Beschäftigungsverhältnis innerhalb eines traditionellen Unternehmens brauchen möglicherweise etwas länger, um sich an die neue Lösung zu gewöhnen. Sie werden sie aber nutzen, wenn ihnen klar wird, dass sie dort die richtigen Informationen finden, Projekte managen, Dokumente verfolgen können und schnell über alles auf dem Laufenden sind. Die »älteren Semester« dazu zu bringen, diese Tools zu nutzen, kann ein wichtiger Punkt sein, um das Wissen abzuschöpfen, das im Unternehmen vorhanden ist, bevor diese Personen in den Ruhestand gehen.

Vor allen Dingen sollten Sie es Ihren Mitarbeitern erlauben, die Vorzüge der sozialen Collaboration-Projekte direkt zu genießen. Die staatliche Belgische Sozialversicherung nutzt beispielsweise Huddle.com, um Dokumente auszutauschen und um Besprechungen zu organisieren. Online-Diskussionen über Gruppen-Seiten fördern die Zusammenarbeit zwischen Kollegen aus nationalen und öffentlichen Institutionen, nichtstaatlichen Organisationen, Forschungszentren und Universitäten.

Früher kam es bei hohem Arbeitsaufkommen oft dazu, dass per E-Mail versendete Dokumente die Speicherkapazität des Postfachs sprengten, so dass andere Mitarbeiter nicht in der Lage waren, Dokumente mit ihren Kollegen auszutauschen. Mitarbeiter wie Manuel Paolillo, der als Koordinator für Events zur Sozialversicherung während der belgischen EU-Ratspräsidentschaft fungiert, können die größten Kritiker oder besten Unterstützer einer Organisation sein. Paolillo liebt die Vorteile der sozialen Kollaboration und sagt: »Mit Huddle habe ich immer Zugriff auf meine Dokumente, zu jeder Zeit, von jedem Ort aus. Ich muss nicht kofferweise Papier mit mir herumtragen. Mit ein paar Klicks zeige ich den aktuellsten Stand meiner Arbeit jedem Teilnehmer eines Meetings. Wurde ein Dokument bearbeitet, können mich meine Kollegen einfach benachrichtigen. Das ist nicht nur bequem, sondern auch beruhigend in stressigen Phasen.«

Jeder Mitarbeiter, der den Wert der Social Collaboration für das Business erkennt, wird de facto ein Missionar, der dabei hilft, andere Mitarbeiter an Bord zu holen. Zapfen Sie die Zugkraft eines internen Missionars an, um die Verbreitung und Akzeptanz zu vergrößern. Finden Sie Wege, das Mitmachen zu fördern und zu intensivieren. Der Erfolg von sozialer Kollaboration ist direkt mit der Menge an Mitarbeitern verbunden, die sich beteiligen. Sobald jeder sehen kann, welchen Nutzen die ersten Anwender daraus ziehen, haben Sie das Fundament für einen kollaborativen Erfolg gelegt.