Microsofts Cloud-Lösungen für Firmen in der Übersicht

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Kommunikation und Teamwork sind elementare Bestandteile der heutigen Arbeitswelt, für die viele Firmen mittlerweile auf Dienste aus der Cloud zurückgreifen. Diese sind einfach skalierbar und helfen, die Kosten zu minimieren. Auch Microsoft hat seit einiger Zeit entsprechende Angebote im Programm und mit Office 365 gerade ein neues Produkt angekündigt.

Cloud Computing ist derzeit ein großes Thema in der Business-Welt. Viele Unternehmen sparen sich mittlerweile einen Großteil ihrer IT-Infrastruktur mit Servern und Software-Lizenzen. Denn viele Provider bieten passende Dienste über das Internet an. Handelt es sich dabei um konkrete Programme, die (fast) ohne Installation genutzt werden können, spricht man von Software as a Service. Google Docs und Photoshop Express sind zwei prominente Vertreter dieser Gattung, die vor allem im privaten Umfeld zum Einsatz kommen. Auf Geschäftskunden zielt hingegen Microsofts SaaS-Angebot ab: Office 365. Vor kurzem hat der Konzern das neue Produkt vorgestellt, das allerdings erst im nächsten Jahr auf den Markt kommen soll. Derzeit läuft noch eine Betaphase, für die sich Interessenten unter www.office365.com anmelden können. Bei Office 365 handelt es sich um IT-Dienste, die Microsoft über das Internet anbietet. Kunden buchen diese je nach Bedarf, nutzen sie ohne Installations- und Wartungsaufwand, abgerechnet wird nur die tatsächliche Nutzung. Konkret besteht das Angebot aus vier Komponenten:

Exchange Online

Exchange Online basiert auf Microsofts Exchange Server 2010 und bietet damit ein umfassendes Messaging- und Planungs-System. Das Senden und Empfangen von elektronischer Post gehört zur Grundausstattung, doch bietet Exchange Online noch mehr: Anwender planen damit Termine, laden Kollegen zu Besprechungen ein, erteilen Zu- und Absagen, legen Aufgabenlisten für sich und andere an und greifen gemeinsam auf Adressbücher zu. Um die Filterung von Spam-Mails und Viren kümmert sich Microsoft. Jedem Mitarbeiter steht ein 25 Gigabyte großes Postfach zur Verfügung. Exchange Online können Anwender am PC im Büro via Microsoft Outlook 2007 und 2010, an beliebigen Computern mit Internet-Zugang via Outlook Web Access (per Browser) und sogar unterwegs via Handy nutzen.

Outlook Mobile: Nutzer von Office 365 können unterwegs E-Mails mit dem Smartphone abrufen.

SharePoint Online

SharePoint dient vor allem als Kollaborationswerkzeug. Mitarbeiter geben zum Beispiel Dokumente zur Bearbeitung durch Kollegen frei. Jeder arbeitet direkt am Original, Änderungen können aber verfolgt und rückgängig gemacht werden. Mit dem Dienst erstellen Anwender zudem Inter- und Intranet-Seiten (etwa in Form von Wikis, Blogs, Teamwebseiten oder Besprechungsplanungen), um die Arbeit in Projekt-Teams zu koordinieren. In dieser virtuellen Umgebung treffen sich Kollegen, um Dateien, Informationen, Aufgaben, Termine und noch mehr freizugeben, bekanntzumachen, zu verteilen und zu planen. Mitarbeiter haben zudem die Möglichkeit eine eigene kleine Webseite zu erstellen, auf der sie ein Profil anlegen und auf eigene Dokumente verlinken können. So will Microsoft die Idee des Social Networks in Unternehmen bringen. SharePoint Online ist wohl die umfangreichste Komponente von Office 365. Auf viele Funktionen von SharePoint Online greifen die Benutzer via Microsoft Office 2007 oder 2010 zu, hauptsächlich wird SharePoint Online aber über die Web-Oberfläche benutzt.

SharePoint Online ist das mächtigste Tool in den Reihen der Online Services. Es ermöglicht die Zusammenarbeit im Team und stellt dafür umfangreiche Funktionen bereit.

Lync Online

Für die schnelle, unkomplizierte Kommunikation im Unternehmen greift Microsoft das Prinzip der Instant Messenger auf, wie es etwa von ICQ oder Live Messenger bekannt ist. Anwender sehen, ob ein Kollege gerade am Platz ist und senden ihm eine kurze Nachricht. Über Webcam und Headset ist sogar eine audiovisuelle Kommunikation möglich. Nutzer von Exchange Online sehen ob ein Kollege gerade einen Termin hat und wann er voraussichtlich wieder zurück im Büro ist. Zudem lassen sich mit wenigen Klicks Online-Besprechung abhalten ohne physisch anwesend zu sein. PowerPoint-Vorträge werden zum Beispiel auf den Bildschirmen der Kollegen wiedergegeben. Ein Whiteboard dient als virtuelle Tafel, auf der die Sitzungsteilnehmer Skizzen und Notizen anfertigen, die für alle sichtbar sind. Zudem können Referenten Handouts verteilen und ihren PC-Desktop oder einzelne Anwendungen freigeben, so dass Kollegen sehen, was sich auf dem Bildschirm des Gegenübers tut. Zugriff erlangen Anwender über eine Client-Software, externe Teilnehmer loggen sich auf Einladung via Browser ein.

Lync Online: Der Client erinnert stark an einen Instant Messenger und bietet auch viele seiner Funktionen.

Office Web Apps

Die mit Microsoft Office 2010 vorgestellten Web Apps gehören ebenfalls zum Lieferumfang von Office 365. Nutzer können so Office-Dateien direkt im Browser anlegen und bearbeiten. Die Web-Anwendungen haben zwar nicht den gleichen Funktionsumfang wie eine auf dem Rechner installierte Office-Suite. Allerdings bieten sie den Vorteil, dass man so an jedem PC mit Internet-Zugang arbeiten kann. Office 365 soll sich zudem nahtlos in Office 2010 integrieren lassen, so dass man viele Features der Online-Dienste mittels Word, Excel, PowerPoint und Outlook nutzen kann.

Excel als Web App: Tabellen lassen sich direkt im Browser bearbeiten, der Funktionsumfang der Excel Web App ist aber etwas kleiner als der der Desktop-Anwendung.

Auch ohne eigenen Arbeitsplatz nutzbar

Für Mitarbeiter, die keinen eigenen Büroarbeitsplatz haben oder einen Computer gemeinsam mit Kollegen nutzen (etwa Leiharbeiter oder Fabrikarbeiter), bietet Microsoft die Dienste Exchange Online, SharePoint Online und die Office Web Apps in einer so genannten Kiosk-Version an. Diese sind günstiger als die vollwertigen Lizenzen, unterliegen allerdings einigen Einschränkungen. So greifen Benutzer nur über Outlook Web Access auf ihr E-Mail-Konto zu. Das Postfach ist zudem lediglich 500 Megabyte groß. Benutzer von SharePoint Online erhalten überhaupt keinen Speicherplatz. Sie haben lediglich schreibgeschützten Zugriff auf SharePoint Online, können Inhalte also nur lesen und nicht erstellen. Das gilt zum größten Teil auch für die Office Web Apps, die überwiegend zum Lesen von Dokumenten eingesetzt werden. Microsoft erlaubt Kiosk-Usern nur ganz beschränkte Bearbeitungsmöglichkeiten.

Vor- und Nachteile für Unternehmen

Office 365 bieten viele Vorteile, aber auch einige Nachteile für Unternehmen, die sich für einen Einsatz von Software as a Service entscheiden. Für die Dienste spricht vor allem die Einsparung bei Installation und Betrieb. Unternehmer können auf die Anschaffung, Installation und Wartung (inklusive Updates) von firmeninternen Lösungen verzichten. Zudem sind die Services skalierbar, neue Arbeitsplätze sind innerhalb weniger Minute mit der passenden Software ausgestattet. Nach der Buchung von Office 365 ist die Software in der Regel sofort einsatzbereit. Microsoft verspricht außerdem eine Verfügbarkeit von 99,9 Prozent, so dass Mitarbeiter praktisch rund um die Uhr mit den Diensten arbeiten können. Die vielfältigen Zugriffsmöglichkeiten, die lediglich eine Internet-Verbindung voraussetzen, sind vor allem für Mitarbeiter im Außendienst von Vorteil.

Admin-Konsole: Office 365 lässt sich komplett über die Web-Oberfläche konfigurieren.

Gegen Office 365 spricht womöglich die Tatsache, dass Firmendaten auf Servern außer Haus gespeichert sind. Abgesehen davon, dass manch einem Unternehmer diese Vorstellung nicht gefällt, geht es auch um rechtliche Aspekte. Verarbeitet ein Unternehmen etwa personenbezogene Daten, muss deren Vertraulichkeit gesichert sein – egal, ob diese auf firmeninternen oder externen Festplatten lagern. Beim Cloud Computing geht es auch um Vertrauen, das man dem Anbieter entgegen bringen muss. Hinzu kommt, dass eine Online-Verbindung stehen muss, um die Dienste in vollem Umfang nutzen zu können. Steht der Server (Exchange, SharePoint etc.) im Unternehmen, ist ein Ausfall des Internets eher zu verkraften. Zudem sollten Firmen ausreichend schnell ans Web angebundensein. Eine zu niedrige Bandbreite oder zu viele Mitarbeiter, die gleichzeitig in der Cloud arbeiten, bremsen die Arbeit jedes einzelnen Nutzers aus. Die Internet-Anbindung ist der Flaschenhals zwischen dem Unternehmenssitz und den Rechenzentren von Microsoft.

Office 365: Die Preise

Unternehmen sollen künftig zwei Versionen von Office 365 buchen können. Zum einen die Small-Business-Version für Firmen mit weniger als 25 Mitarbeitern. Sie können die oben genannten Komponenten für 5,25 Euro pro Monat und Nutzer mieten. Zum anderen gibt es die Enterprise-Version, die mit grundlegenden Mail-Funktionen für 1,75 Euro oder zusammen mit einer Lizenz von Office Professional Plus 2010 für 22,75 Euro pro Nutzer und Monat erhältlich ist. Weitere Preismodelle sollen folgen, Details hat Microsoft aber noch nicht genannt.

Business Productivity Online Suite statt Office 365

Wann genau Microsoft den Regelbetrieb von Office 365 aufnimmt, ist noch unklar. Das Unternehmen selbst spricht von 2011. Bis dahin können Interessenten den Vorgängerdienst buchen: die Microsoft Online Services. Sie basieren noch auf Office/Exchange/SharePoint 2007, bieten aber grundlegend die gleichen Funktionen für Büro- und Zusammenarbeit. Die Features von Lync Online werden hier von Office Live Meeting und Office Communications Online übernommen – Web-Konferenzen und Instant Messaging laufen also noch getrennt voneinander. Die Möglichkeit, eine Office Suite zu buchen, gibt es nicht. Allerdings können Kunden der Microsoft Online Services die vier Komponenten (Exchange, SharePoint, Office Live Meeting, Office Communications Online) separat mieten. Im Paket nennt Microsoft das Angebot Business Productivity Online Suite (BPOS). Kunden, die BPOS jetzt schon nutzen, sollen später relativ einfach auf Office 365 umsteigen können. Eine Kiosk-Version ist ebenfalls erhältlich, nennt sich aber Deskless Worker.

Preise (Preis pro Benutzer und Monat)
Exchange Online: 4,26 Euro
SharePoint Online: 4,47 Euro
Office Live Meeting: 3,84 Euro
Office Communications Online: 1,70 Euro
Business Productivity Online Suite (BPOS): 8,52 Euro

Exchange Online Deskless Worker: 1,70 Euro
SharePoint Online Deskless Worker: 1,70 Euro
Deskless Worker Suite: 2,55 Euro

Die Microsoft Online Services werden komplett online gebucht, eingerichtet und administriert.