Datensicherung: Zu viele überflüssige Daten

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Eine Studie von Symantec zeigt, dass viele Unternehmen die Vorratsspeicherung von Daten nicht genau genug regeln. Überflüssige Daten werden oft nicht gelöscht. Die Folge: Speicherkosten steigen und wichtige Dokumente sind schwerer zu finden.

Mit welcher Strategie organisieren große Unternehmen ihre Daten? Wie sichern Sie diese Daten und vor allem, wann löschen sie überflüssige Daten wieder? Diesen Fragen geht die Studie »2010 Information Management Health Check Survey« von Symantec nach. Dazu wurden die IT-Manager und die Rechtsspezialisten in weltweit 1680 Unternehmen befragt.

Das wichtigste Ergebnis der Studie: Viele Unternehmen bewahren »zu viele Daten unbefristet auf«. Dadurch steigen nicht nur die Speicherkosten, auch Backups kosten mehr Zeit und eine eventuell notwendige elektronische Beweisführung wird komplizierter.

Überflüssige Daten werden unbefristet aufbewahrt
Dabei ist das Bewusstsein für die Notwendigkeit eines formalen Plans für die Vorratsspeicherung der Daten durchaus vorhanden. So sind 87 Prozent davon überzeugt überzeugt, dass eine durchdachte Strategie dazu beiträgt, überflüssige Informationen zu löschen. Doch nur 46 Prozent, also weniger als die Hälfte, haben tatsächlich einen detaillierten Plan, wie sie die Datenhaltung tatsächlich organisieren.

Viele setzen stattdessen sicherheitshalber darauf, die Daten auf unbegrenzte Zeit zu speichern. Regeln, die definieren, wie unwichtige Daten von wichtigen getrennt werden und die unwichtigen nachher gelöscht werden können, gibt es bei diesen Unternehmen nicht. Laut Symantec wächst daher die Speichermenge so rasant an, dass Administratoren oft kaum mehr die Zeitpläne der Backups einhalten können.

Ein Drittel der Daten sind überflüssig
Laut Studie werden 75 Prozent der Backup-Kapazität von Dateien belegt, »auf unbegrenzte Zeit abgespeichert oder aus juristischen Gründen aufbewahrt« werden. Doch ein Viertel der Dateien sei weder fürs aktuelle Geschäft, noch für Backups wichtig und könnte deshalb einfach gelöscht werden. Bei den Unternehmen im Raum sind sogar ein Drittel der vorgehaltenen Daten überflüssig.

Laut Symantec denken 87 Prozent der Unternehmen, dass ein durchdachter Plan für die Datenspeicherung, hilft, überflüssige Informationen zu löschen. Aber weniger als die Hälfte hat tatsächlich einen solchen Plan.

Satte 45 Prozent der Backup-Kapazität opfern die IT-Manager den Daten, die sie aus rechtlichen Gründen sichern. Allerdings sind davon etwa durchschnittlich 40 Prozent für einen eventuellen Prozess gar nicht relevant.

Und sollte es tatsächlich einmal zu einem Rechtsstreit kommen, könnte die unorganisierte Datensammelwut fatale Folgen haben. Dann ist es nämlich wesentlich schwieriger, die notwendigen elektronischen Dokumente fristgerecht zu beschaffen und vorzulegen.

Laut Symantec steigen die Kosten überproportional an, je mehr Daten vorgehalten werden. So sei es mittlerweile 1.500 mal teurer, die »vorgehaltenen Daten auszuwerten, als sie zu speichern«.

Kein Know-how, keine Zuständigkeit
Bei der Bewertung des Themas Datenspeicherung setzen IT-und die juristischen Mitarbeiter in Unternehmen ganz unterschiedliche Prioritäten. So halten 41 Prozent der IT-Verantwortlichen einen Plan zum richtigen Speichern und Verwalten von Informationen für unnötig. Die Rechtsabteilung sieht hingegen den hohen finanziellen Aufwand (58 Prozent) als eine Ursache an. Zudem fehle das Know-how für das Ausarbeiten eines solchen Plans (48 Prozent) sowie die klare Zuweisung, wer dafür zuständig sei (40 Prozent).

Backup und Archivierung kombinieren
Symantec empfiehlt daher, Backup und Archivierung zu kombinieren. So können Mitarbeiter einerseits schnell auf wichtige Informationen zugreifen, anderseits ist die Menge der aktuell verfügbaren Daten stark reduziert. Und wenn sich IT-Manager dabei auch noch einen Plan ausdenken, nach welchen Kriterien und Regeln überflüssige Dokumente gelöscht werden, könnte die selbst geschaffene Informationsflut wirksam eingedämmt werden.
(mt)

Weblinks
Symantec für Unternehmen

(Kleines Bild: Symantec)