Mehr Datensicherheit mit Lifecycle Management

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Unternehmen, die ihre alten PCs gegen neue austauschen, stehen vor einer Reihe von Fragen. Vor allem die Sicherheit der Daten kann zum Problem werden. Die Lösung könnten externe Dienstleister sein, die sich um das komplette Lifecycle Management kümmern.

Der Begriff TCO (Total Cost of Ownership) gehört spätestens seit den 90er Jahren zum festen Wortschatz jedes IT-Managers. Schließlich können die Betriebskosten, beispielsweise eines Arbeitsplatz-PCs, das Fünffache der Anschaffungskosten ausmachen. In den letzten Jahren beschäftigen sich die IT-Spezialisten aber auch immer stärker mit dem Ende des Lebenszyklus der Hardware. Dabei geht es nicht allein um die Hardware. Vor allem der Datenschutz und damit beispielsweise auch der Schutz von Kundendaten steht beim Austausch von Hardware im Mittelpunkt der Aufmerksamkeit.

Wohin mit den alten PCs?
Gerade in den letzten Monaten, in denen immer mehr Unternehmen in neue Hardware investieren, stellt sich für viele IT-Verantwortliche die Frage: Wohin mit den alten PCs? Daraus ergeben sich dann gleich viele weitere Fragen. Wie sichert man die Daten auf den Mitarbeiter-PCs? Wie sorgt man dafür, dass die Daten Festplatten auch wirklich vollständig gelöscht werden. Und was passiert weiter mit der alten Hardware? Einlagern? Entsorgen? An Mitarbeiter verkaufen? Sind die Rechner so alt, dass sie verschrottet werden müssen, dann muss man dafür sorgen, dass der Computerschrott nicht auf einem Frachter nach Afrika landet.

Dienstleister wie Ergotrade übernehmen das gesamte Lifecycle Management. Von der Deinstallation der Software über das sichere Löschen der Daten bis hin zum Aufstellen der neuen Rechner. (Grafik: Ergotrade)

Privat-Daten und Firmendaten auf dem Smartphone
Doch nicht nur die Daten auf PCs machen den IT-Spezialisten Sorgen. Der Trend zum Einsatz von Smartphones und Netbooks, auf denen mobile Mitarbeiter auch noch ihre privaten Daten haben, macht die Datensicherheit erst recht zum heiklen Thema. Besonders, wenn neue Netbooks oder Smartphones angeschafft werden sollen.

Der Austausch von Hardware ist also eine Prozedur, die eine Reihe von Problemen aufwirft. Zumal der Betrieb in der Firma möglichst ungestört weiterlaufen muss. Die Mitarbeiter sollten sich idealerweise zehn Minuten nachdem der alte PC abgeräumt wurde, am neuen Rechner weitermachen können. Einen Austausch der Server im Rechenzentrum sollten sie kaum bemerken.

Solche Fragen sind in Begriffen wie Lifecycle Management oder dem noch umfassenderen Asset Management aufgehoben. Rüdiger Spies vom Marktforschungsunternehmen IDC Deutschland sagt: »Man muss sich schon beim Kauf eines Geräts darüber im Klaren sein, was damit am Ende des Lebenszyklus geschehen soll.« Ein Interview mit Rüdiger Spies finden Sie am Ende dieses Artikels.

Lifecycle Management durch externe Dienstleister
Angesichts der komplexen Herausforderung setzen viele Unternehmen auf externe Dienstleister wie beispielsweise Ergotrade, die sich um alle Fragen rund um das Hardware-Management und Datensicherheit kümmern. Ergotrade betreut Großkunden ab 500 Mitarbeitern. Das Unternehmen bietet einen Komplettservice. Darunter fallen Punkte wie Deinstallation der Software, Abbau und Abtransport der alten PCs, Verpackung und sichere Zwischenlagerung der PCs, Ausbau der Festplatten, sichere Datenlöschung mit Zertifikat, Weiterverkauf oder Entsorgen der Hardware.

Auch den bei vielen Unternehmen üblichen Weiterverkauf an Mitarbeiter übernimmt Ergotrade ebenso wie den An- und Verkauf gebrauchter Software, falls nötig.

Aufstellung der Neugeräte
Gleichzeitig kümmert sich der Dienstleister auch um die Zwischenlagerung und Aufstellung der Neugeräte, das Rückspielen der Daten sowie Installation und Konfiguration der Software. Auch die Einweisung der Nutzer kann Bestandteil des Services sein. Nicht zu vergessen die Inventarisierung der Geräte und die Verwaltung der Software-Lizenzen. Damit ist der gesamte Lebenszyklus eines Rechners abgedeckt.

Im Falle eines Weiterverkaufs wird die ausgemusterte Hardware an Firmenkunden, Institutionen, Wiederverkäufer, Großhändler, Broker oder auch Endanwender weiterverkauft.

Allerdings wird Ergotrade nicht erst dann aktiv, wenn die PCs ausgemustert werden, sondern will sich während des ganzen Lebenszyklus um die IT-Ausstattung kümmern. Denn die Lifecycle Management setzt eben bereits bei der Anschaffung der Hardware ein. Zu den Angeboten des Dienstleisters zählen auch Posten wie »Prozessstandardisierung, Homogenisierung von Hard- und Software, einheitliche Service Level Agreements (SLA) und Nutzungszeiten sowie transparentes Asset- und Service-Management«.

Die »Deployment Services« des Unternehmen bieten daher auch eine Lösung für den IT-Rollout. Die Zusammenarbeit mit externen Dienstleisters und Zulieferern übernimmt Ergotrade ebenfalls. So muss sich der IT-Manager im Unternehmen nur an den jeweiligen Projektmanager von Ergotrade wenden, der als Schnittstelle zu anderen Dienstleistern fungiert.

Das Thema Lifecycle Management gewinnt übrigens auch unter dem Aspekt Green IT an Bedeutung. Denn eine durchdachte Planung bei der Ausmusterung von Geräten schützt letztlich auch die Umwelt.
(mt)

Wenn Sie das Thema Lifecycle Management interessiert, erhalten Sie hier weitere Informationen.

Weblinks
IDC
Ergotrade

Zum Interview mit Rüdiger Spies von IDC Deutschland

 

Interview: »Bewusstsein für Lifecycle Management noch nicht ausgeprägt«

Rüdiger Spies von IDC Deutschland ist ein Experte bei Themen wie Asset Management. Im Telefoninterview mit eWEEK europe erklärt Spies, worauf es beim Umgang mit den IT Assets ankommt.

eWEEK: Warum ist das Thema Lifecycle Management in den letzten Jahren wichtiger geworden?
Rüdiger Spies: Das Thema gehört zum Asset Management eines Unternehmens. Man muss sich schon beim Kauf eines Geräts darüber im Klaren sein, was damit am Ende des Lebenszyklus geschehen soll.

Dabei geht es sicher nicht nur um das Recycling?
Es geht bei IT-Assets in der Hauptsache um Datensicherheit. Ein Problem ist hierbei, dass es heute immer mehr Geräteklassen gibt. Deshalb ist die Wahrung der Datensicherheit bei Hardware-Lifecycle Management schwieriger geworden.

Denken Sie nur an die Smartphones der Mitarbeiter. Auch auf denen sind oft Firmendaten. Und die Vermischung von beruflicher und privater Nutzung macht das sichere und nachhaltige Löschen kompliziert. Gerade auf Privatgeräten kann das Löschen der Daten zum Problem werden.

Setzen sich Unternehmen in Deutschland schon ausreichend mit dem Thema auseinander?
Nur teilweise. Das Bewusstsein für alle Aspekte des Lifecycle Management ist bei vielen Unternehmen noch nicht vollständig ausgeprägt.

Gibt es noch eine Alternative zum Verschrotten von PCs und Festplatten?
Techniken wie Desktop-Virtualisierung oder Cloud Computing reduzieren die Menge der Daten auf den PCs. Damit ist man im Idealfall das Thema der lokalen Datenhaltung los. Außerdem kann man die PCs länger nutzen. Alternativ kann auch der Einsatz von Thin-Clients erwogen werden.

Danke für das Gespräch
(mt)

Wenn Sie das Thema Lifecycle Management interessiert, erhalten Sie hier weitere Informationen.