Ratgeber Online-Backup
Datensicherung im Internet

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Steigende Datenmengen im Unternehmen sorgen für wachsende Backup-Kosten. Das Auslagern der Datensicherung verspricht hier einige Einsparungen, doch welchen Anbieter wählen? Schließlich werden alle mit hoher Datensicherheit, schnellen Dateitransfers und einfacher Bedienung. Dieser Ratgeber soll bei der Entscheidungsfindung helfen.

Vorteile eines Online-Backups

Durch ein Online Backup sind die gesicherten Dateien räumlich von den Original-Daten getrennt, bleiben also auch bei Schäden vor Ort wie einem Hardware-Defekt, Diebstahl und Feuer- oder Wasserschäden erhalten. Ein weiterer Vorteil ist das Wiederherstellen der Dateien von jedem Rechner und von jedem Ort aus, vorausgesetzt es gibt eine Internet-Verbindung und das persönlich festgelegte Passwort ist bekannt.

Ein Online-Backup ermöglicht die einfache und schnelle Datensicherung von jedem Computer, auf dem das Backup-Programm installiert ist. Die Daten werden vor der Übertragung lokal verschlüsselt und über eine gesicherte SSL-Verbindung in hochsichere Rechenzentren übertragen und dort gespeichert. Empfehlenswert ist eines SSL-Verschlüsselung mit 256 Bit, die meisten Anbieter bieten allerdings nur 128 Bit.

Ein professionelles Online-Backup-Programm bietet eine Zeitplanfunktion für die Wahl regelmäßiger Backups. So werden beispielsweise jeden Tag zur gleichen Uhrzeit die einmal gewählten Dateien automatisch gesichert. Während der Durchführung des Backups kann normal weiter gearbeitet werden – hier gibt es sogar Funktionen, mit denen die maximale Prozessorauslastung, die durch das Backup entstehen darf, eingestellt werden kann. Im Fall eines Datenverlusts kann der Nutzer per Mausklick die Dateien wiederherstellen.

Mit einem Online-Backup ist keine zusätzliche Hardware wie eigene Backup-Server oder externe Festplatten erforderlich, auch nicht bei großen Datenmengen. Die Betriebskosten werden reduziert, die Wartungskosten für die Datensicherung eliminiert. Darüber hinaus können Speicherräume und Personal reduziert sowie die Organisation verschlankt werden.

Nachteile eines Online-Backups

Ein Nachteil von Online-Backups kann die relativ langsame Datensicherung sein. Dies äußert sich insbesondere bei einer großen ersten Datensicherung durch eine lange Sicherungsdauer und ist bedingt durch die Bandbreite der Internet-Verbindung. Je größer diese ist, desto schneller können die Daten hochgeladen werden. Beispielsweise dauert die Überspielung eines Datenvolumens von einem Gigabyte mit einem DSL-Anschluss 6000 (ADSL) mit einem Upstream von 512 kBit/s etwa vier Stunden, mit einem ADSL-Anschluss 16000, der im Upstream üblicherweise 1024 kBit/s bietet, nur noch halb so lang.

Die Sicherungsdauer spielt allerdings eine untergeordnete Rolle, wenn sie im Hintergrund abläuft und mit dem Computer normal weitergearbeitet werden kann. Wenn dies dennoch unangenehm ist, kann ein großes Backup einfach in mehrere, kleine Pakete aufgeteilt werden. Für Folge-Backups bieten professionelle Programme eine inkrementelle Datensicherung – hierbei werden nur noch Änderungen gesichert und damit die Sicherungsdauer deutlich reduziert.

Dazu braucht es natürlich Vertrauen in den Backup-Anbieter, schließlich gibt man sensible Daten außer Haus. Ein Blick auf die Website kann einen ersten Eindruck vermitteln, wie vertrauenswürdig ein Anbieter ist. Hilfreich kann auch eine persönliche Kontaktaufnahme sein. Zudem muss eine neue Datensicherungsmethode der internen Sicherheits-Policy standhalten. Gegebenenfalls muss die Policy für das Online-Backup anpassen.

Die Backup-Strategie

Die Backup-Strategie bestimmt die Speichermedien sowie Sicherungsverfahren und -zeiträume. Sie muss individuell erarbeitet werden. Zu berücksichtigen sind:

Geforderte Sicherheit: ist abhängig von der Branche und hängt davon ab, welche Daten gesichert werden sollen. Bestimmte Daten müssen revisionssicher archiviert werden.
Vorhandene Hardware: ist Hardware vorhanden, spricht das für ein Offline-Backup. Zu berücksichtigen sind das Alter und die Kapazitäten der Geräte.
Investitions-Budget: ist es gering, spricht das für Online-Backup, da keine Kosten für Hardware und Wartung anfallen.
Gewünschter/ möglicher Aufwand für das Backup:
ein Online-Backup verspricht einen geringen Aufwand, unter anderen weil keine eigene Hardware betreut werden muss.
Speicherdauer

Folgende Tabelle listet welche Backup-Medien und Backup-Arten für welche Datenvolumen taugen.

Backup-Art

Business-Nutzung

Privat-Nutzung

Speicher-volumen

Bemerkung

Magnetband

JA

NEIN

Terabyte-Bereich

Backups müssen sicher verwahrt werden und räumlich getrennt vom Ort der Datensicherung.

RAID-System

JA

NEIN

Terabyte-Bereich

Eher eine Unterstützung des Operativbetriebs als ein richtiges Backup.

Externe Festplatte

JA

JA

Bis 2 TByte

Muss räumlich getrennt vom Ort der Datensicherung aufbewahrt werden. Kontinuierliche Sicherung ist aufwändig.

Optische Medien (CD/DVD)

JA

JA

Gigabyte-Bereich

Muss räumlich getrennt vom Ort der Datensicherung aufbewahrt werden. Begrenzte Lebensdauer.

USB-Stick

JA

JA

Wenige Gigabyte

Nur für kleine Datenmengen und Ad-hoc-Sicherungen geeignet.

Online-Backup

JA

JA

Terabyte-Bereich

Voraussetzung: Schnelle Internet-Verbindung. Schafft eine räumliche Trennung der Backups vom Ort der Datensicherung. Sehr flexiblel. Setzt professionellen und vertrauenswürdien Backup-Anbieter voraus.

Zur Erhöhung der Sicherheit ist die Nutzung unterschiedlicher Speichermedien empfehlenswert. Beispielsweise kann das bisherige Datensicherungsverfahren mit einem Online-Backup ergänzt werden – einerseits wird so Erfahrung mit der neuen Datensicherung gesammelt und Vertrauen aufgebaut, andererseits können unterschiedliche Anforderungen bei einer gleichzeitig höheren Gesamtsicherheit abgedeckt werden.

Beim Backup (Offline wie Online) gibt es im Prinzip zwei Backup-Strategien: Das Voll-Backup und das inkrementelle Backup. Das Voll-Backup sichert alle ausgewählten Dateien. Einem Voll-Backup folgt ein inkrementelles Backup, bei dem nur noch geänderte Dateien gesichert werden. So reduzieren sich die zu überspielende Datenmenge und die Backup-Dauer auf ein Minimum. Professionelle Online-Backup-Lösungen erlauben bei einem Datentotalverlust die Wiederherstellung des Voll-Backup mit einem Mausklick oder beim Verlust einzelner Dateien die Wiederherstellung von Versionen von unterschiedlichen Sicherungsterminen.

Anforderungen an Online-Backup und Backup-Anbieter

Nachfolgend eine Check-Liste mit den wichtigsten Funktionen eines Online-Backups. Darüber hinaus gibt es meist aber auch individuelle Anforderungen:

– 256 Bit SSL Verschlüsslung
– Wahl zwischen verschiedenen Verschlüsselungsverfahren (beispielsweise AES, Blowfish) und Möglichkeit, individuelle Schlüssel zu generieren
– Festlegung verschiedener Sicherungs-Sets, beispielsweise
für jedes Laufwerk ein Backup
– Sicherung der Dateien von verschiedenen Datenträgern wie Computern, USB-Sticks und externem Festplattem
– Einfache und intuitive Bedienung des Backup-Programms
– Zeitplanfunktion für die Wahl regelmäßiger, automatischer Backups
– Funktion für die Bestimmung der maximalen Prozessorauslastung, die durch das Backup entstehen darf (damit ein normales Weiterarbeiten möglich ist)
– Benachrichtigungsfunktion über eine erfolgreiche oder fehlgeschlagene Datensicherung
– Inkrementelle Datensicherung
– Suchfunktion für das einfache und schnelle Finden gesicherter Dateien mittels Dateiname und/ oder Backup-Datum
– Wiederherstellen der Dateien auf jedem Rechner oder beschreibbarem Datenträger und von jedem Ort (Internet-Zugang vorausgesetzt)
– Umfangreiches Reporting über Datensicherungen, -wiederherstellungen und -löschungen
– Unterstützung der im Unternehmen eingesetzten Betriebssysteme

Viele Anbieter bieten eine Online-Datensicherung an, mache sogar kostenlos. Ein gutes Online-Backup muss aber mehr bieten als niedrige Preise.

– Deutscher Anbieter
– Sichere Datenübertragung und -speicherung
– Sichere Rechenzentren
– Guter Service, telefonischer Support, eventuell persönlicher Kundendienst
– Attraktive Preise
– Langjährige Erfahrung, Größe und finanzielle Stabilität

Nach Prüfung dieser grundsätzlichen Anbieterkriterien und Auswahl der in die engere Wahl kommenden Anbieter können deren Produkte mit den individuellen Anforderungen abgeglichen werden. Empfehlenswert ist auch die Kontaktierung der Kandidaten. Hierbei kann gleich die Professionalität des Supports beurteilt werden.

Ermittlung der Kosten

Die Anbieter von Online-Backups haben verschiedene Tarife. Diese sollten durchsichtig, flexibel und kostengünstig sein – aktuell wird die Schallmauer von einem Euro pro Gigabyte und Monat nach unten durchbrochen. Häufig sind die Preise auch abhängig von der Datenmenge.

Dann gilt es zunächst den Bedarf zu ermitteln. Der hängt davon ab, für wie viele Rechner die Daten gesichert werden sollen und um was für Daten es sich handelt. Unternehmen sichern in der Regel:

– Dateien mit wichtigen Unternehmensdaten wie Textdokumente, Tabellenkalkulationen und Präsentationen
Aufbewahrungspflichtige Dateien, die archiviert werden müssen, wie die verschiedenen Buchhaltungen, Gewinn- und Verlustrechnungen und andere steuerrechtliche Dateien
E-Mails und andere elektronische Korrespondenz
– Alle sich häufig ändernden Dateien, um das Risiko eines Datenverlustes zu minimieren.

Folgende Tarifmodelle stehen meist zur Auswahl:

Flatrates: Monatliche oder jährliche Gebühr mit Inklusiv-Speichervolumen
Pay per Storage: Abrechnung nach genutztem Speichervolumen pro Monat/ Jahr, manchmal kombiniert mit einer Grundgebühr
Pay per Usage: Abrechnung nach Nutzung wie Anzahl der Sicherungen, zusätzlich nach Speichervolumen, manchmal kombiniert mit einer Grundgebühr
Kombinationen der drei genannten Tarifmodelle

Wenn die ermittelte Speichergröße innerhalb eines Flatrate-Tarifs liegt, ist dieser meistens günstiger als andere Tarifmodelle. Ebenso bei sich häufig ändernden Dateien, weil die Preisberechnung nicht von der Anzahl der Sicherungen abhängt. Entsprechend kann bei einer seltenen Nutzung des Online-Backups ein nutzungsabhängiger Tarif günstiger sein – die absolute Speichergröße ist allerdings meistens auch ein Kosten bestimmender Faktor.

Bei der Kostenkalkulation und der Abwägung zwischen Online-Backup und Offline-Backup mit eigener Hardware sollten auch folgende Aspekte berücksichtigt werden:

Investitionsbedarf: Ein Online-Backup benötigt eine deutlich geringere Anfangsinvestition als andere Datensicherungsmethoden (beispielsweise keine Hardware und kein spezielles Personal).
Fixkosten: Bei einer bestehenden Backup-Lösung können die Fixkosten für Hard- und Software und auch Personal reduziert werden.
Implementation und Wartung: Bei einem Online-Backup entstehen niedrigere Kosten für die Installation, das Mitarbeiter-Training, die IT Security, die kontinuierliche Datensicherung, und die IT-Infrastruktur wie Weiterentwicklungen, Systemadministration, Hosting und Software-Updates.
Zeit: Ein Online-Backup spart Zeit für das Erstellen und Kontrollieren des Backup.
Gemeinkosten: Kosten für Archiv- oder Tresorräume und die dafür erforderlichen Betriebskosten wie Energie können entfallen respektive produktiv genutzt werden.
Externalisierung von Kosten: Durch ein Online-Backup werden quasi alle Kosten für die Datensicherung externalisiert. Dies hat Vorteile wie eine geringere Kapitalbindung und eine höhere Kostenflexibilität