Print Management und Document Solutions – besonders kosteneffizient

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In vielen Unternehmen zählen Drucker und Co. sowie die dahinter stehenden Prozesse zu den Kostentreibern. Mithilfe von Print Management und Document Solutions lassen sich die Kosten erheblich senken.

Ein Großteil der Unternehmen in Deutschland setzt bisher weder ein professionelles Print Management noch Document Solutions für die Druck- und Dokumentenverarbeitung ein. Dies ergab eine Befragung des Beratungsunternehmen IDC bei insgesamt 511 Unternehmen mit mehr als 200 Mitarbeitern in Deutschland. 74 Prozent der befragen IT-Verantwortlichen gaben an, kein Print Management einzusetzen und 84 Prozent nutzen bisher keine Document Solutions.

Der Grund: Viele Unternehmen glauben nicht, dass sich durch deren Einsatz in signifikantem Umfang Kosten einsparen lassen. Außerdem mangelt es häufig sowohl am Budget für die notwendigen Ressourcen als auch an der Unterstützung durch die Geschäftsleitung.

Rund drei Viertel der Unternehmen in Deutschland nutzen derzeit weder Print Management noch Document Solutions (Grafik: IDC)

Als Grund für die Einführung von Print Management nannten 73 Prozent der Unternehmen, die solche Lösungen bereits einsetzen, Kosteneinsparungen. Ein Drittel der Unternehmen konnte die Druckkosten um bis zu 15 Prozent reduzieren, ein weiteres Drittel erreichte Einsparungen von 15 bis 30 Prozent, und zehn Prozent sparten über 30 Prozent ein. 29 Prozent der befragten IT-Verantwortlichen konnten überhaupt keine Einschätzung über die realisierten Einsparungen bei den Druckkosten geben.

»In diesen Unternehmen scheint offensichtlich keine genaue Ist-Analyse durchgeführt worden zu sein. Diese ist jedoch die Basis für ein professionelles Print Management und nur so lassen sich dann die realisierten Kosteneinsparungen auch aufzeigen«, erläutert Matthias Kraus, Research Analyst bei IDC und Projektleiter der Studie »Print Management & Document Solutions – Status quo und Trends in Deutschland 2009«

Die wichtigsten Antriebsfaktoren für Print Management sind Kostenreduzierung sowie Standardisierung und Zentralisierung (Grafik: IDC)

Im Bereich Document Solutions werden vor allem Lösungen zur Digitalisierung und elektronischen Verteilung, zur Archivierung von Dokumenten sowie für elektronische Formulare eingesetzt.

Als Antriebsfaktoren nannten hier die IT-Verantwortlichen effizientere Dokumenten- und Geschäftsprozesse sowie die Kostenreduzierung. Als Hürden führten sie die aktuelle Budgetsituation, Zeitmangel, die fehlende Akzeptanz der IT-Mitarbeiter und mangelndes Verständnis der Fachabteilungen an. Zu den äußeren Hindernissen zählen der hohe Implementierungs- und Integrationsaufwand sowie niedrige erwartete Kosteneinsparungen.

Die wichtigsten Antriebsfaktoren für Document Solutions sind ein effizienter Dokumenten-Workflow sowie Senkung der damit einhergehenden Kostne (Grafik: IDC)

Großes Potenzial für Managed Print Services
Mit 55 Prozent beziehen über die Hälfte der befragten Unternehmen ihre Print-Management-Lösungen teilweise oder überwiegend über externe Dienstleister. Die Angebote in Form von Managed Print Services (MPS) sind nach Ansicht von Matthias Kraus ausgereift und lassen sich kurzfristig sowie meist ohne Vorinvestitionen einführen. »Angesichts der wirtschaftlichen Rahmenbedingungen und des enormen Kostendrucks bietet Print Management viel Potenzial, welches es gilt zu nutzen«, sagt Kraus.

Managed Print Services der Hersteller
Um die Vorteile von Print-Management-Lösungen stärker herauszustellen, sieht er vor allem die Anbieter in der Pflicht. Dabei bieten inzwischen fast alle marktführenden Druckerhersteller auch Managed Print Services an.

HP verspricht mit seinen Managed Print Services (MPS) eine Optimierung der Infrastruktur und eine Verbesserung der Arbeitsabläufe (Bild: HP)

Hewlett-Packard beispielsweise hat seine Managed Print Services kürzlich um eine sogenannte Einspargarantie erweitert. So erhalten neue Unternehmenskunden, die einen MPS-Vertrag bei HP abschließen, eine detaillierte Analyse ihrer Imaging- und Druckumgebung und eine Berechnung der möglichen Einsparungen.

Ein Jahr nach der Implementierung wird erneut eine Analyse durchgeführt. Wenn die prognostizierte Kostenreduzierung nicht eingetroffen ist, wird die Differenz mit künftigen Rechnungen verrechnet. Bis Jahresende soll das Abrechnungsmodell auch in Deutschland verfügbar sein.

Sharp setzt auf eine ganzheitliche Dokumentenlogistik (Bild: Sharp)

Die Managed Print Services von Sharp beinhalten ein zentrales und vollständiges Informationsmanagement, hinzu kommen Transparents auf Knopfdruck, die Unterstützung aller Marken und Modelle und die laufende Analyse des Druckerparks.

Zur Anwendung kommt hier ein 4-Stufen-Modell, das in den ersten drei Stufen Einsparungen von jeweils 15 Prozent verspricht: In der ersten Stufe erfolgt die Optimierung der Druck/Scan-Infrastruktur, in der zweiten Stufe werden die Verwaltungsprozesse und in der dritten Stufe die Dokumentenprozesse optimiert. In der vierten Stufe soll als Ergebnis die Wettbewerbsfähigkeit des Anwenders verbessert sein.

Xerox: Kosteneinsparungen von bis zu 30 Prozent
Xerox stellt bei seinem MPS-Konzept Kosteneinsparungen von bis zu 30 Prozent in Aussicht, die sich je Büromitarbeiter auf mindestens 250 Euro im Jahr belaufen sollen. Bei dem Hersteller spielt auch der Umweltschutz eine wichtige Rolle. So lässt sich laut Xerox mithilfe von Managed Print Services der Stromverbrauch über die Dokumenten-Lebenszeit um bis zu 44 Prozent senken, damit würden auch die Emissionen und Treibhausgase um 44 Prozent sinken. Zugleich lasse sich der Restmüll wie Druckerkartuschen reduzieren.

Die Zeitdauer halbieren
Samsung schließlich sieht das Einsparpotenzial seiner Managed Print Servcies in effizienteren und kürzeren Druck- und Geschäftsprozessen. So könne durch Prozessoptimierung die erforderliche Zeitdauer halbiert werden, was in der Folge entsprechende Einsparungen, insbesondere bei den Personalkosten, ermöglicht. 

»Angesichts der wirtschaftlichen Rahmenbedingungen und des enormen Kostendrucks bietet Print Management viel Potenzial«, ist Matthias Kraus, Research Analyst bei IDC, überzeugt (Bild: IDC)

Entscheidend bei allen Angeboten der Druck- und Dokumentenverarbeitung ist, dass dem Anwender die Gesamtkosten transparent dargestellt werden. Dies betrifft nicht nur die direkten Kosten wie Beschaffung von Hardware und Verbrauchsmaterial, sondern auch versteckte Kosten für den fortlaufenden Betrieb und die Produktivität der Mitarbeiter.

»Diese indirekten Kosten sind meist vielfach höher als die direkten. Nur wenn es den Anbietern gelingt, den Unternehmen diese Gesamtkostenbetrachtung zu vermitteln, werden diese auch das Potenzial von Print Management und Document Solutions erkennen»«, ist IDC-Analyst Kraus überzeugt.
(Stefan Girschner/mt))

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