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Rechtschreib- und Tippfehler in Briefen oder Mails schaden dem Image eines Unternehmens. Textkorrekturprogramme helfen, eine gleichbleibend hohe Qualität der Korrespondenz sicherzustellen.

Sprache spielt in der Kommunikation jedes Unternehmens eine große Rolle. Unternehmer setzen Anzeigen, Broschüren, Flyer und Prospekte direkt ein, um die eigene Firma und ihre Produkte oder Dienstleistungen in der Öffentlichkeit positiv darzustellen und zu vermarkten.

Noch dazu präsentiert sich beinahe jedes Unternehmen auf einer eigenen Internetseite. Aber auch weniger offizielle Texte tragen dazu bei, wie man auf Geschäftspartner und Kunden wirkt. Jeder Mitarbeiter schreibt täglich unzählige E-Mails, verschickt Briefe oder setzt Präsentationen auf. All diese Texte spiegeln Sorgfalt und Arbeitsweise der Mitarbeiter wider und beeinflussen so direkt oder indirekt, wie ein Unternehmen in der Öffentlichkeit wahrgenommen wird.

Fehlerhafte Texte schaden dem Image
Doch wie oft schlägt der Fehlerteufel zu und wird erst bemerkt, wenn die E-Mail schon beim Kunden ist oder der Brief in der Post? Viele Manager unterschätzen, wie stark fehlerhafte Texte dem Image des Unternehmens schaden können.

Vordergründig deuten fehlerhafte Texte auf einen nachlässigen Umgang mit Sprache und fehlende Rechtschreibkenntnisse hin, unbewusst zieht der Leser aber noch weitere Rückschlüsse. Ein niedriges Bildungsniveau, unsaubere Arbeitsweise, Unprofessionalität und Unzuverlässigkeit des Verfassers sind einige der Assoziationen, die falsche Rechtschreibung hervorrufen kann. Rückschlüsse von der Korrektheit der Orthografie auf die Richtigkeit des Inhalts sind schnell gezogen.

Sprache bewusst und sorgfältig einsetzen
Texte, die frei von Fehlern sind, zeigen dagegen, dass Sprache bewusst und sorgfältig eingesetzt wurde. Der Leser schließt daraus häufig, dass der Verfasser ein hohes Bildungsniveau hat, zuverlässig ist, sorgfältig und professionell arbeitet. Korrekte Rechtschreibung und Grammatik sowie guter Stil tragen so zu einer positiven Außenwirkung bei, vor allem wenn Rechtschreibung und Stil unternehmensweit einheitlich erscheinen.

»Das Programm erkennt falsche Schreibweisen auch in schwierigen Fällen und bei komplexer Syntax« Melina Alexa, Leiterin des Verlagsbereichs Duden – Sprachtechnologie.

Nur wenige Mitarbeiter sind rechtschreibsicher
Das Image eines Unternehmens ist ein entscheidender Wettbewerbsfaktor und sollte daher sorgsam gepflegt werden. Es ist einleuchtend, dass angesichts dessen scheinbar unwichtige Rechtschreib- oder Tippfehler in der Unternehmenskorrespondenz eine große Wirkung haben können.

Das Problem ist nur: Kaum ein Mitarbeiter ist hundertprozentig rechtschreibsicher und nahezu jeder macht Tippfehler. Besonders in eigenen Texten übersieht der Schreiber leicht einmal einen Fehler. Aber wie lässt sich korrekte Rechtschreibung, ohne zusätzliche Personalkosten oder unverhältnismäßigen Zeitaufwand beim Korrekturlesen, am besten sichern?

Textkorrekturprogramme verbessern die Qualität
Ein eigenes Lektorat ist bestimmt die Lösung, die höchste Qualität in der Unternehmenskorrespondenz garantiert, doch kann sich das kaum ein Unternehmen leisten. Abhilfe schaffen Textkorrekturprogramme für den PC.

Ein Textkorrekturprogramm bietet mehrere Vorteile. Es steht jedem Mitarbeiter zu jedem Zeitpunkt zur Verfügung. Da Briefe, Dokumente und andere Schriftstücke fast ausschließlich auf dem PC verfasst werden, ist es sinnvoll, die Korrektur der Texte auch gleich an dieser Stelle durchzuführen. So entfällt das mühsame Nachschlagen in Wörterbüchern. Eine Textkorrekturlösung kann also den zeitlichen Aufwand verringern, der zum Korrigieren nötig ist.

Sprachkompetenz und Technik sind entscheidend
Jeder hat wohl schon einmal mit den Korrekturhilfen wie der Rechtschreibprüfung von Microsoft Word, MAC OS X, OpenOffice oder Star Office Bekanntschaft gemacht. Oftmals können diese Hilfsprogramme aber nur Tippfehler effizient korrigieren. Grammatikprüfverfahren weisen hier zumeist starke Einschränkungen auf, da sie im Normalfall nur mittels Listenabgleich arbeiten. Das bedeutet, in aller Regel werden nur jene Wörter als falsch erkannt, die nicht auf der verwendeten Wörterliste stehen, falsch verwendete Wörter jedoch nicht.

Auf Seite 2: Das leisten Textkorrekturprogramme

Mission »deutsche Sprache«
Der Dudenverlag bietet nicht nur die allseits bekannten Nachschlagewerke an, sondern auch Textkorrekturlösungen für Firmen und Behörden. »Die Textkorrektursoftware von Duden arbeitet beispielsweise nicht mit einem sturen Wortlistenabgleich, sondern analysiert mittels moderner Technologien und intelligenter Algorithmen die Sätze kontextbezogen. Dadurch erkennt das Programm falsche Schreibweisen auch in schwierigen Fällen und bei komplexer Syntax und schlägt vor, wie der Text korrigiert werden muss«, erklärt Dr. Melina Alexa, Leiterin des Verlagsbereichs Duden – Sprachtechnologie.

Der Dudenverlag pflegt einen großen Vorrat an Dokumenten, an denen die Fehlererkennung und die Stilsicherheit der Dudenprogramme erprobt werden. Die Palette reicht von Werken klassischer deutscher Schriftsteller bis zu aktuellsten Veröffentlichungen aus dem Internet.

Der Anwender oder Admin kann die Vorgehensweise der Korrektur-Software selbst bestimmen, etwa ob die Korrektur strikt nach der Dudenempfehlung oder eher tolerant korrigieren soll. (Screenshot: Duden)

Sprache verändert sich laufend
Regelmäßig wird der Schatz an Dokumenten um neue Texte bereichert und alte werden ausgesondert: Denn Sprache verändert sich im Grunde laufend und Duden legt nicht nur auf eine korrekte Überprüfung wert, sondern auch auf zeitgemäße Verbesserungsvorschläge. Die Rechtschreibprüfung greift außerdem auf den umfangreichen Wortschatz der gesammelten Dudenwörterbücher zu und erkennt so neben falsch geschriebenen Wörtern auch Fremdwörter, Wörter aus der Umgangssprache und Dialekt.

Flüchtigkeitsfehler wie doppelte oder fehlende Leerzeichen spürt der elektronische Textkorrektor ebenfalls sicher auf. Auch die Grammatik der Texte überprüft das Programm auf Fehler, und zwar nach den gültigen Regeln der neuen deutschen Rechtschreibung. Viele Menschen sind besonders hier unsicher, da sich zahlreiche altbekannte Regeln durch die Rechtschreibreform geändert haben. Wer zum Beispiel noch Sprüche gelernt hat wie »trenne nie das ‚s’ vom ‚t’, denn es tut den beiden weh«, kann sich nun vom Duden Korrektor eines Besseren belehren lassen.

Einbindung in die firmeneigene EDV
Trotz einer möglichst komplexen Korrekturleistung sollte der technische Aufwand so gering und die Bedienung so einfach wie möglich bleiben. Hinzu kommt, dass jedes Unternehmen und jede Organisation einzigartig ist und unter Umständen ganz bestimmten Anforderungen gerecht werden muss.

Die Korrektur-Software lässt sich in Firmennetzwerke integrieren und mit speziellen Nutzerwörterbüchern versehen. (Screen: Duden)

Anders als in Office-Programmen integrierte Korrekturhilfen, die natürlich nur im jeweiligen Programm angewendet werden können, bieten die Profilösungen wie die von Duden verschiedenste Möglichkeiten, die Textkorrektur in das firmeneigene IT-Sy
stem einzubinden. Die Korrekturlösungen können außerdem in unterschiedlichen Abschnitten der Textproduktion eingesetzt werden. So bleibt die Korrektur einheitlich, auch wenn ein Mitarbeiter in einem Office-Programm gerade einen Text verfasst, ein anderer am Layout des Textes arbeitet und ein dritter den Druck vorbereitet.

Fazit
Bei der Anschaffung einer Textkorrekturlösung für ein Unternehmen sind sprachliche Kompetenz des Anbieters, technische Umsetzung und vielseitige, individuelle Einbindungsmöglichkeiten entscheidend. Die führenden deutschen Nachrichtenagenturen dpa, APA und ddp setzen schon seit einigen Jahren die Duden-Korrekturlösungen erfolgreich ein.

Entsprechend groß ist auch die Anzahl der Verlage, die diesem Beispiel folgen und eine Duden-Korrekturlösung in ihr eigenes Redaktionssystem integrieren. Doch auch in vielen anderen Geschäftsfeldern, in Behörden und öffentlichen Institutionen lohnt sich eine Investition in korrekte und stilsichere Korrespondenz.
(Konstantin Breyer/mt)

Weblinks
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