So meistern Firmen den reibungslosen Umstieg auf VoIP
IP-Telefonie für Unternehmen

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Voice over IP kann im Unternehmen bares Geld sparen, denn nicht nur die Verbindungskosten sinken, sondern es lassen sich auch Geschäftsprozesse straffen. Zudem brauchen sich Admins nur noch um ein Netz kümmern. Doch wie schafft man den Umstieg und wo lauern Stolperfallen? Ein Ratgeber.

Vor- und Nachteile von VoIP

Der Trend ist klar: Firmen, die noch nicht auf VoIP umgestellt hat, wollen dies in den nächsten Jahren unbedingt in Angriff nehmen. Studien gibt es reichlich zu dem Thema, bei den Resultaten überbietet man sich meist gegenseitig. Bis zu 70 Prozent der befragten Unternehmen haben die Migration hin zur IP-Telefonie fest auf der Agenda. Und die Motivation Nummer 1 sind Kosteneinsparungen. Doch Vorsicht: Wer überstürzt den Umstieg erzwingt und zur falschen Lösung greift, zahlt drauf.

Profi-Anlagen wie die Siemens HiPath 3000 vereinen klassische Telefonie und VoIP mit Komfort-Features.

VoIP kann in der Praxis bares Geld sparen, deshalb ist ein Technikumstieg für Firmen interessant. Statt Telefon- und Computer-Netz getrennt zu betreiben, gibt es mit VoIP nur noch ein Netz für alles. Das spart vor allem Administrations- und Infrastruktur-Kosten, weil keine doppelte Verkabelung nötig ist und VoIP-Anlagen meist leichter als klassische Telefonanlagen via Web-Interface administriert werden können. Doch Vorsicht, hier lauert auch gleich der erste Stolperstein, denn das bestehende LAN muss den VoIP-Traffic auch stemmen können. Oft ist dann in der Praxis neue Hardware nötig, die natürlich auch Geld kostet und eingerichtet werden will. Solche versteckten Kosten müssen Sie berücksichtigen, um nicht am Ende draufzuzahlen. Betroffen sind dabei vor allem Kleinunternehmen und Mittelständler, denn große Unternehmen besitzen meist schon die nötige Netztechnik für VoIP.


Ideal für Firmen mit Außenstellen

Ist eine VoIP-Anlage erstmal im Betrieb, sinken die Telefonkosten, denn unterschiedliche Standorte können sich eine Anlage teilen und so kostenlos untereinander telefonieren. Für ein Mittelstandsunternehmen an einem Standort ist das aber uninteressant, denn die internen Gespräche kosten auch ohne IP-Telefonie nichts. Außerdem muss man bedenken, dass eine zentrale VoIP-Anlage auch einen großen Nachteil hat: Fällt sie aus, legt sie nicht nur einen Standort sondern auch gleich die ganzen Außenstellen lahm.

Interessanter als die Gesprächskosten, auch für Kleinbetriebe und Mittelständler, ist da schon die einfachere Anbindung von Außendienstlern und Heimarbeitern. Beide Gruppen sind Dank VoIP ohne Verrenkungen über die Büronummer erreichbar, egal von welchem Standort aus sie arbeiten. Und einen weiteren Trumpf hält VoIP noch in der Hinterhand: Mit optimierten Geschäftsprozessen kann man bei Unternehmen punkten, das wissen auch die Anbieter von VoIP-Services. Sie versprechen eine bessere Integration der Sprachkommunikation in die Unternehmensabläufe. So könnte man direkt aus den Outlook-Kontakten heraus ein Telefongespräch starten oder Anrufbeantworter-Nachrichten per Mail verschicken.

Via VoIP-Telefonanlage lassen sich Heimarbeitsplätze einfach realisieren; der nächste Schritt ist die Teilnahme an Meetings via Video-Konferenz.


Wichtig: Die Sprachqualität

Wer privat auf VoIP umgestiegen ist, ärgert sich oft über die miese Sprachqualität. Der Grund: Wer über das öffentliche Internet telefoniert, macht das immer ohne Qualitätsgarantie, so etwas ist in den Protokollen einfach nicht vorgesehen. Doch für Firmen ist es undenkbar, dass eine mühsam vereinbarte Telefonkonferenz an der Sprachqualität scheitert. Deshalb nutzen die meisten Firmen IP-Telefonie erst intern und schlagen die Brücke zum »normalen« Telefonnetz über Gateways. Neue Netze, so genannte Next Generation Networks, bringen eine Qualitätsgarantie bereits mit. Hier schlägt die Stunde von MPLS-Netzen (Multi Protocol Label Switching), die etwa T-Systems oder BT Germany im Angebot haben. Diese Netze garantieren ausreichend Bandbreite für störungsfreie Gespräche.

VoIP-Gateways, wie hier von AVM, stellen die Verbindung ins normale Telefonnetz her.

Jeder Umstieg bedeutet auch Aufwand. Wer glaubt, das schon das TK-Angebot unübersichtlich ist, der sollte von VoIP die Finger lassen, denn hier buhlen TK-Dienstleister, Reseller, Festnetz-Carrier, Software-Hersteller, Systemintegratoren, Internet-Dienstleister und Mobilefunk sowie Kabelanschlussanbieter um die Gunst der Kunden. Außerdem muss die Firma entscheiden, wie viel Eigenverantwortung sie übernehmen will. Dabei ist vom kompletten Eigenbetrieb bis zum Hosting Service alles möglich.


Eigenbetrieb oder VoIP-Dienstleister

Keine Panik, wenn Sie nach der Entscheidung für VoIP nicht sofort wissen, wie Sie die Migration anstellen sollen. Das geht den meisten Firmen so. Wichtig ist, dass Sie sich genug Zeit für die Planung nehmen, also nicht gleich mit dem Einkauf von Hardware beginnen, um nach ein paar Wochen festzustellen, dass das mit den Security-Einstellungen nicht so richtig klappt. Das Problem beim VoIP-Umstieg ist, dass es viele verschiedene Betriebsmodelle gibt. Wir stellen die wichtigsten vor:

Eigenbetrieb

Diese Methode ist der Klassiker bei Unternehmen mit großen IT-Abteilungen. Nach dem Motto »wir machen alles selbst« wird auch die VoIP-Infrastruktur komplett durch die hauseigene IT-Abteilung betrieben. Die komplette Hardware steht dabei in den Server-Räumen des Unternehmens, die Administratoren eignen sich das nötige Know-How an und bei Problemen müssen sie auch den Kopf hinhalten. Maximale Kontrolle ist ein großer Pluspunkt dieses Modells, maximaler Aufwand für den Betrieb steht dem entgegen.

Managed Service

Dieses Betriebsmodell erfordert die komplette Installation der Hard- und Software im Unternehmen. Betrieb und Wartung übernimmt aber ein externer Dienstleister. Meist richtet der Dienstleister die Systeme auch vor Ort ein. Vorteil für die Unternehmen: Sie brauchen keine eigenen VoIP-Spezialisten ausbilden, sondern greifen auf das Know-How des Dienstleisters zurück. Oftmals wird auch noch eine Unterscheidung zwischen Managed PBX und Managed Service getroffen. Der große Unterschied: Die Hardware gehört bei Managed PBX der Firma, beim Managed Service stellt sie in der Regel der Dienstleister bereit.

Betriebsmodell

Hardware steht beim

Hardware gehört

Installation und Wartung durch den

Eigenbetrieb

Kunden

Kunden

Kunden

Manage Service

Kunden

Diensleister

Diensleister

Hosted Service

Diensleister

Diensleister

Diensleister

Hosted Service

Bei Hosted Services haben die Unternehmen am wenigsten mit dem Betrieb zu tun. Der Dienstleister hat die entsprechenden Anlagen in eigenen Rechenzentren am Start. Vorteile: Keine hohen Anfangsinvestitionen in Hard- und Software, kein Spezial-Know-How im Unternehmen nötig.


Migration: hart oder soft?

Für den Umstieg gibt es verschiedene Vorgehensweisen. Experten sprechen dabei von einer sanften Migration, wenn die alte TK-Anlage um IP-Fähigkeiten erweitert wird, etwa durch den Einbau von zusätzlichen Netzkomponenten. Eine gute Möglichkeit für Firmen, die gerne VoIP einsetzen möchten, aber durch langfristige Verträge noch an einen Telefonanlagen-Anb
ieter gebunden sind. Bei der harten Migration wird dagegen ein radikaler Schnitt gemacht: Alte Telefonanlage raus, neue VoIP-Anlage rein oder alternativ dazu der Umstieg auf ein Hosting-Angebot. Diesen Schritt können Unternehmen jeder Größenordnung gehen.