Die richtige Archivierungssoftware
Datenbanken und Dokumenten-Management-Systeme

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Die Auswahl der passenden Hardware und Datenträger für die Archivierung ist meist schnell geschafft. Schwieriger ist es herauszufinden, welche Software man am besten einsetzt, denn Datenbanken, Dokumenten-Management- und Information-Retrieval-Systeme sind extrem komplex.

Die Qual der Wahl

Die richtige Archivierungssoftware

Die treffsichere Auswahl hardware-basierter Speichersysteme und Datenträger fällt vergleichsweise leicht, da diese klar erkennbare Vor- und Nachteile besitzen und sich prinzipiell in jede Infrastruktur integrieren lassen. Welche software-basierten Systeme und Komponenten sich für die Langzeitarchivierung im jeweiligen Unternehmen am besten eignen, ergibt sich in den meisten Fällen erst nach einer umfassenden Prüfung vorhandener Systeme und einem Bedarfs- und Kosten-Nutzenabgleich. Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen ist das Hinzuziehen externer Dienstleister oft eine kostengünstigere Lösung als der verzweifelte Versuch, alle Eventualitäten selbst zu berücksichtigen. In geschäftskritischen Umgebungen sollten Sie sich allerdings nie auf eine Meinung verlassen, sondern durchaus andere Beurteilungen einbeziehen. Denn Datenbanken, Dokumenten-Management- und Information-Retrieval-Systeme sowie Data-Lifecylce-Architekturen sind heute so komplex, dass kein Fachmann in allen Produkten und Technologien wirklich kompetent sein kann.

Hinzu kommt der Faktor der notwendigen Schnittstellen und Systeminteroperabilität. Administratoren müssen in die Entscheidungsprozesse eingebunden sein, ihnen darf aber nicht die gesamte Last der Entwicklung eines rechtssicheren Archivierungssystems aufgebürdet werden.


Darauf gilt es zu achten

Die richtige Archivierungssoftware

1. Verbreitung

Eingesetzte Formate sowie deren Verarbeitungssysteme sollten möglichst weit verbreitet sein und eine hohe Marktdurchdringung besitzen. Damit erhöhen sich die Chancen auf langfristige Herstellerunterstützung und umfassende Datenaustauschmöglichkeiten mit Dritten, die auf Ihre Daten zugreifen müssen.

2. Produktreife

Existiert ein System bereits lange am Markt und besitzt gleichzeitig eine große Verbreitung, ist das System mit hoher Wahrscheinlichkeit ausgereifter und weniger fehleranfällig. Zudem lassen sich mögliche Schwächen von Produkten schneller erkennen und können frühzeitig behoben werden, gegebenenfalls bevor ein Schaden im eigenen Unternehmen auftritt.

3. Herstellerunabhängigkeit und Interoperabilität

Besonders bei den Software-Komponenten der IT-Infrastruktur ist die Unabhängigkeit von einzelnen Herstellern eher Wunsch als Realität. Es sei denn, dir Firma leistet sich ein eigenes Programmiererteam, das auch langfristig funktionierende und angepasste Lösungen entwickelt. Dann ist die Geschäftsfähigkeit jedoch abermals abhängig von den Programmierern, deren Ausscheiden aus dem Unternehmen gerade bei Individualsoftware große Komplikationen bedeuten kann. Software-Hersteller schotten sich zuweilen gerne mit proprietären Lösungen gegen Mitbewerber ab, um ihre Marktposition zu sichern. Software-Migrationen sind nicht zuletzt deshalb deutlich schwieriger als die Migration auf neue Hardware basierte Speichersysteme. Deshalb ist es wichtig, darauf zu achten, welche Standards (bevorzugt offene Standards) unterstützt werden und welche Schnittstellen zu anderen Applikationen zur Verfügung stehen. Je unabhängiger der Nutzer vom Hersteller ist, desto sicherer ist dies für das langfristige Funktionieren seiner Geschäftsprozesse und desto mehr sind Kompatibilität und Interoperabilität zu erwarten.

4. Skalierbarkeit und Eignung für den Unternehmenseinsatz

Aus Faktoren wie rechtlichen Anforderungen, Größe des Unternehmens, Umfang der Archivierungsmaßnahmen, Komplexität der Infrastruktur und funktionalem Bedarf sowie dem Preisleistungsverhältnis lässt sich die Eignung der Softwarelösung ableiten. Während im Alltag Selbständiger meist Backups und qualifiziert signierte Einzel-Dokumente ausreichen, benötigen Unternehmen umfassendere Datenbanken, Dokument- und Signaturmanagement- sowie CRM- und ERP-Systeme. Je umfassender eine Applikation dabei skalierbar ist, desto ist diese an die eignen Anforderungen anzupassen. Wichtig dabei ist, dass das System mit einem erfolgreichen Unternehmen entsprechend wachsen kann, um teure Migrationen zu vermeiden.

5. Kosten-Nutzen-Faktor

Bei der Entscheidung für eine bestimmte Software-Plattform sind die ersten Anschaffungskosten nicht entscheidend, denn diese machen in der Regel nur zwischen 20 und 30 Prozent der Gesamtkosten aus. Auf Implementierung und Wartung sowie Bedienfreundlichkeit (als Grundlage schnellerer Arbeitsprozesse) entfallen hingegen zwischen 70 und 80 Prozent der Kosten (TCO). So manche Extrafunktion mag wünschenswert sein, ist aber nicht immer notwendig. Eine detaillierte Bedarfsanalyse ist die Grundlage für die Wahl der geeigneten und günstigsten Applikation.

Programmfunktionen, die nie genutzt werden, bedeuten verlorenes Geld, erstens weil sie bezahlt wurden und zweitens weil sie nicht genutzt werden, also keine Vorteile bringen, und gegebenenfalls drittens nachteilig wirken, weil sie die Bedienfreundlichkeit verringern oder zu Fehlbedienungen führen können. In die Kosten-Nutzen-Analyse fließen zudem Faktoren ein wie vorhandene oder nicht vorhandene Kompetenz im Unternehmen, Angebotsvielfalt und daher Preiskampf auf Seiten externer Dienstleister sowie die zu erwartenden Produktgenerations-Zyklen (Update-Verfügbarkeit und Notwendigkeit sowie so genannte Zukunftskompatibilität).


Freie Komponenten-Wahl

Die richtige Archivierungssoftware

Der Gesetzgeber verhält sich technikneutral und macht keine Vorgaben, welche Software-Applikationen oder Diensteanbieter für die Datenspeicherung einzusetzen sind. Einzige Ausnahme ist die Verwendung von qualifizierten Signaturen. Aber auch bei der Wahl eines Zertifikatsdiensteanbieters (ZDA) ist der Unternehmer natürlich frei.

Der Umfang der benötigten Software-Komponenten hängt von Bedarf und Unternehmensgröße ab. Komplexe Lösungen werden stets individuell konfiguriert und in Kooperation mit dem Hersteller oder einem von ihm zertifizierten Partner implementiert. In ihrer Funktionalität überschneiden sich zudem viele Produkte, setzen aber unterschiedliche Schwerpunkte und sind unterschiedlich flexibel und skalierbar. Deshalb kann an dieser Stelle kein so detaillierter Vergleich wie etwa bei Speichermedien erfolgen.

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