Konzepte und Normen
Orientierungshilfen

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Es gibt zahlreiche Gesetze für die Langzeitarchivierung, die zwar keine Rechtsverbindlichkeit besitzen, doch eine wertvolle Orientierungshilfe bei der Planung, Einrichtung und Wartung von Archivsystemen sind.

Konzepte und Normen

Die folgenden Konzepte und Vorgaben unterstützen Sie bei der Planung, Einrichtung und Wartung eines Archivsystems und helfen damit, die Geschäftsfähigkeit langfristig sicherzustellen.

1. DOMEA-Konzepte der Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung (KBSt)

Diese Konzepte helfen bei Vergabeverfahren im Rahmen der Einführung von DMS-Lösungen in der öffentlichen Verwaltung und führen Anforderungen an Softwareprodukte auf. Unter www.kbst.bund.de finden sich Leitfäden und Informationen zu Standards, Architekturen, Wirtschaftlichkeit, Rechtsgrundlagen und Schulungen.

2. MoReq2 (Model Requirements for the Management of Electronic Records)

Von der Europäischen Kommission beauftragte Modell-Spezifikation für funktionale Anforderungen an ERM (Electronic Records Management). Unter www.moreq2.eu lässt sich die gesamte Spezifikation als PDF- und Word-Datei herunterladen.

3. OT-Leit-ERV (Organisatorischtechnische Leitlinien für den elektronischen Rechtsverkehr mit den Gerichten und Staatsanwaltschaften)

Empfohlene organisatorisch-technische Leitlinien für den elektronischen Rechtsverkehr, die von der Bund-Länder-Kommission erarbeitet wurden und als PDF heruntergeladen werden können.

4. Open Archival Information System OAIS (ISO 14721:2003)

Ein Referenzmodell zur Organisation und Abwicklung der Archivierung digitaler Unterlagen, das ursprünglich von NASA und ESA entwickelt wurde (PDF).

5. ISO 15489-1 und -2 (Information, Documentation ? Records Management)

ISO- und zugleich DIN-Norm mit Leitlinien für die Verwaltung und Aufbewahrung von Unterlagen in öffentlichen und privaten Organisationen. Ziel der Norm ist, einen Rahmen zu schaffen für die effiziente, systematische und zuverlässige Kontrolle und Archivierung von Schriftgut, Akten und Informationen über Geschäftsabläufe. Dazu werden Regeln definiert, die transparente Geschäftsvorgänge qualitativ sicherstellen sollen. Als PDF verfügbar, aber kostenpflichtig.

6. Grundsätze der elektronischen Archivierung (Code of Practice) des Verbands Organisations-und Informationssysteme (VOI)

Leitfaden zur Einführung eines revisionssicheren Archivsystems in einer Organisation oder einem Unternehmen. Dieser soll Verantwortlichen eine Hilfe sein, die den organisatorischen und technischen Anforderungen der GDPdU gerecht werden müssen (PDF).

7. IT-Grundschutz-Kataloge des BSI

Geschäftsdaten müssen ausreichend geschützt werden. Umfassende Informationen zum IT-Grundschutz liefert das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik. IT-Grundschutzhandbuch und zusätzliche Tools bieten Methoden, dem Stand der Technik entsprechende IT-Sicherheitsmaßnahmen zu identifizieren und umzusetzen.

8. PK-DML (Prüfkriterien für Dokumentenmanagement-Lösungen) vom TÜV-IT und VOI.

Die Prüfkriterien für Dokumentenmanagement-Lösungen (PK-DML) sind als 100seitiger Leitfaden in Buchform erschienen (PK-DML: Prüfkriterien für Dokumenten-Management Lösungen. VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e. V. (Hrsg.). Darmstadt, März 2004). Die wichtigsten Aspekte finden sich in einigen Präsentationen herausgearbeitet (PDF1 und PDF2).

9. GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-stützter Buchführungssysteme)

Die Grundsätze beinhalten Anforderungen, Regeln und Leitlinien zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen sowie den Mitwirkungspflichten von Steuerpflichtigen im Rahmen von Betriebsprüfungen. Umfassende Informationen und Downloads hierzu finden sich unter www.gdpdu-portal.com.

10. GDPdU (Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen)

Auch hierzu finden sich umfangreiche Informationen und Downloads unter

www.gdpdu-portal.com.