10 Anforderungen an ein gutes Archivsystem
Goldene Regeln

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Der Verband Organisations- und Informationssysteme (VOI) hat zehn wichtige Anforderungen an ein gutes Archivsystem identifiziert, die als Leitlinien bereits für die Konzeption eines Archivs hilfreich sind.

10 Anforderungen an ein gutes Archivsystem

1. Jedes Dokument muss unveränderbar archiviert werden.

2. Kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen.

3. Jedes Dokument muss mit geeigneten Techniken wiederauffindbar sein.

4. Es muss genau das Dokument wiedergefunden werden, das gesucht worden ist.

5. Kein Dokument darf während seiner vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden.

6. Jedes Dokument ist in der gleichen Form, wie es erfasst wurde, wieder anzuzeigen.

7. Jedes Dokument muss zeitnah wiedergefunden werden können.

8. Alle Aktionen im Archiv, die in der Organisation und Struktur etwas verändern, sind so zu protokollieren, dass sich der ursprüngliche Zustand wieder herstellen lässt.

9. Eine Übertragung der Archivdaten auf neue Plattformen, Medien, Software-Versionen und Komponenten muss ohne Informationsverlust möglich sein.

10. Das System muss die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen (Datenschutzgesetze, Handelsgesetzbuch, Abgabenordnung) sowie betriebliche Vorgaben (Datensicherheit und Datenschutz) über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen.