Dokumente digital verteilen und grün drucken
So schonen Unternehmen Umwelt und Gewissen

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Der Traum vom papierlosen Büro wird durch den Wunsch nach “sicherem” Papier konterkariert – doch selbst beim Drucken lässt sich umweltgerecht arbeiten.

Mühsame Ist-Analyse

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“Was man schwarz auf weiß besitzt, kann man getrost nach Hause tragen”, heißt es in Goethes Faust – “Steht doch alles im Netz” müsste es heute heißen. Pierloses Büro also? Die Verwirrung, die aus dem Dokumenten- und Linkwirrwarr entsteht, führt trotz Netz zum Wunsch nach einer papiergebundenen Sicherheit. Damit ist allerdings der Idee, durch IT umweltfreundlicher zu arbeiten, das Wasser wieder abgegraben. Doch einiges lässt sich trotz Papiernutzung noch optimieren.

Erster Schritt: Ist-Analyse – mit Zettel und Bleistift durch die Firma

Dass gerade mittelständische Unternehmen gerne weniger Papier verbrauchen würden, aber trotzdem mehr denn je drucken, hat Lexmark unlängst herausgefunden. Steht etwa doch nicht alles im Netz?

Wenn für die Verteilung von Dokumenten unnötig Wälder abgeholzt, Energie und Ressourcen verbraten werden, rührt sich spätestens seit der CeBIT 2008 das grüne Gewissen. Unternehmen, die sich bessern wollen, sollten mit einer Ist-Analyse über den Verbrauch von Energie und Papier beginnen, sagen Experten von Lexmark und Xerox . Aber eigentlich beginnen alle Leitfaden- und Tipp-Szenarios mit dem Hinweis, dass das Wissen über den Energieverbrauch der IT noch ausbaufähig ist.

Denn vielfach hat sich in den scheinbar fetten Jahren ein Geräte-Wildwuchs aus Druckern, Scannern, Faxgeräten und Kopierern entwickelt, den es zunächst zu entwirren gilt. Wo steht was? Muss wirklich jedes Büro einen eigenen Drucker haben?


Reduzieren, eliminieren und kontrollieren

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Eine Reduzierung der Geräte und eine Eliminierung der Desktop-Drucker empfiehlt Albert Brenner, Director Marketing & CRM Central bei Xerox in einem Vortrag auf der CeBIT.

Voraussetzung für eine gemeinsame Nutzung von Netzwerkdruckern ist eine passwortgeschützte Druckausgabe, die eine Zugriffskontrolle auf zu druckende Informationen ermöglicht. Nur so kann gewährleistet werden, dass keine Dokumente unkontrolliert aus irgendwelchen frei zugänglichen Geräten herauskommen und vertrauliche Informationen preisgeben – Alles schon passiert.

Nächster Tipp: Papier reduzieren. Hier wirkt zum Beispiel das doppelseitige Drucken per Duplex-Funktion Wunder. Darüber hinaus spielt die digitale Verteilung von Dokumenten eine große Rolle: Mit Multifunktionsgeräten kann man zum Beispiel gescannte Unterlagen einzelnen Vorgängen digital zuordnen. Oder einmal kopierte Unterlagen vom Gerät aus per E-Mail in die Postfächer von Kollegen schicken – was wieder ein paar Ausdrucke überflüssig macht.


Multifunktionsgeräte sparen Energie – aber nicht immer

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Scannen, kopieren, drucken und faxen von einem Gerät aus kann Energie und Ressourcen sparen. Das zeigte der Branchenverband Bitkom in einem Musterbüro auf der CeBIT 2008, das den Verbrauch der jeweils aktuellen Technik von 2003 und 2008 einander gegenüberstellte: Im Jahr 2003 war dies ein Desktop-PC mit CRT-Monitor und ein Drucker, ein Kopierer, ein Scanner und ein Fax. 2008 ein Notebook mit LCD-Monitor und ein Multifunktionsgerät – kurz MFG genannt. Im Laufe der CeBIT verbrauchte das alte Büro 21, das neue 5,4 Kilowattstunden Strom, was nach Angaben von Bitkom auf ein Jahr hochgerechnet einer Stromersparnis von 130 Euro entspricht.

Dass man aber auch einem MFG nicht blind vertrauen sollte, zeigte der Bund für Umwelt und Naturschutz ebenfalls auf der CeBIT für den Privatkunden-Bereich. Bei einem Test von Multifunktionsdruckern (Tintenstrahldrucker, Scanner, Kopierer) für Privatnutzer zeigte sich, dass hier die Hersteller noch nachbessern sollten: Besonders der Stand-By-Modus erwies sich als gefräßig. So verbrauchte ein Gerät von Kodak auf 10 Jahre hochgerechnet 140 Euro für Strom, davon 100 Euro im Stand-By-Modus. Ein anderes Gerät von Epson kam mit 14 Euro in 10 Jahren besser weg.

Im Zweifelsfall hilft nur der Netzstecker. Laut Bund Naturschutz brauchten Drucker von Brother, HP und Kodak fünf Watt im scheinbar ausgeschalteten Zustand. Die Forderung von Bund: Nicht mehr als 1 Watt im Stand-By-Modus, kein Stromverbrauch im ausgeschalteten Zustand. Dies müsse in der geplanten EU-Richtlinie eindeutig gesetzlich fixiert werden.

Den Energieverbrauch verschiedener Geräte hat der Bund Naturschutz leider nicht im Detail veröffentlicht – dabei könnte er so den Untnehmen helfen, auch ihr Umweltgewissen zu beruhigen – und Kaufentscheidungen zu beeinflussen.