Software zur Business-Recherche
Literaturverwaltungstools für Wissensmanagement nutzen

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Gute Recherche ist der halbe Erfolg. Literatur- Verwaltungs- Programme entpuppen sich als Wisssensmanagement-Tools, die Fachinformationen in Spezial-Datenbanken finden und per Netzwerk unternehmensweit zur Verfügung stellen können.

Tools für Spezialdatenbanken

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Wer in seiner Branche erfolgreich sein will, muss auf dem neuesten Stand bleiben und etwa technologische Entwicklungen im Blick behalten. Für einen besseren Durchblick sorgen Tools, mit denen sich Fachinformationen in Spezial-Datenbanken recherchieren lassen, die im Bedarfsfall per Netzwerk unternehmensweit zur Verfügung stehen. Das spart Zeit und verhindert »Schreibtisch-Bermudadreiecke«.


(Bild: Suche in externen Datenbanken mit Endnote)

Literaturverwaltungs-Programme wie »EndNote«, »Citavi«, »Bibliographix« oder »Paradise« sind ursprünglich auf Initiative von Wissenschaftlern entstanden. Inzwischen werden die Programme auch immer öfter in Unternehmen eingesetzt. »Hilfreich sind die Tools vor allem in Bereichen, wo sich Wissen schnell ändert – etwa in Forschung, Entwicklung oder im Marketing. Auch für Freiberufler in wissensintensiven Disziplinen macht der Einsatz Sinn«, erläutert Christine Eckenweber-Black, deren Firma Trisolve Scientific mit Sitz in Nürnberg sich unter anderem auf die Beratung und Schulung rund um Literaturverwaltungs-Systeme spezialisiert hat.

»Eingesetzt wird die Software beispielsweise, wenn die Forschungsabteilung an einem Projekt arbeitet und recherchieren will, welche Publikationen oder vergleichbaren Untersuchungen es überhaupt schon gibt«, erläutert Falko Schumacher, Marketing- und Vertriebsleiter von Adept Scientific in Frankfurt am Main. Der Software-Anbieter vertreibt hierzulande »EndNote«, den Marktführer in dieser Software-Nische, sowie die ähnlichen Tools »ProCite« und »Reference Manager«.


Wissen suchen und verwalten

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»Kernfunktionen« der nützlichen Helferlein sind Suche und Verwaltung von Literatur. Bibliothekskataloge oder Fachdatenbanken werden aus dem Programm heraus online durchsucht und die bibliografischen Angaben samt Schlagworten, Abstracts oder, falls verfügbar, Volltexte per Mausklick in eine lokale Literaturdatenbank übernommen. Umständliches Abtippen ist damit passé. Anwender können diese Literaturinfos auch mit eigenen Kommentaren versehen.

Thematisch passende Fachartikel, Verordnungen, Gesetze, Patentschriften, Akten, Gesprächsnotizen und Konzeptvorschläge können so bei Bedarf blitzschnell abgerufen werden. In der Regel können auch Internet-Links und auf hauseigenen Festplatten gespeicherte Text-, Video- und Audiodateien verknüpft werden. Nach den Wünschen des Nutzers erstellen die Programme außerdem automatisch einheitliche Literaturverzeichnisse, die in Textverarbeitungs-Software kopiert werden können. Das ist für die nützlich, die selbst Fachpublikationen erstellen.


(Bild: Das Programm Citavi kann Literatur intelligent verknüpfen – Klick aufs Bild zeigt den Gesamtzusammenhang)

Gerade in Unternehmen werden Informationen nicht allein für den eigenen Bedarf, sondern auch für andere Abteilungen gesammelt und aufbereitet. Die computergestützte Literaturverwaltung beugt »Wissensinseln« vor, sofern die Daten auch anderen Mitarbeitern via Netzwerk-Anbindung zur Verfügung gestellt werden. »Papiernotizen verschwinden oft in der Schublade und stehen Kollegen nicht mehr zur Verfügung. Die Datenbanken der Literaturverwaltungs-Tools sind leichter zugänglich«, sagt Eckenweber-Black. »Oft arbeiten Mitarbeiter an verschiedenen Standorten oder über verschiedene Abteilungen hinweg zusammen. Dann ruft etwa die Marketingabteilung das Wissen der Kollegen aus der Forschung ab«, nennt Falko Schumacher ein Beispiel.


Intelligente Wissensverknüpfung

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Manche Programme haben sogar noch mehr drauf als nur die Verwaltung von Fachliteratur: Sie wildern im Revier so genannter MindMapping-Software und helfen auch bei der Wissensorganisation, indem sie Querverbindungen zwischen Literatur und Ideen ermöglichen. Durch das Kombinieren von Anwender-Notizen und aus Texten übernommenen Zitaten helfen die Tools beim Gliedern von Ideen und Argumenten. Das ist praktisch, wenn einem Haufen cleverer Gedanken noch eine sinnvolle Struktur fehlt. Im Idealfall können Anwender das Ordnungssystem ihren Bedürfnissen anpassen.

Ein Programm, das diese Funktion bietet, ist »Citavi« von Academic Software Zurich. Das deutsch-schweizerische Entwicklerteam möchte mit seiner Lösung im Geschäftskundenbereich »Knowledge Workers« in kleinen Unternehmen, Kanzleien und Forschungsabteilungen ansprechen. »Manche Kunden nutzen die Wissensorganisation, um sich für Präsentationen und Vorträge vorzubereiten. Es zeugt von guter Vorbereitung und Fachkompetenz, wenn man bei einem Branchen-Kongress auf Nachfrage auch gleich die passenden Quellen für seine Thesen nennen kann«, sagt Peter Meurer, Geschäftsführer von Academic Software Zurich. Weitere Programme, die dem Anwender neben der Literaturverwaltung auch das Ideenmanagement vereinfachen, sind »Bibliographix« und »Visual Composer.NET«.


“Schulungsbedürftig, aber besser als Access”

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Die Auswahl an Literaturverwaltungs-Tools ist groß. Christine Eckenweber-Black von Trisolve Scientific rät zum ausführlichen Testen der Programme, denn im Detail tun sich Unterschiede auf. So schwankt die Anzahl der unterstützten Datenbanken und Dokumententypen. Auch der Import und Export von Daten aus und in herstellerfremde Tools ist nicht immer möglich.

Zudem gelte es, auf die Kompatibilität mit der im Unternehmen sonst verwendeten Software zu achten, wenn die Literatur-Infos weiterverarbeitet werden sollen. Die Tools arbeiten oft nur mit Programmen aus dem Hause Microsoft zusammen, sprich Windows und Office, seltener mit anderer Software. Auch die langfristige Gewährleistung eines Supports sollte bei der Entscheidung eine Rolle spielen, rät Eckenweber-Black. Eine intuitive Bedienung ist ebenfalls nicht selbstverständlich. Richtig eingesetzt, sparen die Tools viel Aufwand. Nach Einschätzung von Christine Eckenweber-Black sind viele Tools zwar einfacher zu bedienen als Access-Datenbanken, aber dennoch schulungsbedürftig.

Auch bei der arbeitsplatzübergreifenden Verfügbarkeit gibt es Unterschiede. So können mehrere Anwender beispielsweise mit »Reference Manager« im lokalen Netzwerk gleichzeitig auf eine Datenbank zugreifen, was aber mit »EndNote« und »ProCite« nur eingeschränkt funktioniert. Immer öfter können Datensätze auch im Internet oder Intranet veröffentlicht werden. Das geht etwa mit »Reference Manager«, »EndNote« und »Paradise«. Das Webpublishing von Literaturdaten gilt als kommender Trend – die Literatur-Verwaltungstools wetteifern bereits mit den Wikis um den Markt der Wissensdatenbanken im Internet.


Kein Ersatz für ECM-Systeme

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Letztlich dürfte auch der Preis eine Rolle spielen. Eine Einzelplatz-Lizenz für »EndNote«, »ProCite« oder »Reference Manager« kostet jeweils rund 205 Euro (als Download für Windows oder Mac). Die »Business«-Variante von »Citavi« ist für etwa 185 Euro zu haben. Für eine Einzelplatz-Standardlizenz von »Bibliographix« berappen Anwender rund 100 Euro. Für »Visual Composer« werden rund 80 Euro fällig (Einzelplatz, nur Windows). Die Jahresgebühr des dazugehörigen Onlinerecherche-Modul beträgt noch einmal 20 Euro. »Paradise« von Winkler Infosysteme ist ab rund 230 Euro erhältlich. Netzwerkversionen kosten Aufpreis.

Der Unterschied der Produkte zu den Wikis: es benötigt keinen Administrator, um die Literaturprogramme zu installieren, und viele Strukturen, die in Wiki-Software erst vorgegeben werden müssen, sind hier schon vorhanden.

Bei aller Nützlichkeit sollten Anwender bedenken, dass die Literaturverwaltungs-Software grundsätzlich »Tool-Charakter« hat. »Komplexe IT-Systeme zur unternehmensweiten Dokumentenverwaltung und Work-Flow-Steuerung können sie nicht ersetzen, aber sinnvoll ergänzen«, sagt Christine Eckenweber-Black.

Erfahrungen aus Unternehmen
Die Literaturverwaltungsprogramme auf ihre Tauglichkeit für den Einsatz Unternehmen zu testen, git keinen allgemeingültigen Vegleichstest her – die Anforderungen in unterschiedlichen branchen unterscheiden sich zu sehr. Wir haben daher einige Unternehmen befragt, wie sie denn die entspechende Software nutzen.

pfm – Produkte für die Medizin AG, Köln:
Die pfm – Produkte für die Medizin AG aus Köln stellt unter anderem Wunddrainagen, Katheder und Herzimplantate her. Mit der Software »Reference Manager« wird recherchiert, welche medizinischen Trends die Grundlage für Neuentwicklungen bilden könnten. Daten von Artikeln aus der Fachdatenbank »PubMed« werden abgespeichert und um Notizen ergänzt. Einmal vorhanden, sind die Infos auch an anderen Konzernstandorten abrufbar. »Teamarbeit ist bei uns wichtig. Wir können auf diese Weise effektiver arbeiten, weil doppelter Aufwand vermieden und Wissen einfach geteilt wird«, erklärt Lutz Sternfeld, zuständig für klinischen Studien bei der pfm AG. Mit der Software wird – in begrenztem Umfang – auch der Bestand von Dokumenten verwaltet. Seitdem werden teure Exemplare von wissenschaftlichen Publikationen nicht mehr versehentlich mehrfach angeschafft.

Anwaltskanzlei Dr. Kerscher und Kollegen, Germersheim:
Auf die computergestützte Literaturverwaltung mag Melanie Löbbecke, Rechtsanwältin aus Germersheim (Rheinland-Pfalz) nicht mehr verzichten. »Die Rechtssprechung ist ständig in Bewegung, sich auf dem Laufenden zu halten, ist ein Muss«, sagt sie. Um Artikel aus Fachzeitschriften, Musterurteile oder juristische Kommentare abzuspeichern, nutzt sie das Programm »Citavi«. »Wiederholt sich ein spezieller Fall nach längerer Zeit, kann ich mein Wissen auf diese Weise unkompliziert reorganisieren beziehungsweise es auf den neusten Stand bringen«, erklärt Anwältin Löbbecke. In ihrer Kanzlei wird die Software zudem auch eingesetzt, um mit Hilfe der Ideenmanagement-Funktion Fachpublikationen vorzubereiten.