Die tausend Gesichter der Collaboration
Was ist eigentlich Collaboration?

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Groupware und andere Produkte rund um die Zusammenarbeit von Arbeitnehmern werden als Heilsbringer für das Enterprise Content Management (ECM) verkauft – unter dem Deckmäntelchen der besseren Produktivität. Allerdings unterscheiden sich die Definitionen von “Collaboration” stark.

Die Geschichte der Collaboration ist eine Geschichte der Missverständnisse

Die tausend Gesichter der Collaboration

Es gibt wohl kaum ein Thema im ECM-Umfeld, bei dem es so viele Missverständnisse gibt, wie beim Thema “Collaboration”. Schon die oft genutzte deutsche Übertragung zu “Kollaboration” ist fragwürdig (wenn auch nicht falsch), was jedoch genau gemeint ist, ist überall unterschiedlich.

Selbst die allwissende Müllhalde fasst sich hierbei sehr unkonkret und verweist beispielsweise auf eine Definition im fme-Glossar, die da heißt:

“Collaboration bezeichnet die Zusammenarbeit von mehreren Personen in einer Gruppe (Team) zur Erreichung eines (gemeinsamen) Ziels.”

Eine solch allgemeine Definition bringt jedoch niemanden voran – erst recht nicht ein (IT-)Projekt!

Es fällt Vieles in den Bereich “Collaboration”. Ganz pauschal lassen sich

* synchrone Collaboration und
* asynchrone Collaboration

unterscheiden.


Nachhaltige Projektschäden – synchron und asynchron

Die tausend Gesichter der Collaboration

Erstere (die synchrone Collaboration) enthält beispielsweise Videokonferenzen, letztere (die asynchrone) ist oft wesentlich komplexer. In den Bereich der asynchronen Collaboration fällt alles angefangen von der E-Mail, über das gemeinsame Zugreifen auf Dokumente in einem zentralen Arbeitsbereich bis hin zu komplexen Projekträumen inklusive Termin-Koordination und Ressourcenplanung.

Leider scheinen viele, die die Vokabel “Collaboration” verwenden, von der von ihnen vereinnahmten Definition so überzeugt zu sein, dass sie davon ausgehen, dass jeder andere es genau so definieren müsste. Und hier entstehen viele Missverständnisse, die in einem Projekt nachhaltige Schäden hinterlassen können.


Kollabieren statt Kollaborieren?

Die tausend Gesichter der Collaboration

So kann es beispielsweise gut sein, dass eine Fachabteilung bei der zentralen IT anfordert, das man dringend mehr “Collaboration” bräuchte, insbesondere “endlich einen zentralen Ablagebereich für Dateien”, aber “auch alles andere, was so dazu gehört”.

Doch was erhält die Abteilung dann letztendlich? Aus der Erfahrung zeigt sich, dass die IT hier mitnichten Workshops mit der Abteilung durchführt, um einzugreifen, was mit “Collaboration” gemeint ist, sondern eine eigene – meist sehr pragmatische – Definition genutzt wird, um die Lösung zu erstellen.

Die Abteilung hat zwar mit dem “zentralen Arbeitsbereich” eine ihrer wichtigsten Forderungen konkret dargestellt, geht aber davon aus, dass die IT “schon weiß, was hier sonst noch dazu gehört” und ist am Ende sehr verwundert, wenn das Thema “Collaboration” – wie vielfach auch von Software-Anbietern propagiert wird – “im DMS enthalten” ist. Aha.

Dabei ist Collaboration eigentlich genau das, was man mit einem DMS – außer der Archivierung von Dokumeten – erreichen will: Die Stärkung der Zusammenarbeit. Entsprechend muss in einem ECM-Projekt viel mehr (auch) der Fokus darauf gelegt werden, wie die Mitarbeiter konkret arbeiten und wie insbesondere die Zusammenarbeit der Mitarbeiter untereinander und mit Externen unterstützt werden kann. Nur ein Stück Software auf dem “Collaboration” steht kaufen und dann hoffen, dass damit alle Anforderungen an die Zusammenarbeit abgedeckt sind, führt in keinster Weise zum Ziel.

Der Autor:
Jörg Dennis Krüger ist ein nach seinen Worten unabhängiger Dienstleister und um Enterprise Content Management -Systeme. Wenngleich er mit Äußerungen in seinem ECM-Blog schon manchen “Mitbewerber” ärgerte, die mit seinen Meinungen über ihre Systeme nicht immer glücklich waren, hat er als Anbieter mehrerer Produkte bisher in solchen Rechtsstreitigkeiten immer gewonnen – denn als Konkurrent können ihn die Gerichte nur sehen, wenn er Anbieter eines einzigen Produites ist und so mit seinen garstigen Aussagen gegen das Wettbewerbsrecht verstoßen würde (Freitag, den 23.11.2007 îst ein derartiger Rechtsstreit gelaufen – mehr in Kürze).

((Kleines Bild: Jupiterimages))
((großes Bild: Jörg Ennis Krüger))