Kaufhilfe Projektmanagement-Software
Den richtigen Manager kaufen

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Ein schlecht geplantes oder unzureichend geführtes Projekt kann den Unternehmenserfolg gefährden. Zum Glück gibt es Software, die zwar den Erfolg eines Projekts nicht garantiert, aber die Chancen dafür doch deutlich erhöht. Wir sagen, worauf es bei der Produktwahl ankommt.

Software-Anforderungen ans Projektmanagement

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PC Professionell sagt Ihnen, was gute Projektmanagement-Software können muss und worauf Sie beim Kauf achten müssen. Dabei beschränken wir uns auf Programme vorwiegend für Einzelprojekte. Serverbasierte, für den unternehmensweiten Einsatz gedachte Lösungen, stellen wir zu einem späteren Zeitpunkt vor.

Eine Einschränkung vorweg: Projektmanagement im Unternehmen ist keine triviale Nebentätigkeit. Wer nicht zumindest eine entsprechende Fortbildung genossen hat, wird auch mit dem besten Programm nicht in der Lage sein ein umfangreiches Projekt richtig zu planen, zu verfolgen und termingerecht abzuschließen. Wie komplex die Thematik sein kann, zeigt schon allein die Tatsache, dass es für das Projektmanagement mit DIN-69901 eine eigene Norm gibt.

Verglichen mit diesem Regelwerk sind die Anforderungen an eine Software für das Management von Einzelprojekten erstaunlich gering: Sie soll bei der Termin- und Ressourcen-Planung, der Überwachung und der Kostenkontrolle des Projektes helfen. Worauf Sie beim Kauf einer Projektmanagement-Software achten müssen, zeigt dieser Artikel. Eine Übersicht von Projektmanagement-Tools finden Sie hier.


Projektstruktur und Abhängigkeiten

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Zur Planung des Projektes gehört nach abgeschlossener Zieldefinition (etwa Einführung eines neuen Produktes zum Weihnachtsgeschäft oder Umsetzen einer Fortbildungsstrategie im Unternehmen) die Unterteilung in Einzelschritte bzw. Aufgaben. Dies erfolgt in einer hierarchischen Liste oder Gliederung, wobei untergeordnete Aufgaben bzw. Teilaufgaben unter der übergeordneten Aufgabe subsumiert werden. Im Projekt-Strukturplan (PSP) wird das durch eine Einrückung dargestellt. Dazu gibt es eine Zeitleiste, in der Beginn, Dauer und Ende jedes Teilschrittes dargestellt werden.

Mit dieser Gliederung einher gehen die so genannten PSP-Codes. Im einfachsten Fall entsprechen sie einer Gliederungsnummerierung (1., 1.1, 1.2.1, 1.2.1., 2., 2.1…), können aber auch einer individuell festgelegten Struktur folgen. Sie definieren die eindeutige Position eines Schrittes innerhalb des Gesamtprojekts. Wichtig nicht nur für bessere Übersichtlichkeit, sondern auch die Basis für die eventuell notwendige Kostenverfolgung.

Dabei können untergeordnete Arbeitsschritte bei komplexeren Projekten durchaus wiederum den Status eins Projektes haben. In den oben genannten Beispielen etwa die Werbekampagne für das neue Produkt, oder die Auswahl geeigneter Fortbildungs-Dienstleister beim Projekt Fortbildungsstrategie. Ist das der Fall, kann es sinnvoll sein solche Projekte in eigene Dateien auszulagern. Dann sollte allerdings darauf geachtet werden, dass die Software nicht nur zeitliche Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Schritten, sondern auch zwischen Schritten eines Projektes und einem anderen Projekten herstellen kann.


Was müssen PM-Tools können?

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Das A und O einer Projektmanagement-Software sind die zeitlichen Verknüpfungen zwischen den Schritten eines Projekts. Das sind Ende-Anfang (ein Vorgang kann erst beginnen, wenn eine anderer abgeschlossen ist), Ende-Ende (Ein Vorgang kann erst beendet werden, wenn ein anderer Vorgang ebenfalls beendet ist), Anfang-Anfang (ein Vorgang kann erst beginnen, wenn ein anderer Vorgang begonnen hat) und die in der Praxis selten benötigte Anfang-Ende-Verknüpfung (ein Vorgang kann erst beendet werden, wenn ein anderer angefangen hat ).

Diese Verknüpfungen sorgen dafür, dass bei nicht eingehaltenen Terminen oder sonstigen zeitlichen Verschiebungen automatisch alle Schritte neu terminiert werden und nicht von Hand neu geplant werden müssen. Außerdem kann dadurch die Software auf Zeit- und Ressourcen-Konflikte im Projektplan aufmerksam machen.


(Bild: Die meisten Programme behrrschen die verschiedenen Zeitverknüpfungstypen. Nur wenige haben Probleme mit unterminierten “Hammock-Vorgängen”.)

Während praktisch alle Programme auf dem Markt die oben genannten Verknüpfungen beherrschen sieht es bei komplexeren Abhängigkeiten anders aus. Nicht alle Programme können beispielsweise mit so genannten Hammock-Vorgängen umgehen, bei denen das Start- und/oder End-Datum nicht fix ist, sondern von externen Vorgängen bestimmt wird. In diesem Fall muss man sich mit Workarounds zufrieden geben, in dem man beispielsweise auf die Definition eines Start- und End-Datums verzichtet. Eine korrekte Ressourcen- bzw. Kosten-Kontrolle ist dann allerdings zumindest in diesem Teil des Plans kaum möglich.


Darstellung, Ressourcenplanung und Zeitmanagement

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Projektmanagement ist eine Wissenschaft für sich. Kein Wunder also, dass sich verschiedene Schulen und Geschmacksrichtungen ausgebildet haben. Da die Software aber letztendlich nur ein Planungsinstrument darstellt, ist sie von dem jeweiligen Modell unabhängig.

Allerdings gibt es Darstellungsformen, die bei vielen Arten des Projektmanagements integraler Bestandteil sind, jedoch nicht von allen Programmen unterstützt werden. Dazu gehört beispielsweise die Netzplan-Darstellung, das Gantt-Diagramm und der “Kritische Pfad“. Während letztere nahezu von allen am Markt erhältlichen Programmen unterstützt werden, sollten Freunde des Netzplans sehr genau den Funktions-Umfang fraglicher Programme in Augenschein nehmen.


(Bild: Typische Netzplan-Anicht, stark verkleinert)

Erfreulich gut ausgestattet zeigt sich das Gros der angebotenen Programme in Punkto Terminplanungs-Funktionen. Bis auf wenige Spezialfälle wie etwa die automatische Wiederholung von wiederkehrenden Terminen bleiben bei den meisten Programmen kaum Wünsche offen.

Anders sieht es bei der Ressourcen- und Kostenplanung aus. Wer darauf Wert legt, sollte seine Bedürfnisse gut kennen und bei der Software-Auswahl berücksichtigen. Zunächst einmal ist das Vorhanden- oder Nichtvorhandensein nicht unbedingt ein Qualitätsmerkmal. Wer lediglich zeitliche Abläufe eines Projektes planen und kontrollieren möchte, muss auf entsprechende Funktionen keine Rücksicht nehmen.


(Bild. Kosten-Vergleich Soll und Ist: Nicht alle Projektmnagement-Programme integrieren diese Funktion)

Soll jedoch das Programm auch diese Aufgaben übernehmen, wird es kompliziert. Nur wenige Programme im Bereich Einzel-Projektmanagement bieten hier einen vollständigen Funktionsumfang. Es würde den Rahmen dieses Artikels sprengen, deshalb hier nur ein kurzer Hinweis darauf, welche Fallen auf den Anwender lauern können. So können zwar die meisten Programme gut Arbeitskapazitäten einplanen, nicht jedoch den Verbrauch, etwa von Betriebsmitteln. Auch eine personenunabhängige Planung nach Rolle bzw. Funktion (“zwei Manntage aus der Entwicklungsabteilung”) beherrscht bei weitem nicht jedes Programm.


Wichtig: Kompatibilität mit MS-Project

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Ähnlich wie sich bei Textverarbeitung und Tabellenkalkulation MS-Office als Quasi-Standard etabliert hat, gilt auch MS-Project als Maß aller Dinge.


(Bi
ld: MS Poject gilt als Kompatibiltätsstandard für Projekt-Management-Software)

Müssen in das Projekt auch andere Firmen oder Dienstleister eingebunden werden, sollte besonderer Augenmerk darauf gelegt werden, dass das fragliche Programm MS-Project-Dateien lesen und schreiben kann.

Auf dem Papier können das praktische alle Programme. Der Teufel steckt aber im Detail, besonders wenn auch das Ressourcen- und Kostenmanagement mit dem Programm erledigt wird – fragen Sie also den Hersteller zuerst nach einer Testversion, um das Tool auf Ihre Bedürfnisse hin auszuwählen.

Eine Marktübersicht der wichtigsten Unternehmens-Projektmanagement-Tools und ihrer Fähigkeiten finden Sie hier.