Wikis: Reif für die Firma
Wiki-Software für Wissens-Management

Software

IT im Unternehmen hat sich mehrere Wikis angesehen und zeigt, wie sie im Unternehmen für das Wissensmanagament und die Kostenreduzierung nutzbar sind.

Schnelles Wissens-Management

Wikis: Reif für die Firma

Hätten Sie es gewusst? Der Name “Wiki” stammt vom hawaiischen Wort wiki für “schnell”.Diese Information habe ich eben schnell der Wikipedia entnommen. Sie verhalf mir zu einem passenden Einstieg in diesen Artikel und diente so dem Wissensmanagement meines kleinen Unternehmens.

In größeren Unternehmen generieren Einzelne oder Gruppen mit hohem Aufwand ganz spezifisches Wissen und Erfahrungen. Dieses Wissen an alle interessierten und betroffenen Kollegen zu vermitteln, ist aber fast überall schwierig. Das beginnt mit scheinbar trivialen Fragen wie zum Beispiel nach dem richtigen Kürzel für “Bestellanforderung”, das Mitarbeiter einer Firma in SAP verwenden.

Das Hin- und Hersenden von E-Mails ist heute der gängige Weg bei solchen Anfragen, doch für den Aufbau von gemeinsamen Wissens-Standards ist das mehr hinderlich als förderlich und erzeugt unnötig viele Kopien gleicher Dokumente, die alle einzeln verwaltet werden müssen. Die Zusammenarbeit in einem Enterprise Wiki ist viel produktiver. Ein Wiki ist eine im Browser verfügbare Seitensammlung, die von den Benutzern nicht nur gelesen, sondern auch in Echtzeit via Browser online geändert werden kann. Formatierungen und Hyperlinks sind mit Hilfe der relativ einfachen Wiki-Syntax einzufügen.

In einem Firmen-internen Wiki lässt sich die erwähnte Abkürzung für “Bestellanforderung” in einem Satz erklären. Die Einkaufsabteilung kann dem entsprechenden Dokument eine kurze Bedienungsanleitung für das Abwickeln der Bestellfreigabe hinzufügen und für die Kommunikation mit den englischsprachigen Kollegen sollte auch die englische Übersetzung nicht fehlen, also “purchase requisition”. Vielleicht gibt es auch eine spezifische englische Abkürzung dafür, etwa “PR”. Die können die Kollegen im Ausland vielleicht in das nun schon mit viel wertvollem Wissen gefüllte Wiki-Dokument einfügen. So könnte es im Idealfall laufen, aber es gibt vier mögliche Probleme, die zunächst gelöst werden müssen, und zwar:

– Motivation der Mitarbeiter,
– Anpassung an die Firmen-IT,
– Einordnung in die Firmen-Arbeitsweise und
– Sicherheit


Motivation durch Wettbewerb

Wikis: Reif für die Firma

Anders als bei “richtigen” Wissensmanagement-Systemen ist nicht eine feste Gruppe für die Pflege des Systems verantwortlich, sondern quasi jeder. Ein Problem kann darin bestehen, dass Mitarbeiter ihr Wissen ungern preisgeben wollen, Berührungsängste mit der Editor-Technik haben oder befürchten, etwas zu verfassen, was negativ bewertet wird. Also lässt sich nur durch gezielte Motivation das gewünschte Maß an aktiver Beteiligung erzielen. Wikis motivieren zum Mitmachen durch verschiedene Anreize, beispielsweise Beitragsstatistiken. Alle Autoren werden in der Änderungshistorie festgehalten. Nicht selten entsteht dabei ein Wettbewerb um die genaueren und detaillierteren Informationen. Die Erweiterung um neue Inhalte unterstützen Wikis sehr bequem: ein neuer Begriff, der noch keinen Eintrag hat, wird als so genanntes Wiki-Word eingefügt und erhält automatisch einen Hyperlink auf einen neu zu erstellenden Inhalt. Ein Leser, der sich berufen fühlt, diesen Inhalt zu ergänzen, klickt auf diesen Link, legt so automatisch eine neue Seite an und füllt sie mit seinem Wissen.

Am besten ist es, wenn die Verantwortlichen den Punkt erreichen, an dem sich die Motivation “viral” unter den Mitarbeitern verbreitet. Das ist gelungen, wenn Mitarbeiter regelmäßig die Einträge anderer Kollegen lesen und gegebenenfalls korrigieren und mit ihrem eigenen, zusätzlichen Wissen anreichern. Mit anderen Worten, wenn eine Art Wettstreit entsteht, wer die meisten, wichtigsten und qualifiziertesten Beiträge zum Firmen-Wiki liefert. Wer bedenkt, dass die Mitarbeiter so ihre eigene Arbeit Stück für Stück dokumentieren, die sonst spätestens mit ihrem Ausscheiden aus dem Betrieb für die Firma verloren wäre, wird sich über jede Stunde Arbeitszeit freuen, die Mitarbeiter in das Firmen-Wiki investieren.


Brücken zwischen Web 2.0 und Firmen-IT

Wikis: Reif für die Firma

Wie bringen Firmen die Dynamik eines Wiki-Systems in Einklang mit der Strukturiertheit der meisten Firmen-IT-Umgebungen und der Anwendungswelt auf dem Windows-Desktop? Wer für den Firmen-Einsatz passende Wikis sucht, sollte sich bei den anspruchvollsten unter den kostenlosen Wikis und bei den kommerziellen Angeboten umsehen. Eine Auswahl freier und kommerzieller Wikis mit ihren wichtigsten Eigenschaften zeigt die unten stehende Tabelle. Unternehmens-Wikis bieten meist einen WYSIWYG-Editor, so dass die Mitarbeiter nicht einmal die – im Grunde einfache – Wiki-Syntax zum Formatieren von Wiki-Seiten erlernen müssen. Einige Systeme entwickeln sich sogar zu umfassenden Collaboration-Lösungen, vor allem die kommerziellen Produkte Socialtext, Atlassian Confluence oder Near-Time. Hier sind neben dem eigentlichen Wiki ein Terminkalender, eine Aufgabenverwaltung, E-Mail-Zugang, Instant Messaging und Projektmanagement inbegriffen.

So einfach wie die Bedienung ist auch die Verwaltung eines Wikis. Die Software lässt sich in der Regel von einem IT-Administrator mit normalem und aktuellem Wissensstand ohne zusätzliche Schulung einrichten. Erfreulich: Anschaffungskosten entfallen bei Open-Source-Angeboten. Mittlerweile gibt es ausgefeilte Open-Source-Wikis, beispielsweise Tikiwiki oder Twiki, mit wichtigen Funktionen wie Rechteverwaltung, Plug-ins und Add-ons, die viele nützliche Anwendungen bereithalten. Diese freien Wikis werden von teils mehr, teils weniger aktiven Communities weiterentwickelt. Wer auf ein Open-Source-Wiki setzen möchte, sollte also zuvor Zeit investieren, um sich selbst ein Bild von der jeweiligen Entwicklergruppe machen.


Wiki-Wissen offline nutzen

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Bei intensiver Arbeit mit den Wiki-Inhalten kann es sich schnell als störend herausstellen, ständig zwischen einer Software wie SAP oder Office und dem Browser zu wechseln, um dort nachzuschlagen und Begriffe zu kopieren und einzufügen. Wer mit maßgeblicher Hilfe kostenloser Online-Wörterbüchern wie “dict.leo.org” seine englische Korrespondenz bewältigt, kennt dieses Problem. Als goldene Brücke bietet sich das Programm Babylon ab Version 6 an, von dem es Varianten für Windows-PCs, PDAs und Smartphones gibt. Es ermöglicht den direkten Zugriff auf diverse Übersetzungshilfen und Lexika wie Wikipedia aus fast jedem Windows-Programm. Das kostenlose Zusatz-Tool “Babylon Glossary Builder” hilft Firmen, die Inhalte ihres eigenen Firmen-Wiki und auch Informationen anderer Unternehmenssysteme in Babylon genauso einzubinden wie Wikipedia und andere Wörterbücher.

Die Anwender erhalten so einen einheitlichen und schnellen Zugriff, und zwar durch einfaches Anklicken des gesuchten Begriffes im gerade benutzten Windows-Programm. Als Alternative für größere Unternehmen empfiehlt sich hingegen die Version Babylon Enterprise, die aktuelle Ergebnisse aus fast allen denkbaren Quellen im Unternehmen, ob Wiki, Wissensmanagement-System, ERP- CRM- oder HR-Software, dynamisch übernimmt und in Desktop-Programmen zum gesuchten Begriff anzeigt. Entsprechende Fallstudien von Firmen wie Avnet, Bosch und Lufthansa finden sich auf der Babylon-Website.

Da Babyl
on-Glossare wenig Speicher belegen, ist das Kopieren der aktuellen Wiki-Inhalte in Babylon auch eine geschickte Möglichkeit, Firmenwissen für die Offline-Nutzung zu speichern: beispielsweise auf Notebooks oder PDAs von Außendienstmitarbeitern, so dass Servicetechniker oder Verkäufer wichtige Produktdaten oder Service-Hinweise aus dem Firmen-Wiki ohne teuren Netzwerk-Fernzugriff nachschlagen können.


Schutz vor Übereifer

Wikis: Reif für die Firma

Wie lässt sich aber verhindern, dass unberufene Kollegen immer wieder Dinge eintragen, die sie für korrekt halten, die aber von den wirklichen Experten im Betrieb als falsch erkannt werden? Wie kann die Firma Bedienungsfehlern vorbeugen? Wie kann man ausschließen, dass die Empfangssekretärin Beiträge des Vorstands verschlimmbessert? Eine Art “Workflow” muss her.

Die beste Lösung ist, bei der Auswahl auf eine gut funktionierende und zu den Unternehmens-Strukturen passende Rechte-Verwaltung zu achten, und sie einzusetzen. Neuere Open-Source-Entwicklungen und kommerzielle Wikis tragen den Bedenken der professionellen Anwender Rechnung. Sie verfügen über eine zuverlässige Versionsverwaltung und ein abgestuftes Rechte-Management, das sich an die Firmenhierarchien anpassen lässt. Socialtext, Atlassian Confluence und Near-Time bieten die Möglichkeit, bei der Zugangskontrolle auf Verzeichnisdienste wie Active Directory, OpenID oder LDAP zuzugreifen.

Bei vielen Wikis gibt es inzwischen Dokumentenmanagement-Funktionen wie Check-in und Check-out. Hervorzuheben ist hier Near-time. Als Erweiterung und Beleg zu einzelnen Einträgen lassen sich Bibliotheken anlegen, die zum Beispiel aus thematisch passenden Office-Dokumenten bestehen können.


Kein Wörterbuch für Wirtschaftsspione

Wikis: Reif für die Firma

Viele rudimentäre Wiki-Systeme verzichten auf wichtige Sicherheits-Funktionen, etwa Verschlüsselung zwischen Server und Browser oder Datensicherung durch Backups. Die aktuellen Freeware-Entwicklungen und alle kommerziellen Produkte verschlüsseln hingegen den Datenverkehr zwischen Server und Client.

Die Frage nach einem zuverlässigen Backup der wertvollen Daten lässt sich lösen, indem man das Wiki im sicheren Daten-Center eines Dienstleisters hosten lässt. Die Hersteller Atlassian und Socialtext bieten daher ihre Lösung auch als web-basierten Service an. Near-time gibt es sogar ausschließlich als extern gehostete On-Demand-Software. Das erspart Firmen den Aufwand für die Administration und das Wiki ist schnell eingerichtet. Andererseits haben trotz aller Service-Level-Agreements und Absicherungen immer noch viele Entscheider ein ungutes “Bauchgefühl”, wenn ihr gesammeltes Firmenwissen außerhalb der Unternehmens-Firewall lagert. Als Kompromiss ist die Socialtext-Lösung auch als fertig konfiguriertes Gerät, also als Appliance, lieferbar.


Fazit: Wikis richtig ausgewählt

Wikis: Reif für die Firma

In der Auswahl unserer anhängenden Tabelle machen unter den Freeware-Angeboten PMWiki, Twiki und Tikiwiki den professionellsten Eindruck. Wer sich bei einem kommerziellen Hersteller besser aufgehoben fühlt, bekommt bei Atlassian und Socialtext eine umfassende Lösung, die optional auch als Hosting Service zu haben ist. Socialtext bietet seinen Service, begrenzt auf fünf Anwender und 500 MByte Daten sogar kostenlos an. Das dürfte für ein kleines Team oder Projekt, beispielsweise die Entwicklung einer Broschüre oder die Planung einer Veranstaltung, reichen. Beim Upgrade zu einer kostenpflichtigen Lösung ist dann mit Kosten in der Größenordnung von drei bis sieben Euro pro Benutzer und Monat zu rechnen.

Fallstudien und Referenzen findet man auf den Webseiten der Entwickler und Hersteller (siehe Tabelle) in großer Zahl. Die Website von Twiki führt Entwicklungsabteilungen von SAP, British Telecommunications, Motorola und Texas Instruments in ihrer Referenzliste. Bei Socialtext kann man Berichte aus Firmen wie Nokia und Dresdner Kleinwort Wasserstein nachlesen, die Wikis für die Planung von Meetings, die Entwicklung von Produktbroschüren und Powerpoint-Präsentationen und sogar als weitgehenden Ersatz für interne E-Mails einsetzen. Der Verlag Ziff Davis Media setzte Socialtext bei der Neu-Organisation seiner Online-Akitvitäten ein, konnte so laut Fallstudie zwanzig Prozent der geplanten Projektzeit einsparen und reduzierte den E-Mail-Verkehr dramatisch. “Wir hatten früher 100 Abteilungs-E-Mails am Tag. Jetzt ist es kaum mehr eine pro Woche”, lässt sich der dortige Geschäftsführer für Online-Publikationen zitieren.


Angebot an Wikis (Auswahl)

Wikis: Reif für die Firma

Wegen technischer Beschränkungen des hauseigenen Content Management-Systems erhalten Sie diese Auswahl nicht als Tabelle, sondern nur als Liste im folgenden Format:

– Name
– Freeware/ kommerziell
– Technik
– Haupteigenschaften
– Website

Folgende Wikis ind im Angebot:

Auf eigenem Server installiert:
Atlassian Confluence
– kommerziell
– WYSIWYG, Blogs, Rechtevergabe, PDF-Export, Attachments, Plugins, viele Unternehmen-Referenzen, LDAP und Active – Directory Support
www.atlassian.com

– DokuWiki
– Freeware
– PHP/ Flat Files
– Rechtevergabe, Themes, Plugins, aktive Community
http://wiki.splitbrain.org/wiki:dokuwiki

– Erfurtwiki
– Freeware
– PHP, MySQL
Einfache Wiki-Funktionen, deutsche Entwicklung
http://erfurtwiki.sourceforge.net

– Mediawiki
– Freeware
– PHP, MySQL
Basis von Wikipedia, skalierbar für Serverfarm
www.mediawiki.org

– Microsoft Flexwiki
– Freeware
– .NET
– Einfache Wiki-Funktionen
www.flexwiki.com

– PMWiki
– Freeware
– PHP/ Flat Files
– Rechtevergabe, Plugins, Blogs, Layouts als Skins austauschbar, aktive Community
www.pmwiki.org

– Socialtext
– kommerziell
– WYSIWIG, Blogs, E-Mail Integration, Collaboration, Rechtevergabe, Bilder, viele Unternehmens-Referenzen, LDAP-Support
www.socialtext.com

– Telepark. Wiki
– Freeware/kommerziell
– PHP, AJAX
– WYSIWIG, Passwort-Schutz für Seiten, deutsche Entwicklung
www.telepark.de

– TikiWiki
– Freeware
– PHP
– Attachments, Plugins, Bilder, Kalender, Spreadsheet, Blog, Themes, E-Mail-Integration, PDF-Export, CMS- und Groupware-Funktionen
http://de.tikiwiki.org

– Traction Teampage
– kommerziell, freie 5-User-Version
– JAVA
– WYSIWIG, Blogs, E-Mail Integration, Attachments, Skins, Rechtevergabe, Dokumenten-Management, Word-, PDF-Export, Integration mit Verzeichnisdiensten
www.tractionsoftware.com

– Twiki
– Freeware
– Attachments, Templates, Blog, Plugins, Rechtevergabe, Tabellen-Kalkulation, aktive Community, viele Unternehmen-Referenzen
www.twiki.org

– WikkaWiki
– Freeware
– PHP, MySQL
– Attachments, Plugins, Bilder, Kalender, Rechtevergabe, Englisch
http://wikkawiki.org

– XWiki
– Freeware
– JAVA/ MySQL
– WYSIWIG, Attachments, Rechtevergabe, Plugins, Skins, Statistiken,
www.xwiki.org

Wiki als Service (Hosting Service)
Atlassian Confluence
– kommerziell
– s.o.
www.atlassian.com

– Near-time
– kommerziell
– Attachments, Bilder, Blogs, Rechtevergabe, angepasste Layouts, Kalender, Collaboration-Funktionen, Dokumenten-Management-Funktionen
www.near-time.net

– Socialtext
– kommerziell
– s.o.
www.socialtext.com

Kauf/Miete einer Wiki-Appliance

Socialtext
– kommerziell
– s.o.
www.socialtext.com