Spart Druckdienste-Auslagerung wirklich Geld?
Wie man fette Druckerkosten schlanker macht

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Neue Leasing-Services und bessere Kontrolle der Ausgabe könnten Unternehmen helfen, die Kosten für ihre Druckarbeiten zu reduzieren.

Spart Druckdienste-Auslagerung wirklich Geld?


Printing-Verantwortung abgeben!

Spart Druckdienste-Auslagerung wirklich Geld?

Ganze Druckerflotten zu verwalten ist für jede IT-Abteilung eine Sisyphusarbeit. Wenn sich aber die Mitarbeiter im Support um mehrere Filialen kümmern müssen, wird es ganz besonders belastend.

Manchmal kann es sich deshalb durchaus lohnen, die Verantwortung an eine Drittfirma oder einen Druckeranbieter abzugeben. Dann hat man das Problem, einen vernünftigen Preis für Leasing und Wartung verschiedener Drucker auszuhandeln, die jeweils unterschiedliche Leistungen und Ausgabetypen erbringen.

HP hat vor kurzem das Versprechen abgegeben, Preise auf nutzungsbasierten Druckdiensten transparenter zu gestalten, wobei die IT-Manager eine aufgeschlüsselte Liste erhalten, die exakt darstellt, wer was wo gedruckt hat und was es pro Seite bezüglich Papier, Druckertinte und Wartungsgebühren kostet.

Leider konnte der Anbieter sein Versprechen nicht mit nackten Zahlen untermauern. Ein Schätzwert, wie viel es ein Unternehmen kosten würde, sagen wir 500 Farbseiten auf einem der neuen CM8060 Mehrfunktionsdrucker (MFP) von HP zu drucken, wäre nützlich gewesen – aber der Anbieter konnte dem nicht entsprechen, weil nach seinen Worten zu viele Variablen berücksichtigt werden müssen. Dazu gehören Mengenrabatte, die von der Anzahl der Geräte abhängen, für die der Servicevertrag gilt und davon, für wie viele Jahre sich der Kunde binden will.


Unerlaubte Nutzung unterbinden

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Die Vereinbarung enthält auch, dass HP ein “Assessment” (im Grunde also eine Schätzung) der Druckanforderungen des Unternehmens erforscht und abgibt und dann eine monatliche Gebühr ansetzt, die auf etwas basiert, das im wesentlichen eine Prognose darstellt.

Für das Unternehmen kann es bedeuten, entweder weniger oder mehr zu zahlen als sonst – wobei der Faktor von ausgedruckten Urlaubsbildern während eines bestimmten Zeitraums einen gewissen Einfluss hat.

Solcherart unberechtigte Nutzung von Firmendruckern zu unterbinden, ist ganz offensichtlich eine Möglichkeit zur Kosteneinsparung, auf die sich die Anbieter auch in zunehmendem Maße konzentrieren.

Schon bald werden alle Drucker, die für den betrieblichen Gebrauch vorgesehen sind, über einen integrierten Authentifizierungsmechanismus verfügen, der die notwendigen und zulässigen Druckaufträge festlegt.


Druckkosten sparen: Was bleibt?

Spart Druckdienste-Auslagerung wirklich Geld?

Biometrik und SmartCard-Leser mögen für die meisten Unternehmen etwas über das Ziel hinausschießen, aber die Mitarbeiter dazu zu verpflichten, zusammen mit dem Benutzernamen und dem Passwort einfache Pin-Codes in das Gerät einzugeben, bevor der Druckauftrag durchgeführt wird, bietet doch schon eine weitreichende Sicherheit, dass niemand wertvolle Druckertinte verplempert.

Bei einem durchschnittlichen Unternehmen entsteht viel unnötiger Aufwand durch das Drucken, was durch dass Ersetzen von dezidierten Kopierern durch Platz sparende Kombigeräte zum Drucken und Kopieren effizienter gestaltet werden könnte -. Ein Kombigerät wird weniger Energie verbrauchen als zwei separate Geräte, vor allem, was den Verbrauch im Standby-Modus angeht.

Die große Frage ist nicht, ob man Geld sparen kann, sondern wie viel von diesem Potenzial durch die ausgelagerten Druckerdienste zurück in die Taschen der Druckerhersteller zurückfließen wird.