Datenkonvertierung
Dokumente zwischen den Welten tauschen

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Für Open-Office-Anwender gehört der Datenaustausch mit Microsoft-Formaten zum Alltag im Büro. Doch eine Konverteirung gelingt nicht immer. Der Workshop zeigt, wo die Fallen liegen und was beim Umwandeln beachtet werden sollte.

Datenaustausch

Datenkonvertierung

Open Office mit der Textverarbeitung Writer, der Tabellenkalkulation Calc und der Präsentations-Software Impress verfügt über sehr gute Filter zum Austausch von Office-Daten. Über diese Dateifilter können Sie MS-Office-Formate in Open Office öffnen und bearbeiten. In umgekehrter Richtung können Sie Open-Office-Dateien auch wieder als Word-Dokument, Excel-Tabelle oder Powerpoint-Präsentation abspeichern ? und zwar in jüngeren und älteren Formaten wie Microsoft Office 97/2000/XP.

Der Austausch von Textdokumenten zwischen Word und Open Office Writer funktioniert sehr gut, auch lange Dokumente behalten ihre Form und die Textformatierungen bleiben erhalten. Dies hat sich in der Version 2.x von Openoffice.org im Vergleich zu 1.x noch einmal deutlich verbessert. Der Transport der Daten funktioniert aber immer nur von Open Office, nicht von MS Office aus.

Um eine Microsoft-Office-Datei unter Open Office zu lesen oder zu bearbeiten, müssen Sie in Open Office die MS-Datei einfach nur öffnen. Die Konvertierung erfolgt dabei automatisch. Um umgekehrt eine Open-Office-Datei in ein MS-Format zu exportieren, wählen Sie in Open Office den Befehl Datei/Speichern unter und klappen die Liste der Dateitypen auf. Dort wählen Sie den passenden Eintrag, der auf das entsprechende Microsoft-Format verweist. Danach konvertiert das Programm die Daten des Open-Office-Dokuments in das MS-Format.

Statt der Einzelkonvertierung können Sie mehrere MS-Office-Dokumente und -Vorlagen auch im Batch-Verfahren in einem Rutsch umwandeln. Kopieren Sie hierzu die MS-Dokumente oder -Vorlagen in ein speziell dafür angelegtes Verzeichnis. Über die Befehle Datei/Assistenten/Dokumenten-Konverter/ von MS-Office nach Open Office ? und retour kann der Batch-Prozess initiiert werden Anschließend legen Sie das Quellformat fest, geben an, ob es sich um Dokumente oder Vorlagen handelt, und spezifizieren Quell- und Zielverzeichnisse. Mit der Bestätigung werden alle MS-Dokumente des Quellverzeichnisses konvertiert und als Open-Office-Dokumente im Zielverzeichnis abgelegt. Wählen Sie statt eines Dokuments eine Vorlage aus, dann wird die MS-Office-Vorlage als Open-Office-Vorlage gespeichert.

Probleme beim Austausch

Im Allgemeinen erfolgt die Konvertierung in einer akzeptablen Qualität ohne Formatverluste. Dies gilt aber nur für einfache Dokumente bis zu einem bestimmten Komplexitätsgrad. Diese einfachen Dokumente enthalten keine Makros, keine proprietären Grafiken, keine komplexen Formatierungen und keine Elemente, beispielsweise Fußnoten, Tabellen oder Indizes.

Enthalten Dokumente eins oder mehrere dieser Elemente, können Verluste und Probleme auftreten. Besonders kritisch wird es bei Elementen, die in der Open-Office-Umgebung nicht zur Verfügung stehen. In diesem Fall verliert das importierte Dokument Teile seiner Funktion oder seines Inhalts.

Als OLE-Objekte eingebettete Excel-Tabellen gehen beispielsweise verloren ? eine nicht weiter erstaunliche Tatsache. Denn wenn es den Datenserver Excel nicht mehr gibt, kann er dem Open-Office-Konverter nicht mehr die Inhalte der XLS-Datei liefern.

Eine Vielzahl von Problemen hat ihre Ursache in konzeptionellen Unterschieden der beiden Programme. Ein Beispiel ist die Übernahme von Serienbriefdokumenten, für die ein anderes Word-Dokument als Datenquelle dient. Da Writer nur mit Open-Office-Datenquellen umgehen kann, löscht es bei der versuchten Übernahme alle Felder mit Bezug zu externen Datenquellen.

Dies gilt auch für Microsofts Office-Dokumente, die mit Schaltflächen, Optionsfeldern und anderen Control-Elementen aus der Steuerelement-Toolbox bestückt sind. Open Office zeigt die Controls zwar an, wegen der unvereinbaren Makrokonzepte löscht es aber den zugehörigen VBA-Code.


Dokumente vorbereiten

Datenkonvertierung

Oft liegen die Probleme beim Datenaustausch zwischen Microsoft Office und Open Office im Detail der einzelnen Anwendungen. Kleinere Probleme beim Importieren können Sie meist verhindern, indem Sie Microsoft-Dokumente vor dem Einlesen entsprechend vorbereiten. Dazu gehört vor allem, dass der ursprüngliche Text sauber formatiert ist. Sauber formatiert heißt dabei, dass Formatierungen in Word beziehungsweise Open Office mit Absatz- und Zeichenformatvorlagen realisiert werden.

Abstände zwischen Absätzen sollten Sie auf keinen Fall durch Zeilenschaltungen erzeugen. Stattdessen definieren Sie die Absätze in den jeweiligen Absatzformatvorlagen. Auch Einrückungen sollen nicht durch ein mehrfaches Drücken der Tab- oder Leertaste generiert werden, sondern durch Tabulatoren oder entsprechende Absatzformatvorlagen festgelegt werden.

Große und komplexe Spreadsheets müssen auf besondere Formatierungstechniken und enthaltene Logik (Formeln, Add-ins) überprüft werden. Vor allem Formeln mit optionalen Argumenten machen Probleme und werden oft nicht korrekt übernommen. Einige Finanzfunktionen, die Datumsangaben als Zeichenketten akzeptieren, erwarten unter Calc eine serielle Zahl. Formeln wie HYPERLINK kennt Open Office nicht.

Der Datenpilot von Open Office Calc ist in der Funktionalität deutlich schwächer als der Pivottabellenassistent von Excel. Eingefügte Hyperlinks stellt Calc zwar richtig dar, bietet sie aber nicht als Formeln an. Mangels VBA-Unterstützung werden auch benutzerdefinierte Formeln aus Calc nicht nach Excel übernommen. Diagramme werden in der Regel korrekt transferiert, erst ab drei Datenreihen können Probleme auftauchen.

Von OO nach Word und Co.

Wie funktioniert nun die Dokumenttransformation in umgekehrter Richtung, von Open Office nach MS Office? Die Umwandlung von Open-Office-Dokumenten in Microsoft-Formate klappt wesentlich besser als die andere Richtung. Die zahlreichen Exportfilter von Open Office ermöglichen das Speichern von Dokumenten in fast jedem beliebigen Format. Nicht alle angebotenen Formate liefern allerdings gleich gute Resultate. Die besten Ergebnisse lassen sich mit der Filtervariante 97/2000/XP erzielen. Auch wenn das Zielsystem Office 2003 oder 2007 heißt, sollten Sie den angebotenen XML-Filter links liegen lassen, weil er Dokumente bei Stichproben fehlerhaft exportiert.

Störungen gibt es dort, wo Open-Office-Funktionen verwendet wurden, die unter MS Office kein Gegenstück haben. Probleme können beispielsweise daraus entstehen, dass unter Windows andere Schriftarten üblich sind als unter Linux. Open Office zeigt zwar in umgewandelten Dokumenten die Windows-Schrift, für den Ausdruck wird aber eine Ersatzschrift verwendet. Der Open-Office-Nutzer sollte sich auf Schriftarten beschränken, die Microsoft Office kennt.

Manchmal macht der Einsatz von Objekten Probleme. Hyperlinks, Notizen und Überarbeitungen lassen sich zwar erfolgreich nach Word exportieren, dürfen sich jedoch nicht in einem Rahmen befinden. Ganz verweigert der Filter seine Arbeit bei der Übertragung von Animationen und eingebetteten Open-Office-Dokumenten.

Vorsicht, VBA-Code

Diffizil wird die Konvertierung, wenn Sie Microsoft-Dokumente mit VBA-Code erhalten, diese unter Open Office bearbeiten und als Word- oder Excel-Datei wieder abspeichern und zurückschicken. Die Gefahr besteht, dass in diesem Fall die aufwendig programmierten VBA-Lösungen nicht mehr einwandfrei funktionieren. Sie müssen Vorkehrungen treffen, um die VBA-Makros beim Öffnen und Speichern zu erhalten.

Dies ist nicht weiter aufwendig. Um die Makroübernahme in Open Office zu aktivieren, klicken Sie im Menü Extras/Optionen auf das voreingestellte Plus-Zeichen von Laden/ Speichern, so dass ein Minus-Zeichen erscheint. Markieren Sie anschließend den Eintrag VBA-Eigenschaften und schalten Sie alle Kontrollkästchen ein.

Klappt die Weitergabe von Calc-Tabellen ans Excel-Format nicht, liegt das
meist an der Verwendung von Formeln, die Excel nicht kennt. Der Formelumfang von Calc ist nämlich wesentlich größer als der von Excel. Besonders in den Bereichen Datum, Zeit und Finanzmathematik bietet Calc mehr als das Microsoft-Pendant.

Leider gibt es in der Dokumentation keine Vergleichsliste. Der Nutzer ist auf sich selbst gestellt, wenn er Formate vermeiden will, die von Excel nicht unterstützt werden. Immerhin: Findet der Calc-Exportfilter eine solche Formel, ersetzt er sie durch den berechneten Zellenwert. Formatvorlagen für Seiten und Zellen berücksichtigt der Konverter aber grundsätzlich nicht, da es für sie in Excel keine Gegenstücke gibt.


Goldene Regel: Verzicht

Datenkonvertierung

Summa summarum können Sie bei der Dateikonvertierung zwischen Microsoft Office und Open Office von folgender Regel ausgehen: Je formatierungsaufwendiger Sie mit Microsoft Office gearbeitet haben, desto mehr Verluste treten beim Datenaustausch mit Open Office auf und umgekehrt. Dies gilt besonders, wenn keine Formatvorlagen verwendet wurden und der Anwender Dokumente mit viel Handarbeit aufbereitet hat.

Sollen Dokumente ständig und möglichst störungsfrei zwischen den Office-Paketen ausgetauscht werden, müssen Sie Verzicht üben. Wenn Sie sich nicht detailliert Gedanken darüber machen wollen, was beim Datenaustausch geht und was nicht funktioniert, ist es am einfachsten, einen Kompromiss zwischen den Windows- und Linux-Office-Suiten zu wählen.

Kompatibler Standardtyp

In der Praxis hat sich folgendes Vorgehen bewährt: Setzen Sie in Microsoft Office den Standard-Dateityp für das Speichern herunter, etwa auf das Niveau von Office 97. Damit müssen Sie zwar auf einige wenige Funktionen von Office 2000/XP/2003 verzichten. Sie sind aber bestens auf den Datenaustausch mit Open Office vorbereitet.

Unter Open Office können Sie ebenfalls das Standard-Dateiformat verändern: In der Dialogbox Extras/Optionen können Sie unter Laden/Speichern/Allgemein die Formate von Microsoft Office als Standard-Dateiformate für die einzelnen Anwendungen von Open Office festlegen. Mit dieser Einstellung vermeiden Sie, in Open Office beim Speichern ständig auf das richtige Dateiformat achten zu müssen ? Open Office arbeitet automatisch im Microsoft-Office-Format.