Datenaustausch

Datenkonvertierung

Open Office mit der Textverarbeitung Writer, der Tabellenkalkulation Calc und der Präsentations-Software Impress verfügt über sehr gute Filter zum Austausch von Office-Daten. Über diese Dateifilter können Sie MS-Office-Formate in Open Office öffnen und bearbeiten. In umgekehrter Richtung können Sie Open-Office-Dateien auch wieder als Word-Dokument, Excel-Tabelle oder Powerpoint-Präsentation abspeichern ? und zwar in jüngeren und älteren Formaten wie Microsoft Office 97/2000/XP.

Der Austausch von Textdokumenten zwischen Word und Open Office Writer funktioniert sehr gut, auch lange Dokumente behalten ihre Form und die Textformatierungen bleiben erhalten. Dies hat sich in der Version 2.x von Openoffice.org im Vergleich zu 1.x noch einmal deutlich verbessert. Der Transport der Daten funktioniert aber immer nur von Open Office, nicht von MS Office aus.

Um eine Microsoft-Office-Datei unter Open Office zu lesen oder zu bearbeiten, müssen Sie in Open Office die MS-Datei einfach nur öffnen. Die Konvertierung erfolgt dabei automatisch. Um umgekehrt eine Open-Office-Datei in ein MS-Format zu exportieren, wählen Sie in Open Office den Befehl Datei/Speichern unter und klappen die Liste der Dateitypen auf. Dort wählen Sie den passenden Eintrag, der auf das entsprechende Microsoft-Format verweist. Danach konvertiert das Programm die Daten des Open-Office-Dokuments in das MS-Format.

Statt der Einzelkonvertierung können Sie mehrere MS-Office-Dokumente und -Vorlagen auch im Batch-Verfahren in einem Rutsch umwandeln. Kopieren Sie hierzu die MS-Dokumente oder -Vorlagen in ein speziell dafür angelegtes Verzeichnis. Über die Befehle Datei/Assistenten/Dokumenten-Konverter/ von MS-Office nach Open Office ? und retour kann der Batch-Prozess initiiert werden Anschließend legen Sie das Quellformat fest, geben an, ob es sich um Dokumente oder Vorlagen handelt, und spezifizieren Quell- und Zielverzeichnisse. Mit der Bestätigung werden alle MS-Dokumente des Quellverzeichnisses konvertiert und als Open-Office-Dokumente im Zielverzeichnis abgelegt. Wählen Sie statt eines Dokuments eine Vorlage aus, dann wird die MS-Office-Vorlage als Open-Office-Vorlage gespeichert.

Probleme beim Austausch

Im Allgemeinen erfolgt die Konvertierung in einer akzeptablen Qualität ohne Formatverluste. Dies gilt aber nur für einfache Dokumente bis zu einem bestimmten Komplexitätsgrad. Diese einfachen Dokumente enthalten keine Makros, keine proprietären Grafiken, keine komplexen Formatierungen und keine Elemente, beispielsweise Fußnoten, Tabellen oder Indizes.

Enthalten Dokumente eins oder mehrere dieser Elemente, können Verluste und Probleme auftreten. Besonders kritisch wird es bei Elementen, die in der Open-Office-Umgebung nicht zur Verfügung stehen. In diesem Fall verliert das importierte Dokument Teile seiner Funktion oder seines Inhalts.

Als OLE-Objekte eingebettete Excel-Tabellen gehen beispielsweise verloren ? eine nicht weiter erstaunliche Tatsache. Denn wenn es den Datenserver Excel nicht mehr gibt, kann er dem Open-Office-Konverter nicht mehr die Inhalte der XLS-Datei liefern.

Eine Vielzahl von Problemen hat ihre Ursache in konzeptionellen Unterschieden der beiden Programme. Ein Beispiel ist die Übernahme von Serienbriefdokumenten, für die ein anderes Word-Dokument als Datenquelle dient. Da Writer nur mit Open-Office-Datenquellen umgehen kann, löscht es bei der versuchten Übernahme alle Felder mit Bezug zu externen Datenquellen.

Dies gilt auch für Microsofts Office-Dokumente, die mit Schaltflächen, Optionsfeldern und anderen Control-Elementen aus der Steuerelement-Toolbox bestückt sind. Open Office zeigt die Controls zwar an, wegen der unvereinbaren Makrokonzepte löscht es aber den zugehörigen VBA-Code.