Adobe Acrobat 8
Der PDF-Spezialist: Neuheiten ausreizen

Allgemein

Wer professionell mit PDFs arbeitet, kommt an Acrobat 8 nicht vorbei. Der Workshop zeigt, wie Sie damit Mails archivieren und mehrere Dokumente zu einem PDF-Paket zusammenfassen können.

PDF-Pakete: Mehrere Dokumente in ein PDF

Adobe Acrobat 8

PDF-Pakete eignen sich gut, um Inhalte aus verschiedenen Quellen in einer Datei zusammenzufassen. Über Datei/PDF erstellen/Aus mehreren Dateien oder mit Dateien zusammenführen öffnet sich ein Auswahldialog, über den man alle Inhalte des neuen PDF-Dokuments bestimmt. Es lassen sich beliebige Dateiformate auswählen. Vor dem Konvertieren in PDF können Nutzer die Reihenfolge der Dokumente bestimmen und Druckbereiche festlegen, um nur Teilbereiche statt der gesamten Datei zu übernehmen. Dazu genügt ein Rechtsklick auf eine eingefügte Datei und die Auswahl der Option Seiten wählen aus dem Kontextmenü. Es erscheint eine Vorschau des Dokuments, die leider oft klein und unübersichtlich ist.

PDF-Pakete: Postfächer archivieren

Eine feine Funktion ist der Konverter, der Postfächer aus Outlook und Lotus Notes in ein PDF-Archiv verwandelt. Hierzu genügt ein Klick auf die eingebettete Schaltfläche Adobe PDF und den Eintrag In Adobe PDF konvertieren.

Dabei spielt es keine Rolle, ob einzelne Mails oder komplette Mailordner als PDF archiviert werden sollen. Klickt der User auf Ausgewählte Ordner, erscheint ein Dialog, in dem man die gewünschten Mailordner für das Archiv markiert. Das Besondere dabei: Acrobat 8 baut ein PDF-Paket, in dem die Mails der ausgewählten Ordner als einzelne Dokumente innerhalb einer umschließenden PDF-Datei liegen. Ein Klick auf die Spalten (Postfach, Absender, Betreff, Datum und Größe) ändert die Sortierung.

PDF-Pakete: Mail-Archiv aktualisieren

Wählt man im Mail-Client unter Adobe PDF den Menüpunkt Konvertieren und an vorhandene Adobe PDF-Datei anhängen, wird ein bestehendes Archiv um neue Mails erweitert. Acrobat wandelt dann automatisch nur die Mails um, die noch nicht im Paket enthalten sind.

Unter Adobe PDF/automatische Archivierung können zudem Regeln für die automatische Konvertierung von Postfächern eingerichtet werden. Ein Tipp: Wählen Sie im Reiter Einstellungen unbedingt die Check-Box Index zur schnelleren Suche einbetten. Das beschleunigt in großen Mail-Archiven die spätere Suche ungemein.

Sicherheit: Erweiterter Passwortschutz

Über Erweitert/Sicherheit lassen sich Dokumente nach wie vor per Passwort verschlüsseln oder digital signieren. Neu ist, dass Acrobat 8 deutlich mehr Optionen kennt und bestimmte Funktionen wie das Drucken, Bearbeiten oder Kommentieren nur nach Eingabe des Passworts erlaubt.


Sicherheit: Textstellen schwärzen

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Verbessert hat Adobe in Acrobat 8 auch den Umgang mit sensiblen Daten. So steht unter Erweitert/Schwärzung eine neue Werkzeugleiste zur Verfügung, die sensible Bereiche im PDF-Dokument durch schwarze Balken ersetzt. Anders als bisher verspricht Adobe, den Text unter dem geschwärzten Bereich komplett zu entfernen.

Hilfreich ist die Funktion Suchen und schwärzen, die vorgegebene Suchbegriffe im gesamten Dokument findet und zum Schwärzen markiert. Mit Schwärzung anwenden werden markierte Bereiche endgültig unsichtbar. Zuvor sollte man allerdings zur Sicherheit eine Kopie des Originals anlegen, denn einmal ausgeführte Schwärzungen lassen sich nicht mehr rückgängig machen.

Nach dem Schwärzen bietet Acrobat an, die Metadaten des Dokuments zu prüfen, um diese ebenfalls zu entfernen. So lässt sich zuverlässig verhindern, dass die Eigenschaften der Datei verraten, von wem der Inhalt stammt.

Arbeit mit PDFs: Belege anhängen

Über Dokument/Datei anhängen können beliebige Originaldokumente an ein PDF angefügt werden. Allein hierfür lohnt jedoch der Umstieg auf Acrobat 8 nicht: Ähnliche Funktionen lassen sich mit dem Freeware-Tool PDF Bundle problemlos ohne Acrobat 8 nutzen.

Arbeit mit PDFs: PDF in Word und Co. umwandeln

Nützlich ist das Exportieren von PDF-Dokumenten in Formate wie Word, RTF, HTML, XML oder Postscript via Datei/Exportieren. Ein Klick speichert die PDF-Inhalte im gewünschten Format ab. Zwar sind die Ergebnisse selten perfekt und erfordern manuelle Nacharbeit, aber immerhin erhält man so schnell ein editierbares Format.

PDF-Formulare: Formulare schneller erstellen

Über Formulare/Formularfelderkennung ausführen sucht Acrobat eigenständig nach Formularfeldern in einer PDF-Datei. Bei einfachen Eingabefeldern klappt das sehr zuverlässig. Nur bei Auswahloptionen, die man etwa über Kästchen im Word-Dokument vorgesehen hat, hapert es. Diese muss man per Hand einfügen, ebenso wie Auswahl- und Drop-down-Listen.


PDF-Formulare: Formulare anpassen und tunen

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Für das manuelle Bearbeiten von Formularen bringt Acrobat 8 den Lifecycle Designer mit, allerdings nur für Windows-Anwender. Einfache Arbeiten lassen sich aber auch in Acrobat erledigen. Hierzu stellt man die nach der Formularfelderkennung geöffnete Vorschau über den Button Layout bearbeiten und das Menü Formular/ Formular in Acrobat bearbeiten in den Editiermodus. Die Eingabefelder lassen sich dann mit der Maus anklicken. Über das Kontextmenü definieren Nutzer Hilfetexte als Tooltipp, das Erscheinungsbild, Textformatierung und Ausgabe oder Regeln für die Prüfung von Benutzereingaben.

Wichtig ist die Funktion Formular/Felder bearbeiten/Tab-Reihenfolge festlegen. Nach dem Aufruf fragt Acrobat, ob es die Reihenfolge selbst festlegen soll. Schlägt das fehl, ruft man die Funktion erneut auf und antwortet mit Nein. Nun klickt man mit der Maus die Felder in der gewünschten Reihenfolge. Wichtig dabei: Genau zielen, denn ein Klick außerhalb eines Felds beendet das Bearbeiten der Tab-Reihenfolge.

PDF-Formulare: Formular-Antworten verarbeiten

Ein echtes Novum bietet Acrobat 8 mit dem automatischen Verteilen von Formularen inklusive der Organisation des Rücklaufs und der Übernahme der Formulardaten. Per Anhang zurückgesandte Formulare muss man nur noch öffnen. Acrobat bietet automatisch an, das PDF einem Paket hinzuzufügen und extrahiert die eingetragenen Daten. Um diese in Excel, Access oder anderen Programmen weiterzuverwenden, kann der gesamte Inhalt des PDF-Pakets mit der Schaltfläche Daten exportieren in eine CSV-Datei gespeichert werden.

Damit das alles klappt, muss man in die Formulare einen Rücksende-Button einfügen. In Acrobat selbst ist das aufwendige Handarbeit, daher empfiehlt es sich, an dieser Stelle den Lifecycle Designer zu benutzen. Dieser bietet beim Anlegen über Formular/Neues Formular erstellen automatisch an, Buttons fürs Rücksenden und Drucken einzufügen.

Über Formular verteilen (in Acrobat unter Formular, im Lifecycle Designer unter Datei) kann man das PDF dann per Mail versenden. Ein Wizard fragt die Mail-Adressen und das Postfach für die Rücksendung ab.

PDF-Teamwork: Kommentare zusammenfassen

PDF-Dokumente, die mehrere Kollegen gemeinsam zur Überarbeitung oder Freigabe erhalten, verteilte man bisher am besten nacheinander. Bei gleichzeitiger Bearbeitung war das Chaos hinterher einfach zu groß, die verschiedenen Kommentare in unterschiedlichen Dateien kaum wiederzufinden. Jetzt kann man diese über Kommentare/Kommentare zusammenfassen komfortabel zusammenführen. Sehr praktisch ist dabei die Möglichkeit, die Kommentare außerhalb des eigentlichen Dokuments auf eine zweite Seite zu stellen, was die Übersicht deutlich verbessert.


PDF-Teamwork: Gemeinsam an Dokumenten arbeiten

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Ein wirklicher Fortschritt ist die Möglichkeit, PDF-Dokumente zum Bearbeiten nicht per Mail, sondern über einen gemeinsamen Arbeitsordner
bereitzustellen. Erst dann ist wirkli
che Gruppenarbeit möglich.

Für die Teamarbeit reicht ein Netzlaufwerk, auf das alle Bearbeiter Schreib-Zugriff haben. Wer unter Kommentare die Funktion Zur gemeinsamen Überprüfung senden erstmals aufruft, dem hilft ein Assistent, Speicherort und sonstige Einstellungen für die Überarbeitung festzulegen.

Neben freigegebenen Netzlaufwerken unterstützt Acrobat 8 auch Sharepoint sowie Webdav-Server (Distributed Authoring and Versioning). Ist der Speicherort einmal definiert, kann man Optionen für die Überarbeitung festlegen und dann die Teilnehmer per Mail einladen.

Kompatibilität: PDF-Standards und Qualität prüfen

Unter Erweitert/Preflight oder über die Tastenkombination [Umschalt] + [Strg] + [X] steht ein neues Tool bereit, mit dem Acrobat-8-Nutzer die Kompatibilität der aktuellen Datei zu vorherigen PDF-Versionen, den Standards PDF-A oder PDF-X oder auch die Qualität der Datei etwa für Druckausgaben prüfen können. Preflight hilft so, die vielen Optionen beim Speichern von PDF-Dokumenten richtig einzustellen. Außerdem lassen sich hier mit einem Klick vorhandene Dateien zuverlässig in das PDF-A- oder PDF-X-Format umwandeln.