Hilfe bei Serienbriefen bietet der Serienbriefassistent
Texte für Word-Serienbriefe

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Komfortabel lassen sich Serienbriefe in Word 2003 auf der Grundlage einer Tabelle in Excel 2003 erzeugen.

Komfortabel lassen sich Serienbriefe in Word 2003 auf der Grundlage einer Tabelle in Excel 2003 erzeugen. Der Seriendruck-Assistent aus dem Menü Extras stellt die Verknüpfung zwischen den Excel-Daten und dem Seriendruck-Feld im Word-Dokument her. Allerdings übergibt Excel 2003 ausschließlich Werte. Formatierungen wie Tausender-Trennzeichen, eine bestimmte Anzahl von Dezimalstellen, Doppelpunkte bei Uhrzeiten oder automatisch angehängte Währungen gehen beim Export verloren. Unter der Voraussetzung, dass die Einträge in den Excel-Zellen fertig berechnet und nicht die Grundlage für weitere Kalkulationen sind, können Sie die Inhalte der Felder mit Hilfe der Funktion TEXT in alphanumerische Zeichenketten umwandeln. Diese übergibt Excel 2003 daraufhin korrekt an dieWord-Serienbriefe. Die Syntax der Funktion lautet:

=TEXT(Wert;Format)

Ein Beispiel: In der Zelle B2 steht der in Excel formatierte Wert 4703,19 ?. An Word soll ein Millionenbetrag mit führenden Nullen übertragen werden. Mit transportiert werden muss auch das Währungszeichen. Als Quellfeld für den Serienbriefassistenten ist B3 definiert. Damit die Übergabe klappt, steht in dieser Tabellenzelle die TEXT-Funktion mit folgenden Argumenten:

=TEXT(B2;?0.000.000,00?)&? ??

Der Seriendruck-Assistent schickt nun die Zeichenfolge 0.004.703,19 ? an Word. Der Eintrag in Feld B2 wurde um drei führende Nullen und die Tausender-Trennzeichen ergänzt. Zusätzlich addiert wurden außerdem das kaufmännische Und, ein Leerzeichen sowie das Euro-Symbol. In ein Seriendruck-Feld von Word-Dokumenten können nach dem gleichen Muster beliebige Inhalte wie Texte, Uhrzeiten oder Prozentwerte aus Excel übernommen werden.

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