Einsparungen an Speicherkapazität durch Personalaufstockung?
Ein Loblied auf die Verantwortlichen für das Dokumentenmanagement

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Unternehmen, die einen Chef für das Dokumentenmanagement einstellen, könnten mit Einsparungen an Speicherkapazität und anderweitigem Nutzen belohnt werden.

Kampf gegen die Datenflut

Einsparungen an Speicherkapazität durch Personalaufstockung?

Vor ungefähr einem Monat hat ein sehr großer Hersteller von Kopierausrüstungen vorgeschlagen, dass die Unternehmen einen Chef für das Dokumentenmanagement (Chief Document Officer – CDO) ernennen sollten. Zuerst habe ich diesen Gedanken verworfen, weil er von einer Firma kam, die ein persönliches Interesse daran hat, ihre Produkte an den Mann zu bringen aber dann habe ich mir das Ganze etwas genauer überlegt.

Es ist in der Tat eine gute Idee. Jeder Bereich eines Unternehmens hat Interesse an der Erstellung, Speicherung und Verarbeitung von Informationen. Verkaufsteams wollen alle nur möglichen Informationen, um ein Geschäft zu machen und es kümmert sie nicht im geringsten, wie diese Informationen generiert wurden oder woher sie stammen (oder was mit ihnen im Nachhinein passiert).


Viele Bedürfnisse

Einsparungen an Speicherkapazität durch Personalaufstockung?

Die IT-Mitarbeiter wollen die Infrastruktur zum Laufen bringen aber es muss ihnen jemand sagen, was gebraucht wird. Rechtsanwälte wollen alles dokumentiert haben.
Die Marketingleute wollen das äußere Erscheinungsbild und die Griffigkeit eines Produkts steuern und kontrollieren. Aber keiner hat die Aufgabe, die verschiedenen Interessengruppen gegeneinander abzuwägen und das optimale Vorgehen durchzusetzen.

Als Folge werden Informationen generiert ohne darauf zu achten, ob sie bereits existieren, mit der Firmenmarke in Einklang stehen, den Vorschriften der Regulierungsbehörden oder Forderungen der Rechtsanwälte im Streitfall entsprechen,
das geistige Eigentum geschützt und Zeitverschwendung verringert wird.

Keiner möchte sich dieses Problems annehmen also muss das jemand anderes lösen. Leider sind das die Administratoren und Rechtsanwälte, die den ganzen Schlamassel Monate oder Jahre später sortieren müssen, was mit hohen Kosten verbunden ist und im Allgemeinen lange nachdem die für das Chaos verantwortlichen Personen ?gefeuert? worden sind.


Riesige Datenablagen

Einsparungen an Speicherkapazität durch Personalaufstockung?

Nicht nur große Finanzunternehmen müssen sich damit befassen. Es ist unrealistisch von kleineren unternehmen zu erwarten, dass sie Millionen ausgeben aber es muss trotz allem etwas getan werden.
Problem ist, dass niemand Zeit noch Geld dafür aufwenden will, diesen Kuddelmuddel zu bereinigen. Also werden die Datenablagen immer größer. Es ist nicht leicht, zwischen dem Erfordernis abzuwägen, angemessene Unterlagen aufzubewahren einschließlich der damit verbundenen Kosten und gleichzeitig die Datenschutzrechte (oder: Rechte auf Privatsphäre?) der Mitarbeiter zu wahren.

Aufgrund der beträchtlichen Kosten ist es für Unternehmen sehr wichtig, abzusichern, dass Informationen sinnvoll genutzt werden. An der Stelle kommt der CDO ins Spiel. Damit es funktioniert, müsste der CDO genügend Befugnisse und Geldmittel zur Verfügung haben, um Regeln und technische Systeme für den Informationsfluss im Unternehmen einzuführen.


Organisation ist alles

Einsparungen an Speicherkapazität durch Personalaufstockung?

Das Ziel besteht in der Minimierung von Kosten, Maximierung der Rendite, Minimierung der Gefahren für Firmengeheimnisse, in der effizienten Speicherung und Lokalisierung von Daten und – an erster Stelle – den Geschäftsbetrieb überhaupt zu ermöglichen.

Der CDO müsste auch die Bunker voller Informationen innerhalb der Firmen verschlanken.

Mit anderen Worten müsste er Susan verbieten, alle finanziellen Voraussagen und Tabellenkalkulationen auf ihrer Workstation zu speichern und Fred zwingen, die Kundenlisten zu bereinigen. Das ist wahrscheinlich nicht gerade ein toller Job aber ich glaube, wenn man das Problem nicht gewissenhaft angeht, sind höhere Kosten die Folge als für einen CDO.