Schmelzen Formatstandards die Dokumentenberge?
Dokumente, Dokumente und kein Ende?..

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Von der Wiege bis zur Bahre… heutzutage sitzen wir noch auf einem weitaus größeren Berg von Dokumenten als nur Formularen. Ist die Verwendung des aktuellsten Formats für die Unternehmen ein Garant dafür, dass ihr Dokumentenberg schmilzt?

Kampf der Formate

Schmelzen Formatstandards die Dokumentenberge?

Die Auslieferung der Betaversion von Microsofts neuestem Office 2007 wirft ein gleißendes Licht auf den sich abzeichnenden Kampf zwischen dem Open XML-Format von Microsoft und dem Open Document Format – ODF.

ODF wird von einer Reihe von Anbietern unterstützt, aber die Dominanz von Microsoft kann zur Folge haben, dass Open XML als de Facto Norm die Nase vorn hat – außer, wenn genügend öffentliche Körperschaften auf ODF bestehen. Anfang Juli gab Microsoft schon deswegen klein bei – man will ein Tool liefern, das die ODF-Ausgabe erlaubt. Ob dies sich nun wirklich an Standards hält, ist wie immer bei Microsoft fraglich – die XML-Formate von MS sind gewöhnungsbedürftig, und auch die HTML-Abänderungen im Internet Explorer halten sich nicht ganz an die Vorgaben des entsprechenden Industriekonsortiums.


De Facto-Standards gegen den Neuheitenwahn

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Ich habe nur einen Wunsch – ein Format, das funktioniert.

Die große Mehrheit der Nutzer hat relativ simple Anforderungen, denen man mit dem, was wir haben, mehr als gerecht wird, auch wenn die aktuelle Norm ein “proprietäres” Microsoft-Dateienformat ist. Es sind so viele Dokumente mittels Microsoft-Produkten erstellt worden, dass ich glaube, die Rückwartskompatibilität wird noch in Generationen von Software aller Lieferanten viele Jahre enthalten sein – wie es etwa OpenOffice mit seinen Word-Im- und Exporten vormacht.

Damit Nutzer ermuntert werden, neue Lizenzen zu erwerben (und Gebühren zahlen?) muss Microsoft entweder neue Funktionalitäten bieten oder wenigstens so tun als ob. Die Technologie schreitet weiter fort und die Zusammenarbeit sehr unterschiedlicher IT-Infrastrukturen wird in zunehmendem Maße ein wesentlicher Bestandteil einiger Großunternehmen. Wie viele Unternehmen jedoch sind groß genug, die Kosten für eine Rieseninvestition für die neuesten Microsoft-Technologien sowohl zu rechtfertigen als auch aufzubringen? Warum soll ein Excel-Sheet nicht mehr per Email verschickt werden oder das bestehende Dokumentenmanagement-System – basierend auf entsprechenden Versionen – nicht mehr genutzt werden?


“Must-haves” braucht nicht jeder

Schmelzen Formatstandards die Dokumentenberge?

Müssen mehrere Nutzer wirklich von allen vier Ecken der Welt gleichzeitigen Zugriff auf ein Dokument haben? Ja, wäre schon nett, aber das größte Problem bestünde darin, all diese Individuen mit der richtigen Technologie unter einen Hut zu bekommen. Da haben wir wieder den menschlichen Faktor – die Nutzer wollen es einfach nicht so machen, wie die Software-Anbieter wollen, dass sie es tun.

Ich bin mit Word, so wie es ist, absolut zufrieden. Als einziges würde ich mir wünschen, dass Microsoft seine Funktion zum Verlinken von Dokumenten untereinander verbessert – etwas, worauf ich nun seit mehr als 15 Jahren warte. Ganz offensichtlich wollen oder brauchen die meisten Nutzer diese Funktion nicht. Und könnte man das nicht von den meisten Funktionen sagen, für die die Werbetrommel als nächstes “must have” gerührt wird?


Datenhaltung macht mehr Probleme als die Erstellung

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Während ich glaube, dass die Anzahl der Dokumente, die mit Word erstellt wird, dafür sorgen wird, dass deren Support den Lebenszyklus der Information selbst bei weitem überdauern wird, liegt das wahre Problem der Unternehmen heutzutage im Bereich der Datenspeicherung und des -zugriffs.

Die Schwierigkeit liegt nicht so sehr beim Dateiformat oder dem Speicherbedarf, sondern eher bei der Art des Dokumenten-Mangements wie es von Regulierungsbehörden und Gesetz vorgeschrieben wird – Stichwort Dauerdatenhaltung..

All diese Systeme basieren entweder auf ungenauen automatisierten nachträglichen Klassifikationen oder verlassen sich auf menschliche Wesen – die erfahrungsgemäß anfällig für Trotz, Faulheit und Starrköpfigkeit sind.


Effektivere Nutzung vermeidet Storage-Chaos

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Die einzige Möglichkeit, den wachsenden Dokumentenberg unter Kontrolle zu halten, ist vor allem, ihn am Wachsen zu hindern. Brauchen wir wirklich so viele Memos und Emails?

Ich möchte behaupten, dass viele unserer Geschäftspraktiken auf Trägheit oder Mangel an Weitblick gegründet sind. Anstatt auf die neueste Software-Version zu schielen, sollten wir vielleicht versuchen, das, was wir schon haben, effektiver einzusetzen.