Office – Datenaustausch
Von MS Office nach OpenOffice

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Für OpenOffice-Anwender gehört der Datenaustausch mit Microsoft-Formaten zum Alltag – doch nicht immer gelingt die Konvertierung reibungslos. Linux Professionell zeigt, wie sich Probleme vermeiden lassen.

OpenOffice

Office – Datenaustausch

Das Open-Source-Pojekt OpenOffice kommt bei immer mehr Unternehmen und privatenAnwendern zum Einsatz. Inder Praxis zeigt sichdie Softwareals mindestens so leistungsfähig wie Microsoft Office. Wie bei der Office-Suiteaus Redmond zählen Textverarbeitung (Writer), Tabellenkalkulation (Calc) und Präsentation (Impress) zum Leistungsportfolio. Hinzu kommen ein vektorfähiges Desktop-Publishing-Tool, ein Formel- und HTML-Editor, Dateikonvertierung und verschiedene Datenbank-Werkzeuge. Die hohe Verbreitung verdankt Open- Office aber vor allemMerkmalen, die es von kommerziellen Programmen wie Word und Co. unterscheiden. Neben der Tatsache, dass OpenOffice auch im Unternehmenseinsatz uneingeschränkt kostenlos genutzt werden kann, gibt es – anders als bei Microsoft – auch keinen Zwang zum Wechsel auf neue Versionen oder zur Registrierung. Ein Vorteil gerade für die vielen kleinen und mittelständischen Firmen, die die schnellen Produktlebenszyklen von Microsoft-Software nicht mitmachen können oder wollen.

Keine versteckten Inhalte
Vor allem gibt es in OpenOffice keine versteckten Dokumenteninhalte, über die Informationen ausspioniert werden können, und keinen unbemerkt im Hintergrund ablaufenden Datenaustauschmit dem Hersteller. Und nicht zu vergessen: Das Programm wird unter der GPL ohne Lizenzgebühren vertrieben und kann kopiert und auf beliebig vielen Rechnern genutzt werden. Besonders bewährt hat sich OpenOffice in Migrationsprojekten und in gemischten Umgebungen. Da das Programm nicht nur in einer Linux-Version erhältlich ist, sondern auch für Mac, Windows und andere Unixbasierte Systeme zur Verfügung steht, kann es als Schnittstelle zwischen diversen Datenformaten dienen. Dies macht den Einsatz bei der Migration und in gemischten Betriebssystemumgebungen besonders sinnvoll. Schließlich kommt es gerade hier auf eine gute Austauschmöglichkeit der Dokumente zwischen verschiedenen Office-Programmen an. Und auf die Zusammenarbeit mit Microsoft Office haben die Entwickler von OpenOffice besonderen Wert gelegt.


Vergleich der Dateiformate

Office – Datenaustausch

Ein paar grundlegende Dinge zu den unterschiedlichen Dateiformaten von Microsoft und OpenOffice sollten Sie vorab kennen. Microsoft verwendet für seine Office- Versionen ein eigenes binäres Dateiformat, das Text, Attribute, eingebettete Grafiken, Metadaten und Layout-Elemente als OLE-strukturierte Daten speichert. Ohne das entsprechende Programm beziehungsweise spezielle Reader sind die mit Word und Co. erstellten Dateien nicht lesbar. OpenOffice nutzt hingegen ein XML-basiertes Dateiformat. Das Programm speichert den Inhalt, das Layout und die Formatierungsinformationen jedes Dokuments als eigenen Satz von XML-Streams oder Unterdokumenten. Ein typisches OpenOffice- Dokument besteht aus mehreren solcher XML-Streams, darunter content.xml für die Speicherung des Hauptinhalts inklusive Tabellen und Grafiken. Oder settings. xml für Einstellungen wie Drucker, Zoomniveau oder Fenstergröße.

Daten im Klartext
Der Vorteil des XML-Formats: Inhalte werden in OpenOffice im Klartext gespeichert. Sie sind damit direkt lesbar und weiter verarbeitbar, ohne dass das Ursprungsprogramm benötigt wird. Damit ist es zum Beispiel möglich, Programme zu schreiben, die Formularemit Inhalten einer Datenbank automatisch ausfüllen. Außerdem können Sie sicher sein, dass Sie auf Ihre Dateien auch in vielen Jahren noch uneingeschränkt zugreifen können. Das ist gerade im geschäftsmäßigen Einsatz aufgrund der langen Aufbewahrungsfristen für Unterlagen ein nicht zu unterschätzender Vorteil. Die Dokumente und XML-Streams werden komprimiert im ZIP-Format abgelegt. OpenOffice-Dokumente belegen infolgedessen wenig Festplattenspeicher und lassen sich mit jedem beliebigen Packer extrahieren. Verwendet wird allerdings nicht die Endung .zip, sondern unterschiedliche Kennungen für die einzelnen Teilanwendungen wie bei MS Office. Das neue Dateiformat, das OpenOffice 2.0 nutzt, beruht weiterhin auf komprimierten XML-Dateien, richtet sich aber jetzt nach den Beschlüssen des Standardisierungsgremiums OASIS. Mit dem OASIS-Standardformat »OpenDocument« wird ein allgemeines Format für Office-Anwendungen definiert, um den Dokumentaustausch zu erleichtern. Neben OpenOffice.org 2.0 wird es künftig auch von KOffice als Standard- Dateiformat genutzt.


Import und Export

Office – Datenaustausch

OpenOffice verfügt über sehr gute Filter für den Datenaustausch. Über diese Filter können Sie Microsoft-Office-Dateiformate in OpenOffice öffnen und bearbeiten. In umgekehrter Richtung können Sie Open- Office-Dateien auch wieder als Word-Dokument, Excel-Tabelle oder PowerPoint-Präsentation speichern – und zwar in älteren und aktuellen Formaten wie etwa Microsoft Office 97/2000/XP. Auch Microsoft-Dokumentenvorlagen können Sie bearbeiten. Der Austausch von Textdokumenten zwischen Word undOpenOfficeWriter funktioniert sehr gut, auch lange Dokumente behalten ihre Form und die Textformatierungen bleiben erhalten. Der Transport der Daten funktioniert am besten von OpenOffice für Windows zu Microsoft Office. Um eine MS-Office-Datei mit OpenOffice zu lesen oder zu bearbeiten, brauchen Sie diese Datei lediglich zu öffnen – die Konvertierung erfolgt automatisch. Um umgekehrt eine OpenOffice-Datei in ein MS-Format zu exportieren, wählen Sie in OpenOffice den Befehl Datei/Speichern unter und wählen den passenden Eintrag, der auf das entsprechende Microsoft-Format verweist. Statt der Einzelkonvertierung können Sie mehrere MS-Office-Dokumente und Vorlagen auch in einem Rutsch umwandeln. Kopieren Sie hierzu dieMicrosoft-Dokumente oder -Vorlagen in ein speziell dafür angelegtes Verzeichnis. Über Datei/Assistenten/ Dokumenten-Konverter kann der Batch- Prozess initiiert werden. Danach legen Sie das Quellformat fest, geben an, ob es sich umDokumente oder Vorlagen handelt, und spezifizieren Quell- und Zielverzeichnis. Mit der Bestätigung werden alle Microsoft-Dokumente des Quellverzeichnisses konvertiert und als OpenOffice-Dokumente im angegebenen Zielverzeichnis abgelegt.


Probleme beim Austausch

Office – Datenaustausch

Im Allgemeinen erfolgt die Konvertierung ohne Verluste. Dies gilt aber nur für einfache Dokumente ohne Makros, proprietäre Grafiken, komplexe Formatierungen und Elemente wie Fußnoten, Tabellen oder Indizes. Enthalten Dokumente eines oder mehrere dieser Elemente, können Verluste und Probleme auftreten. Sehr komplex formatierte Dokumente sind kritisch. Dies zeigen folgende Beispiele: Einige Layout- Möglichkeiten und Formatattribute in komplexen Microsoft-Office-Dokumenten werden in OpenOffice unterschiedlich bearbeitet oder nicht unterstützt. Daraus ergibt sich, dass konvertierte Dateien von Hand nachformatiert werden müssen. Der Anteil der Nachbearbeitung verhält sich proportional zur Komplexität der Struktur und der Formatierung des Quelldokuments. Probleme beim Konvertieren können auch daraus entstehen, dass unter Windows andere Schriftarten üblich sind als unter Linux. OpenOffice zeigt zwar in umgewandelten Dokumenten die Windows- Schrift, für den Ausdruck wird aber eine Ersatzschrift verwendet.

Inkompatible Profifunktionen
Spezielle Profi-Funktionen, für die es in der jeweiligen Anwendung kein Gegenstück gibt oder die in den einzelnen Office- Paketen völlig anders realisiert werden, sind ebenfalls oft nicht kompatibel ? weder in ein die eine noch in die andere Richtung. So kann OpenOffice etwa in einem Rechnungsformular aus Word zwar die Feldfunktionen erkennen und erhalten, Tabellenfunktionen und die automatische Ausrichtung von Zahlen am Dezimaltrennzeichen in Word-Tabellen gehen aber verloren. Auch übersetzte Feldfunktionen, die in Word auf benutzerdefinierte Dokumenteigenschaften zugreifen, sind nicht ausführbar.


Probleme in Office-
Anwendungen

Office – Datenaustausch

Oft liegen die Probleme beim Datenaustausch zwischen MS Office und OpenOffice im Detail der einzelnen Anwendungen. InWriter, aber auch in Calc, gehen beispielsweise OLE-Objekte verloren, da die entsprechenden OLE-Server unter Linux nicht verfügbar sind. Einige Kontrollfelder und die Microsoft-Office-Formularfunktionen werden nicht konvertiert. Inhalts- und andere Verzeichnisse werden nicht unterstützt, ebenso wenig Hyperlinks und Textmarken. Tabellen, Rahmen und mehrspaltige Formatierungen werden bei Word/Writer in ihrer Formatierung beeinträchtigt. OpenOffice und Microsoft verwenden verschiedene Tabellenmodelle, so dass es zu Unterschieden in der Darstellung kommen kann. Viele Abweichungen beim Layout nach einer Konvertierung lassen sichauf »unsachgemäße « Formatierungstechniken zurückführen. Umdie Treue des Dokumenten-Layouts zu erhöhen, sollte sichergestellt werden, dass der ursprüngliche Text sauber formatiert ist, das heißt alle Formatierungen in Word beziehungsweise OpenOffice mit Formatvorlagen realisiert werden. Das kann also bedeuten, dass Sie zum Beispiel bei aufwändig erstellten Word-Briefvorlagen nach dem Import in OpenOffice Anpassungen vornehmen müssen und umgekehrt.

Anpassen von Formatierungen
Große und komplexe Spreadsheets müssen auf besondere Formatierungstechniken und enthaltene Logik (Formeln, Add-ins) überprüft werden. Pivot-Tabellen beispielsweise sind nicht konvertierbar, der Datenpilot von OpenOffice Calc ist in der Funktionalität schwächer als der Pivot-Tabellen- Assistent von Excel. Die bedingte Formatierung ist in OpenOffice anders organisiert. Entsprechende Einstellungen aus Excel werden in OpenOffice nicht übernommen. Einfache PowerPoint-Präsentationen werden normalerweiseohne Probleme durch Impress korrekt übernommen. Präsentationen, die erweiterte Layoutfunktionen und Effekte verwenden, führen in der Regel zu einer unterschiedlichen Darstellung im konvertierten Dokument.


Übernahme von Makros

Office – Datenaustausch

Ein spezielles Problem sind Makros. Diese werden besonders in Unternehmen häufig als Methode zur Erweiterung der Office- Automation genutzt. Nicht selten werden ganze Workflows zwischen Abteilungen über Makros automatisiert. Leider können MS-Office-Makros nicht nach OpenOffice übernommen werden ? zweifellos ein zentraler Nachteil einer Open- Source-Migration. Zwar gibt es Makros auch in OpenOffice. Microsoft Office arbeitet jedoch mit VBA-Code (Visual Basic for Applications), OpenOffice.orgmit StarBasic-Code, der auf der OpenOffice.org-API basiert. Die Programmiersprache ist zwar ähnlich, aber es kommen unterschiedliche Objekte und Methoden zum Einsatz. Wollen Sie Office-Makros weiterhin nutzen, müssen Sie diese neu schreiben oder manuell überführen. Zur Neuerstellung steht unter OpenOffice eine entsprechende Entwicklungsumgebung zur Verfügung, die über Extras/Makros und den Button Bearbeiten aufgerufen werden kann. Möchten Sie die Makros aus Microsoft- Office-Dateien überführen, können Sie diese in OpenOffice einladen. Basic-Code von Microsoft Office wird importiert, allerdings nicht ausgeführt. Die Abfrage erfolgt bereits beim Laden eines Dokuments. Sie haben dann die Möglichkeit, den Makrocode im Basic-IDE-Editor von OpenOffice.org ein zusehen und zu bearbeiten. Einer Bearbeitung des Codes in der integrierten Entwicklungsumgebung von OpenOffice steht nichts im Wege, der veränderte Code wird auch korrekt gespeichert. Die Konvertierung von Makros kann je nach Anzahl und Komplexitätsgrad zu einem sehr hohen Migrationsaufwand und erheblichen Kosten führen. Wenn Sie viele Makros konvertieren müssen, können Sie auch auf externe Dienstleister zurückgreifen, die diese Aufgabe übernehmen. Andererseits könnte das Makro-Problem aber auch die Unternehmens-IT konsolidieren und Anlass für eine Neuorientierung bei der Büroautomation sein. Umfür die Zukunft unabhängiger von einem bestimmten Office-Paket zu sein, könnten die zur Automation benötigten Module beispielsweise als Java- oder C++-Komponenten implementiert werden.

Goldene Regel: Verzicht
Bei der Dateikonvertierung zwischen Microsoft und OpenOffice können Sie von folgender Regel ausgehen: Je professioneller Sie mit Microsoft Office gearbeitet haben, desto mehr Verluste treten beim Datenaustausch mit OpenOffice auf und umgekehrt. Sollen Dokumente ständig und möglichst problemlos zwischen den Office- Paketen ausgetauscht werden, müssen Sie Verzicht üben. Wenn Sie sich nicht detailliert Gedanken darüber machen möchten, bestimmwas beim Datenaustausch funktioniert und was nicht, ist es ameinfachsten, einen Kompromiss zwischen den Suiten zu wählen. In der Praxis hat sich folgendes Vorgehen bewährt: Setzen Sie in Microsoft Office den Standard-Dateityp für das Speichernherunter, etwa auf das Niveau von Office 97. Damit müssen Sie zwar auf einige wenige Funktionen von Office 2000/XP/2003 verzichten – Sie sind aber bestens auf den Datenaustausch mit OpenOffice vorbereitet. Unter OpenOffice können Sie ebenfalls das Standard-Dateiformat ändern: Unter Extras/ Optionen können Sie unter Laden/Speichern/ Allgemein die Formate vonMicrosoft Office als Standard-Dateiformate für die Anwendungen von OpenOffice festlegen.


Tipps & Tricks

Office – Datenaustausch

Damit der Datenaustausch zwischen Microsoft Office und OpenOffice reibungslos funktioniert, sollten Sie bei den einzelnen Anwendungen auf folgende Punkte achten:

1. Textverarbeitung: Word und Writer
Die folgenden problematischen Eigenschaften vonMicrosoft Word sollten Sie vermeiden: OLE-Objekte, Autoshapes, Kontroll- und Formularfelder, Indizes, Tabellen und Rahmen, Hyperlinks und Bookmarks, Wordart-Grafiken. Verwenden Sie Zeichen- und Absatz-Formatvorlagen anstelle von direkter Formatierung. Nehmen Sie in die Vorlagen insbesondere die Abstände zwischen Absätzen auf. Setzen Sie strukturierte Texte in Tabellen, achten Sie besonders in Kopf- und Fußzeilen darauf, dass Sie regelmäßige Tabellen verwenden. Sobald Microsoft-Word-Tabellen in einer Zeile mehr Spalten haben als in einer anderen, gibt es beim Öffnen in OpenOffice Probleme. Definieren Sie Tab-Stopps so, dass nur ein Tabulator den Text zwischen zwei Spalten separiert. Alternativ kann das Tool zur Erstellung von Tabellen verwendet werden. Überprüfen Sie, dass das Seitenformat im Dokument identischmit der Druckerseitengröße ist. OpenOffice nimmt keine automatische Justierung vor, um eine korrekte Druckausgabe sicherzustellen.

2. Tabellenkalkulation: Excel und Calc
Die folgenden problematischen Eigenschaften von MS Excel sollten Sie vermeiden: Autoshapes, OLE-Objekte, Pivot- Tabellen, sehr spezielle Funktionen und Formeln, inhaltsabhängige Formatierung. Vermeiden Sie Array-Konstanten in Formeln. Calc unterstützt in Formeln keine Array-Konstanten wie Excel. Verzichten Sie auf Sonderzeichen in den Namen von Arbeitsblättern. Excel unterstützt mehr Sonderzeichen in der Bezeichnung von Arbeitsblättern als Calc. Vermeiden Sie Arbeitsblätter mit mehr als 32.000 Zeileneinträgen und Spreadsheets mit mehr als 256 Arbeitsblättern, da Calc nicht mehr Einträge unterstützt. Bei Charts ist Excel flexibler als Calc. Überprüfen Sie die Einstellungen für Datenquellen von Charts. OpenOffice verlangt beispielsweise, dass die Label immer in der ersten Zeile oder Spalte angeordnet sind. Ist dies nicht der Fall, werden in der Regel die Charts ohne Labels importiert. Liegt ein Passwortschutz für Dokumente vor? Calc kann keine passwortgeschützten Excel-Spreadsheets öffnen. Vor der Konvertierung muss der Schutz aufgehoben werden.

3. Präsentation: PowerPoint und Impress
Die folgenden problematischen Eigenschaften vonMicrosoft PowerPoint sollten Sie vermeiden: Autoshapes, Hintergrundgrafik der Masterseite, gruppierte Objekte und verschiedene Multimedia-Effekte. Verzichten Sie darauf, Präsentationen aus OpenOffice Impress mit Microsoft PowerPoint vorzuführen oder
umgekehrt. Der ständige Austausch führt zu Verlusten. Versuchen Sie niemals, eineMicrosoft-PowerPoint-Präsentation ohne vorherige Kontrolle mit OpenOffice vorzuführen. Die Ergebnisse können stark abweichen. Wenn Sie eine Präsentation mit Impress unter Linux erstellt haben und dieseauf einem Windows-Rechner vorführen müssen, dann verzichten Sie auf PowerPoint. Installieren Sie in diesem Fall die Windows-Variante von OpenOffice und starten Sie die Präsentation damit.