Neue Bürosuite von Microsoft im Beta-Test
Office 12 im Praxis-Check

Office-AnwendungenSoftware

Unter der neuen Benutzeroberfläche von Microsofts kommendem Office 12 verbirgt sich eine Vielzahl neuer Features. Im Beta-Test prüft PCpro die Praxistauglichkeit des neuen Designs und der Funktionserweiterungen.

Neues Funktionsband

Neue Bürosuite von Microsoft im Beta-Test

Das neue Office-Paket von Microsoft bringt neben einem überarbeiteten Design jede Menge neuer Funktionen mit. PCpro prüft die Beta-Version von Office 12 in praxisnahen Szenarios auf ihre Tauglichkeit für den Büroalltag.

Eins vorab: Das neue Funktionsband, Codename Ribbon, stellt die Interaktion mit den Office-Applikationen gehörig um. Im Beta-Test läuft das kontextsensitive Benutzerinterface absturzfrei und präsentiert sich komfortabel. Geübte Anwender sind aber durch jahrelange Praxis daran gewöhnt, sich durch Menüs zu hangeln und mit Dialogfenstern zu arbeiten. Microsoft verspricht zwar, dass die Arbeit mit dem Ribbon schneller von der Hand geht.

Im Test erweist sich die Oberfläche als durchaus intuitiv, erfordert aber eine Neuorganisation der Abläufe. Das kostet zunächst Zeit, die auch das kontextsensitive Angebot an Schaltflächen auf dem Ribbon nicht wettmacht. Zudem suchen die Tester teilweise minutenlang einen Menüpunkt wie Bearbeiten/Inhalte einfügen auf dem Funktionsband.


Diagnostics verhindert Abstürze

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Dass Office 12 im Entwicklungsstadium ist und noch Fehler enthält, ist im Praxis-Test kaum spürbar. Gegen Abstürze des fertigen Pakets soll das neue Tool Office Diagnostics helfen. Es prüft die Installationsdateien, verfügbare Updates, die Speicherorte für Dateien und den Arbeitsspeicher auf Fehler. Auf frisch eingerichteten Desktop-PCs und Centrino-Notebooks gibt es im PC-Professionell-Test an Office Diagnostics nichts zu bemängeln.

Komfortabler Zoom-Schieber

Keinen Anlass für Kritik bietet auch der neue Zoom-Schieber in der Statusleiste von Access, Excel, Powerpoint, Publisher und Word. Das Bedienelement scrollt von der Seiten- bis zur Buchstabenansicht. Innerhalb beispielsweise eines Word-Dokuments ist der Bezugspunkt die linke obere Blattecke. Je nach Bildschirmauflösung bei 1024 x 768 Pixel ab circa 450 Prozent wird die Cursorposition zum Fokus der vergrößerten Bildschirmdarstellung. Das vereinfacht die Orientierung des Anwenders auf der gerade zu füllenden Textseite.


Textverarbeitung mit Virus-Check

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Was auf topaktuellen Dual-Core-Maschinen nahezu verborgen im Hintergrund geschieht, bemerkt man auf älteren Notebooks oder PCs zum Beispiel beim Öffnen eines 25-MByte-Files: Word 12 prüft die in früheren Versionen der Textverarbeitung gesicherten Dokumente automatisch auf Makroviren. Dieser Prozess dauert auf dem 1,8-GHz-Notebook weniger als eine Sekunde. In der Statusleiste zeigt Word während des Imports einen Hinweis auf den Virencheck an.

Um Funktionen erweitert präsentiert sich der Part Dokument überarbeiten, auf Englisch Review. User greifen dort auf so genannte Ink-Tools zu: Während es in Office 2003 nur einen virtuellen Textmarker gibt, werden dem Anwender in Word 12 unterschiedliche Stifte und unter anderem ein Radiergummi an die Hand gegeben. Dieser entfernt jedoch nur die Ink-Markierungen und lässt den getippten Text unversehrt. Im einzigen Menü Datei hinzugekommen ist der Punkt Finish. Damit schützt der Benutzer ein fertig bearbeitetes Dokument vor unbeabsichtigten oder missbräuchlichen Änderungen.

Dort ist auch der Document Inspector verankert: Er entfernt im Test zuverlässig Informationen wie Kommentare oder Speicherorte aus den Dokumenten. Danach kann das File bei Bedarf digital signiert oder mit restriktiven Zugriffsrechten versehen und schreibgeschützt abgespeichert werden.


Karl Klammers Nachfolger: Floatie

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Auf das Beta-Stadium von Office 12 weisen im Test das fast übermütig reagierende Bedienelement Floatie und der fehlerhafte Import von individuellen Absatzdefinitionen in Dokumentenvorlagen hin. Das Floatie ist eine Schaltflächenbox mit Formatierungen, die oft am Text geändert werden, wie zum Beispiel Fettungen, Absatzausrichtung oder Schriftart. In Word erscheint sie nach einem Klick auf die Bedienknöpfe im Fensterrand, in Excel wird sie beim Rechtsklick oberhalb oder unterhalb des Kontextmenüs angezeigt. So stört das Floatie zum Teil massiv das Bearbeiten von Texten. Microsoft wäre gut beraten, ein Konfigurationstool mitzuliefern, damit User das Einblenden des Floatie gezielt steuern können.

Dass individuelle Absatzstile in Word-Dateivorlagen fehlerhaft übernommen werden, dürfte bis zur finalen Version behoben sein. Im PCpro-Test können nur Standard-Stile wie Überschrift in importierten Dokumenten verwendet werden. Wird das File im Kompatibilitätsmodus zurückgespeichert, lassen sich die Absatzstile zum Beispiel in Word XP allerdings wieder nutzen.


Daten in den schönsten Farben

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Bei Excel 12 wagt Microsoft den Spagat zwischen Tabellenkalkulation und Präsentationsprogramm. Das zeigt sich im Test einerseits in der Vergrößerungsfunktion durch den neuen Zoom-Schieber, andererseits in der per Mausklick verfügbaren Seitenansicht. Wie in Word setzen Anwender Kopf- sowie Fußzeilen und steuern mit den horizontalen und vertikalen Bildschirmlinealen die Größen von Seitenrändern. Durch die Layoutansicht wird auch die Druckvorschau von Tabellen vereinfacht.

Nicht nur ein Augenschmaus, sondern immens hilfreich bei der raschen Datenanalyse ist das erweiterte Feature Autoformat. Per Mausklick veranschaulicht Excel schon innerhalb einer Spalte oder Zeile den Wert einer Zelle im Vergleich zu anderen. Durch die Darstellung mit Symbolen, unterschiedlich langen Balken als Zellenhintergrund oder farbigen Markierungen lässt sich so auf einen Blick erfassen, wie der eingetragene Wert im Kontext der umliegenden Zahlen zu beurteilen ist.

Eine weitere Neuheit der Autoformat-Funktion: Mit Hintergrundfarben und Zellenrändern formatierte Tabellen erweitert Excel automatisch, wenn der User Werte in angrenzenden Spalten oder Zeilen addiert. Das beschleunigt die Arbeit mit Tabellen in der Praxis um ein Vielfaches.


RSS-Feeds auf einer Stufe mit Mails

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Auch Benutzer des neuen Outlook finden sich schnell zurecht. In der Beta 1 bleiben ihnen Änderungen an der Benutzeroberfläche vorerst weitgehend erspart. Nur wenn Word als E-Mail-Editor verwendet wird, wird auch hier das Ribbon angezeigt. Beim Verfassen eigener und Lesen fremder Nachrichten stehen dann die aus den anderen Anwendungen bekannten Reiter und das Funktionsband zur Verfügung. Auf dem Reiter Write sind Formatierungsoptionen für die selbst verfassten E-Mails, Notizen sowie Termine einsortiert, der Reiter Insert gestattet es, grafische und andere Elemente zu den Nachrichten hinzuzufügen.

Bei der Weiterentwicklung von Outlook legt Microsoft Wert auf Features für mehr Komfort, Übersicht und Sicherheit. Die bereits von Version 2003 bekannte Oberfläche vereint Ansichten für den E-Mail-Eingang und die Aufgaben. Eine neue To-Do-Liste auf der Outlook-Startseite führt fällige Tasks chronologisch wie E-Mails auf. Aus dieser Liste heraus verschiebt der User Aufgaben in den Kalender oder wandelt sie in Termine um. Ein Blick in das Postfach offenbart im Test zwei weitere Outlook-Neuheiten: eine automatische Vorschau für E-Mail-Attachments und eine Authentizitätsprüfung des E-Mail-Absenders. Letztere funktioniert jedoch nur, wenn ein Exchange-Server in der kommenden Version 12 im Hintergrund arbeitet und die elektronische Post checkt.

In der Beta 1 von Outlook 12 werden die RSS-Abonnements über Microsoft-Server übermittelt. User binden mit einem Reader die Feeds eigener Nachrichtenquellen als Persönlichen Ordner in den E-Mail-Client ein. Während des Testzeitraums sind die Server aber nicht
erreichbar.


Open XML: kleine und sichere Files

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Excel, Word und künftig auch Powerpoint speichern Open-XML-Daten das spart Platz und gewährleistet eine verlustfreie Sicherung. Die Texte, Tabellen und Präsentationen werden komprimiert, so dass im Beta-Test zwischen 66 und 90 Prozent weniger Speicherplatz nötig ist. Die neuen Dateiformate DOCX von Word, XLSX von Excel und PPTX von Powerpoint sind reine ZIP-Archive. Im Test wird zum Beispiel die Dateiendung eines Word-Files mit Inhaltsverzeichnis sowie eingebetteten Bildern und Tabellen geändert. Lautet die Endung ZIP statt DOCX, lassen sich die Datencontainer im Windows Explorer wie ein komprimiertes Verzeichnis öffnen. In dieser Ansicht wird klar: Alle Inhalte werden getrennt von Formatierungen, Bildern und weiteren Metadaten gespeichert.

In defekten XML-Dateien können zum Beispiel die Inhalte eines Diagramms oder ein Bild verloren gehen, ohne dass die übrigen Rohdaten beschädigt sind. Damit lassen sich korrupte Teilinformationen wiederherstellen. Benutzern heutiger Office-Tools ermöglichen Importfilter das Konvertieren älterer Dokumente in die neuen Formate. Dateien in den Formaten 97 bis 2003 öffnet Office 12 nur in einem Kompatibilitätsmodus. Funktionsbeschränkungen gibt es dadurch aber nicht. In der Beta 1 speichern Word, Excel und Powerpoint aber noch im 2003er-Format. Anders als bei den Menüleisten können auch künftig die alten Dateitypen per Vorauswahl als Standard-Format festgelegt werden. Jedoch ist Open XML von Microsoft bereits zur Standardisierung eingereicht.


Inhalte auch für Sehbehinderte

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Nur als Exportoption steht in der Beta 1 von Excel, Powerpoint und Word die PDF-Funktion zur Verfügung. Das Modul arbeitet sehr langsam, das Veröffentlichen eines 200-Seiten-Dokuments dauert fast zehn Minuten. Die ausgegebenen PDFs in Version 1.5 sind in Dateigröße mit Produkten des Adobe Acrobat vergleichbar und kompatibel zu Screen-Reader-Tools. Damit werden die Inhalte von Microsoft-Dokumenten für Blinde und Sehbehinderte zugänglich ein Manko bisheriger Office-Dateiformate.