Praxis: PDF-Konverter perfekt nutzen, Teil II
Jaws PDF die Acrobat-Alternative

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Für das bloße Erzeugen von PDF-Dateien ist Acrobat ersetzbar. Der derzeit beste Acrobat-Ersatz ist Jawa PDF Creator. Dieser Workshop zeigt, wie man Jaws PDF Creator optimal ausreizen kann.

Acrobat-Ersatz

Praxis: PDF-Konverter perfekt nutzen, Teil II

Mit 660 Euro ist Acrobat 7 Professional relativ teuer (Acrobat Standard, 410 Euro). Allerdings wird das Original von Adobe vor allem in der Druckvorstufe benötigt oder wenn ein Unternehmen für die anfallenden Dokumente einen elektronischen Workflow einführen will. Für das bloße Erzeugen von PDF-Dateien aus beliebigen Anwendungen heraus ist Acrobat jedoch ersetzbar. Hier genügt ein weitaus günstigerer PDF-Konverter, denn die meisten der um 100 Euro teuren Tools konvertieren
Word-, Excel- und Powerpoint-Dateien fehlerlos ins PDF-Format.

Der derzeit beste Acrobat-Ersatz auch für den Einsatz im Business-Umfeld ist Jaws PDF Creator 3.6 von Global Graphics. Das Programm (rund 115 Euro) bietet neben Acrobat vor allem für die Druckvorstufe die besten Funktionen. Dazu gehören die unterstützte Auflösung von bis zu 2540 dpi, das Verarbeiten von Postscript-Dateien und das Speichern der Parameter in Profilen. Das Tool eignet sich somit auch für Konvertieraufträge mit häufig wechselnden Vorgaben. Integriert ist eine Farbverwaltung. Das Programm wandelt CMYK-Bilder in RGB um, ICC-Profile wie bei Acrobat unterstützt es aber nicht. Mit den folgenden Tipps reizen Sie Jaws PDF Creator optimal aus.


EPS nach PDF

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Im professionellen Bereich haben Anwender sehr häufig mit EPS-Dateien (Encapsulated Postscript) zu tun. EPS ist ein plattformübergreifendes Austauschformat für Postscript, das nur aus einer Seite besteht und häufig Vektorillustrationen enthält. Oft ist es nötig, Postscript- oder EPS-Files nach PDF umzuwandeln. Jaws PDF Creator ist in der Preisklasse um 100 Euro das einzige Programm, das diese Aufgabe beherrscht.

Für die Konvertierung ziehen Sie das entsprechende Dokument aus dem Windows Explorer auf das Symbol Jaws To PDF auf dem Desktop. Das PDF-File wird im gleichen Ordner gespeichert wie das Original. Den Speicherort können Sie unter Jaws PDF Creator konfigurieren in der Registerkarte Allgemein ändern. Zum Konfigurieren von PDF Creator klicken Sie auf das Symbol Jaws to PDF und wählen unter Einstellungen/Konfigurieren die Schaltfläche Konfigurationen bearbeiten. Alternativ wählen Sie Start/Einstellungen/Systemsteuerung und klicken doppelt auf das Symbol Jaws PDF Creator.

Schriftenchaos vermeiden

Wie fast alle PDF-Konverter steuert Jaws PDF Creator das Einbetten von Schriften. Beim Erstellen eines PDFs sollten Sie auf alle Fälle sämtliche benötigten Schriften in das Dokument einfügen. Das empfiehlt sich vor allem bei der Weitergabe einer Datei an die Druckvorstufe und für das Bereitstellen im Internet. Wählen Sie Jaws PDF Creator konfigurieren/Konfigurationen bearbeiten/Schriftarten einbetten. Nur wenn bekannt ist, dass auf dem Zielsystem alle Schriften vorhanden sind, können Sie auf das Einbetten verzichten. Wie sehr eine Datei durch das Einbetten vergrößert wird, hängt von der Anzahl der verwendeten Schriften ab. Die Größenordnung liegt bei 5 bis 150 KByte bei ungefähr 100 Schriften.


Nie mehr fehlende Schriften

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Wenn eine Schrift nicht eingebettet werden kann, ist das Plug-in MissingFontAbort Retter in der Not. In diesem Fall unterbindet es nämlich die PDF-Erstellung, es wird also erst gar kein PDF-Dokument erzeugt, wenn dieses wichtige Kriterium nicht erfüllt ist. Sie finden das Plug-in unter C:\Programme\Jaws Systems\Jaws PDF Creator\Plugins. Um es zu installieren, kopieren Sie die Datei MissingFontAbort.jcp vom Plug-in- ins Default-Verzeichnis.

Text als Aufzählungszeichen

Mitunter zeigt Acrobat Reader einen mit Jaws PDF Creator konvertierten Text als Aufzählungszeichen an. Dieses Problem tritt dann auf, wenn der Reader die Größe von Text, die mit einer eingebetteten True-Type-Schrift dargestellt wird, falsch berechnet. Diesem Dilemma bereiten Sie ein Ende, indem Sie im Reader Bearbeiten/Grundeinstellungen/Allgemein wählen. Anschließend deaktivieren Sie die Option Text skizzieren unter?Pixel.

Seiten schnell separieren

Mit einem Kniff sind Sie mit Jaws PDF Creator in der Lage, einzelne Seiten aus einem PDF zu separieren: Wenn die Datei mit dem Adobe Reader geladen wird und nur die gewünschten Seiten über den PDF-Treiber gedruckt werden, erhalten Sie ein PDF, das auch nur diese Seiten enthält.


Schnellere Anzeige: Dateigröße reduzieren

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Einige PDF-Viewer legen automatisch Miniaturen an. Wenn Sie in Jaws PDF Creator in der Registerkarte Allgemein die Option Miniaturen generieren nicht aktivieren, lässt sich die Größe des erzeugten PDFs minimieren.

Kleinere PDF-Dateien, die schneller angezeigt werden, erzeugen Sie, indem Sie in der Registerkarte Allgemein die Schaltfläche Erweitert anklicken und das Kontrollkästchen CMYK in RGB umwandeln aktivieren. Voraussetzung ist, dass die Dokumente nur zur Ansicht auf dem Bildschirm eingesetzt werden. Sind sie für den Ausdruck bestimmt, ist die erwähnte Option zu deaktivieren. Falls Sie wissen, welche Schriftarten auf den Rechnern des Empfängers vorhanden sind, können Sie die Dateigröße auch verringern, indem Sie auf der Registerkarte Schriftarten einbetten das Kästchen Teilmengenschriftarten aktivieren.

Auflösung fürs Web einstellen

Die Wahl der Druckauflösung orientiert sich am geplanten Ausgabegerät. Je höher die Auflösung, desto größer die Datei. Für die Ausgabe auf einem Laserdrucker reichen 300 bis 1200 dpi, für eine Monitoransicht sind es in der Regel 72 dpi. Obwohl für die Monitoransicht 72 dpi oft genügen und beim Veröffentlichen im Internet möglichst kleine Dateien gefragt sind, sollten Sie hier dennoch die Auflösung in der Registerkarte Allgemein nicht unter 300 dpi einstellen. Viele User wollen das Dokument ausdrucken, und das Resultat wird sonst zu schlecht. Aktivieren Sie zusätzlich in derselben Registerkarte die Option Für schnelle Web-Ansicht optimieren. Die Dateigröße wird dadurch reduziert und das Dokument für ein seitenweises Herunterladen vorbereitet. In der Registerkarte Einstellungen stellen Sie zudem die Aktuelle Konfiguration auf Web ein.


Einheitliche Konfigurationen

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Mit einem Trick stellen Sie mit Jaws PDF Creator Ihre PDF-Konfigurationen auch anderen Benutzern zur Verfügung: Wenn Sie die richtigen Einstellungen für Ihr PDF-Dokument gefunden haben, können Sie diese Konfigurationen als XML-Datei exportieren und an anderer Stelle wieder importieren. Administratoren sind so in der Lage, in einem Unternehmen einheitliche Standards zu setzen; Verlage oder Druckereien können Kunden die richtigen Vorgaben zur Datenanlieferung geben. Das Verwalten, Im- und Exportieren der Konfigurationen nehmen Sie in der Registerkarte Einstellungen vor. Per Klick auf die Schaltfläche Konfigurationen exportieren sichern Sie XML-Dateien mit Details zu Ihrer Konfiguration und verteilen Sie an andere Rechner. Die gewünschte Konfiguration erstellen Sie zuvor über die Schaltfläche Hinzufügen.

Alle Parameter perfekt im Griff

Einem PDF-Dokument sieht man nicht an, nach welchen Parametern es erzeugt wurde. Für den späteren Druck kann dies jedoch sehr wichtig sein, um Fehler in der Ausgabe zu vermeiden. Mit dem kostenlos unter www.jawspdf.com downloadbaren Plug-in Config Recorder werden dem PDF alle diese Einstellungen als digitale Notiz hinzugefügt und können so jederzeit kontrolliert werden.