Praxis: PDF-Konverter perfekt nutzen
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Längst hat sich das PDF-Format in allen Bereichen durchgesetzt ob in der Druckvorstufe oder im Internet. Dieser Workshop zeigt, wie man mit Acrobat 7 Pro und Adobe Reader wirklich effektiv arbeiten kann.

Acrobat unübertroffen

Praxis: PDF-Konverter perfekt nutzen

Adobe Acrobat ist zweifelsfrei die erste Wahl, wenn es um PDFs geht. Vor allem wenn ein Unternehmen für die anfallenden Dokumente einen elektronischen Workflow einführen will, führt kein Weg an dem Adobe-Programm vorbei. Auch in puncto Vielseitigkeit ist Acrobat unübertroffen: Neben dem Konvertieren nach PDF lassen sich etwa fertige PDFs nachbearbeiten.

Acrobat liest auch komplette Webseiten samt der damit verlinkten Seiten ein und erzeugt daraus eine PDF-Datei, in der der Anwender bequem offline browsen kann. Und die kürzlich erschienene Version 7 überzeugt nicht nur durch eine höhere Geschwindigkeit, sie präsentiert auch ein Feuerwerk an gelungenen neuen Funktionen: So können Anwender des Adobe Reader 7 jetzt die Kommentarfunktionen von Acrobat nutzen vorausgesetzt, sie werden von Acrobat-7-Professional-Usern dazu eingeladen.


Installationsreihenfolge

Praxis: PDF-Konverter perfekt nutzen

Falls Sie Ihre Microsoft-Office-Anwendungen nach Acrobat 7 installiert haben, erscheinen die PDF-Buttons nicht in Word & Co. Mit einem Workaround fügen Sie diese jedoch nachträglich hinzu: Starten Sie Acrobat und wählen Sie Hilfe/Erkennen und Reparieren. Der Befehl aktiviert das Acrobat-7-Installationsprogramm; fehlende Funktionen lassen sich nun im Nachhinein ergänzen.

Kommentare mit Einschränkungen

Seit Version 7 können Acrobat-Pro-Nutzer PDFs für Kommentare im Reader freigeben. Eine Möglichkeit, einem Dokument Kommentarrechte zuzuweisen, haben Sie, wenn Sie den Assistenten zur E-Mail-basierten Überprüfung durch Klick auf den Button Zur Überprüfung senden in der Symbolleiste starten.

Alternativ dazu können Sie in Acrobat im Menü Kommentare den Befehl Zum Kommentieren in Adobe Reader aktivieren wählen. Allerdings werden beim Freigeben des entsprechenden PDFs einige Acrobat-Funktionen eingeschränkt, um die erweiterten Features im Reader zu aktivieren. In dem zu kommentierenden PDF sind Felder dann nicht mehr ausfüllbar und die Datei nicht mehr änderbar. Sie können jedoch eine Kopie des Dokuments anlegen, die keine Einschränkungen aufweist. Wählen Sie hierfür einfach Datei/Kopie speichern.


Garantiert abwärtskompatibel

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Wer Kommentare in das PDF einfügen will, muss erst prüfen, mit welcher Acrobat-Version der Empfänger arbeitet. Denn frühere Programmversionen können nicht mit allen neuen Kommentar-Funktionen etwas anfangen. In diesen Fällen wählen Sie den Befehl Datei/Dateigröße verringern und stellen dann die gewünschte Versionskompatibilität ein. Dies garantiert, dass das PDF auch mit den Acrobat-Versionen 4, 5 und 6 gelesen und kommentiert werden kann.

Allerdings ist zu bedenken: Der Befehl ist eigentlich dafür gedacht, die Dateigröße zu minimieren etwa wenn ein Dokument per E-Mail verschickt werden soll. Beim Anwenden des Befehls wird nicht nur die Kompatibilität umgestellt, auch die Bilder werden auf 150 dpi heruntergerechnet. Speichern Sie die geänderte Datei sicherheitshalber unter einem neuen Namen, um das Original nicht zu überschreiben.

PDFs von unterwegs kommentieren

Um PDF-Dokumente zu kommentieren, können Sie neben der bereits erwähnten E-Mail-basierten Überprüfung auch eine Brow-
ser-basierte starten. Während sich die E-Mail-basierte Variante für die Kommunikation zwischen mehreren Unternehmen anbietet, empfiehlt sich die Browser-basierte Überprüfung etwa, wenn man auf Geschäftsreise ist, aber dennoch am »Kommentierungs-Prozess« teilnehmen will.

Voraussetzung dafür sind eine Internetverbindung und ein Verzeichnis auf einem Server, in das die zu kommentierenden Dateien hochgeladen werden können. Beachten Sie aber Folgendes: Falls Sie einem PDF-Dokument Anmerkungen hinzufügen, bevor Sie das Dokument auf den Server hochladen, werden diese in die Datei eingebettet und die Kommentare lassen sich nicht mehr editieren.

Vorsicht: Nutzen Sie einen Browser, um ein Dokument zu überprüfen, so gehen ungespeicherte Kommentare stets verloren, wenn Sie eine andere Webseite ansurfen. Stellen Sie daher immer sicher, dass Sie Ihre Bemerkungen mit dem Senden- und Empfangen-Button in der Kommentar-Werkzeugleiste speichern.


Viele Seiten auf einer darstellen

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Um Papier zu sparen und die Druckkosten gering zu halten, können Sie ein mehrseitiges PDF-Dokument auf einer einzigen großen Seite zusammenfügen und darstellen. Wählen Sie hierfür im Druckmenü unter Seitenanpassung die Option Mehrere Seiten pro Blatt. Unter Seiten pro Blatt geben Sie Benutzerdefiniert an.

Verborgene Seitenmaße

Wenn Sie ein Dokument in Reader 7 in der Ansicht Fenstergröße öffnen, werden die genauen Seitenmaße nicht mehr wie in den früheren Reader-Versionen automatisch angezeigt. Führen Sie den Cursor jedoch in die untere linke Bildschirmecke, so erscheinen die genauen Werte in einem Pop-up-Menü.

Alles Ansichtssache

Es kann vorkommen, dass Sie im Reader 7 einen Text lesen und dann den Viewer schließen. Zu einem späteren Zeitpunkt wollen Sie dann an der gleichen Stelle weiterlesen. Praktischerweise können Sie im
Reader die zuletzt gelesene Seite wieder anzeigen lassen. Öffnen Sie die Grundeinstellungen-Dialogbox mit [Strg + K] und gehen Sie dann in der Kategorienliste auf Programmstart. Hier stellen Sie die Option Dokumente mit zuletzt angezeigter Seite wieder öffnen auf Alle Dateien ein.

Wenn Sie den Reader 7 immer mit maximiertem Fenster starten wollen, klicken Sie per rechter Maustaste in der Windows-Startleiste unter Programme auf das Reader-Symbol und dann auf Eigenschaften. Im Feld Ausführen stellen Sie Maximiert ein.


Seiten auf die Schnelle einfügen

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Oftmals müssen Sie Seiten aus einem PDF in ein zweites einfügen. Dies erreichen Sie mit dem Befehl Dokument/Seiten einfügen (die Seiten-Befehle finden sich seit Version 7 im Menü Dokument). Der Einfachheit halber können Sie jedoch auch beide Dateien öffnen und via Fenster/Anordnen nebeneinander platzieren. Wenn Sie jetzt in beiden Dateien das Seitenfenster beziehungsweise die Thumbnail-Ansicht öffnen, können Sie per Drag and Drop die Seiten aus der Quell- in die Zieldatei ziehen. Um mehrere Seiten einzufügen, drücken Sie die [Strg]-Taste.

Kleine Dateien erzeugen

Wollen Sie Ihre PDF-Dateien per Mail versenden, so sollten diese möglichst klein ausfallen. Dies erreichen Sie mit dem Befehl Datei/Dateigröße verringern. Allerdings haben Sie dann keinen Einfluss mehr auf das File. Wollen Sie die Kontrolle über das Dokument behalten, empfiehlt sich die Dateigrößenreduzierung via PDF-Optimierung: Um nicht zu große PDF-Dateien zu erzeugen, berechnet Acrobat die im Dokument enthaltenen Bilder neu. Acrobat unterstützt verschiedene Berechnungsarten und unterscheidet zwischen Farb-, Graustufen- und Schwarzweißbildern. Das beste Ergebnis erzielen Sie mit der bikubischen Neuberechnung. Diese stellen Sie unter Erweitert/PDF-Optimierung ein, oder Sie klicken auf das Symbol PDF-Optimierung in der neuen Werkzeugleiste Druckproduktion, die sich im Menü Anzeige findet.

Sie können sie auch im Acrobat Distiller aufrufen, den Sie im Menü Erweitert starten. Dann wählen Sie Voreinstellungen/Adobe PDF-Einstellungen bearbeiten, klicken auf den Ordner Bilder und setzen das Feld Neuberechnung auf Bikubische Neuberechnung. Bei Farb- und Graustufenbildern sollte die Auflösung etwa das Doppelte der Druckrasterweite betragen. Ein 600-dpi-Laserdrucker arbeitet optimal mit einer Rasterweite von 85 lpi (lines per inch), die passende Bildau
flösung liegt damit bei 170 ppi (pixel per inch). Erst bei der Ausgabe auf einem Belichter sind 300 ppi und mehr zu empfehlen. Für Schwarzweißbilder sollte die Bildauflösung der Druckerauflösung entsprechen.


Reproduzierbare Ausgabe in Profilen

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Um bei wiederkehrenden Aufträgen stets die gleiche Druckqualität zu erzielen, sollten Sie die Parameter in Profilen speichern. Acrobat-Profile erkennen Sie an der Endung .joboptions. Bei der Weitergabe von PDF-Dateien an eine Druckerei empfiehlt es sich, die .joboptions-Datei mitzugeben, damit der Grafiker weiß, mit welchen Einstellungen gearbeitet wurde. Distiller 7.0 verwaltet Profildateien unter dem Menüpunkt Voreinstellungen. Hier können Einstellungs-Dateien hinzugefügt und bearbeitet werden. Eine Auswahl an .joboptions-Files liegt im Ordner Programme\Adobe\Acrobat\Distiller\Settings.

Letzter Ausweg bei Druckproblemen

Manchmal kommt es vor, dass sich ein PDF nicht drucken lässt die Ursache hierfür sind meistens Schriftenprobleme, etwa weil ein Font nicht eingebettet wurde. Wenn alle Versuche fehlschlagen, drucken Sie die Datei als Bild aus. Dabei werden jedoch alle Vektorzeichnungen und Fonts in Rasterbilder umgewandelt. Wählen Sie Datei/Drucken, klicken Sie auf Erweitert und aktivieren die Checkbox Als Bild drucken.