Alternative zu Knowledge-Management-Systemen
Wikis lösen klassische Knowledge-Management-Systeme ab

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Michael Pietroforte, Chef der IT-Abteilung in der Münchner Uni-Bibliothek, erklärt, wie die (noch) kostenlose Produktgattung aus der Internet-Gemeinde die teuren Knowledge-Management-Systeme ersetzen und vielleicht sogar verbessern kann. Große Unternehmen wie SAP, Yahoo oder British Telekom nutzen das verbreitete Programm TWiki bereits für eigene Wissensdatenbanken.

Open Source und Teamgeist statt verwaiste Knowledge-Systeme

Alternative zu Knowledge-Management-Systemen

In den Neunzigern gab es einen wahren Knowledge-Management-Hype. Das Wissen der Belegschaft wurde als eine der wichtigsten Ressourcen jedes Unternehmens angesehen. Eine Unzahl an Systemen überschwemmte daraufhin den Software-Markt. Doch schon bald kehrte Ernüchterung ein. Es stellte sich heraus, dass Wissensmanagement weniger ein technisches, sondern vielmehr ein psychologisches Problem ist. Die Frage, wie sich Mitarbeiter motivieren lassen, das Wissen aus ihren Köpfen in das Intranet zu transferieren, war schwieriger als erwartet. So fristen die sündhaft teuren Knowledge-Management-Systeme in vielen Unternehmen bis heute ein Schattendasein.

Das Erstaunliche am Erfolg der Online-Enzyklopädie Wikipedia ist für mich, wie viele Menschen bereit sind, ohne jegliche finanzielle Entlohnung ihr Wissen zu teilen. Die Vermutung liegt nahe, dass die Motivation der Hobby-Enzyklopädisten etwas mit dem Wiki-Prinzip als solchem zu tun hat. Die Grundidee des Wiki-Urvaters, Ward Cunningham, ist so einfach wie genial. Jeder kann Texte beitragen, modifizieren, erweitern und auch löschen. Als Frontend tut es ein Web-Browser, Formatierungen und Hyperlinks werden über die schnell zu erlernende Wiki-Syntax eingefügt.

Dieser unkomplizierte Charakter ist sicher ein wesentlicher Motivations-Faktor. Noch wichtiger dürfte jedoch die Tatsache sein, dass Wikis die Bildung des Teamgeistes fördern. Bei einem klassischen Knowledge-Management-System werden meist fertige Beiträge in das Intranet gestellt, die der Verfasser dann im günstigsten Fall von Zeit zu Zeit aktualisiert. Im Gegensatz hierzu sind Wikis speziell dazu ausgelegt, das gemeinschaftliche Arbeiten und Weiterentwickeln von Texten zu fördern.

Wichtig in Bezug auf die Motivation ist hierbei, dass jeder noch so kleine Beitrag vom Team wahrgenommen wird. Dies geschieht in der Regel über die History-Funktion, die die meisten Wiki-Engines mitbringen. Komfortablere Systeme bieten die Benachrichtigung per E-Mail oder RSS. Eine komplette Liste aller geänderten Beiträge, beziehungsweise der Änderungen an einem bestimmten Beitrag, zeigt dem Team, aber auch der Unternehmensleitung, wer die engagiertesten Mitarbeiter sind. TWiki, eine Wiki-Engine, die speziell für den Einsatz im Intranet entwickelt wurde, bietet sogar eine Statistik, die aufzeigt, wie häufig die einzelnen Team-Mitglieder Modifikationen am Wiki vorgenommen haben.

Wird der eigene Beitrag von einem Kollegen modifiziert, will man natürlich wissen, was genau geändert wurde. Über die Versionskontrolle lassen sich Änderungen schnell aufspüren und notfalls auch wieder rückgängig machen. Unter Umständen entwickeln sich daraus Diskussionen, die wiederum neue Inhalte zu Tage fördern. Nicht selten entsteht so eine Art Wettstreit, in der jeder versucht, den anderen mit noch detaillierteren Informationen zu übertrumpfen.
Auch die Erzeugung neuer Beiträge unterstützen Wikis auf bequeme Weise. Die Verwendung eines so genannten Wiki-Words im Text generiert automatisch einen Hyperlink, der auf eine neue, noch nicht vorhandene Seite verweist. Der Verfasser eines Textes kann so einen impliziten Hinweis geben, welche Informationen noch zu ergänzen sind. Ein Klick auf den Link reicht aus, um das entsprechende Dokument anzulegen, ohne dass man sich lange Gedanken über die Bezeichnung und die Einordnung des Dokuments machen muss.


Wiki-Lösungen: Einfach zu bedienen und zu administrieren

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So unkompliziert wie sich die Bedienung von Wikis darstellt, so einfach sind sie auch einzurichten und zu administrieren. Bei den meisten Wiki-Engines handelt es sich um Open Source, was bedeutet, dass keine Anschaffungskosten für die Software anfallen. Inzwischen gibt es eine kaum überschaubare Auswahl an frei verfügbaren Wiki-Systemen, die sich aber in ihrer Eignung für den Einsatz im Unternehmen deutlich unterscheiden.

Kaum zu schlagen dürfte in dieser Hinsicht TWiki sein. Eine außerordentlich aktive Entwicklergemeinde arbeitet an dem in Perl programmierten System bereits seit 1998. Ein Reihe namhafter Unternehmen wie SAP, Yahoo! oder die British Telkom setzt TWiki schon seit einiger Zeit im Intranet ein. Interessante Features sind unter anderem ein Rechteverwaltung und die Möglichkeit, Beiträge mit Metadaten und Attachments zu versehen. Seine Mächtigkeit verdankt TWiki aber vor allem den 149 Plug-ins und 48 Add-ons, die die Wiki-Engine um eine Vielzahl von Anwendungen wie etwa eine einfache Tabellenkalkulation oder eine eine Schnittstelle zu Datenbanksystemen eweitern.

Ein interessanter Newcomer ist XWiki, das bislang allerdings erst in der Version 0.9 vorliegt. Umso erstaunlicher ist die Zahl der Features in diesem frühen Stadium. Das System basiert auf J2EE und verwendet MySQL als Datenbanksystem. Besondere Features sind unter anderem der WYSIWYG-Modus, die Unterstützung von Mehrsprachigkeit und die Möglichkeit, einige der TWiki-Plug-ins zu nutzen. Derzeit wird die Open-Source-Software im Wesentlichen wohl nur von einem Programmierer entwickelt. Das System hat aber ohne Zweifel das Potenzial, eine größere Entwicklergemeinde anzuziehen.

Die Mehrheit der Wiki-Engines fühlt sich auf Linux- beziehungsweise Unix-Systemen zu Hause. Aus der Microsoft-Welt ist vor allem das auf ASP.NET basierende FlexWiki zu nennen, das auf den SQL Server aufsetzt. Seinen Ursprung hat das Wiki-System in der Gates-Company, inzwischen wird es jedoch im Rahmen eines Open-Source-Projektes weiterentwickelt. FlexWiki bietet die üblichen Wiki-Features, kann in seinen Möglichkeiten aber nicht mit XWiki oder gar TWiki mithalten. Es dürfte daher vor allem dann interessant sein, wenn gewisse Präferenzen für .NET im Unternehmen vorliegen. Übrigens wird FlexWiki bei Microsoft intern von einigen Teams eingesetzt.

Für Unternehmen, die sich die Pflege einer eigenen Wiki-Engine ersparen möchten, besteht die Möglichkeit, das Wiki bei einem Dienstleister einzurichten. Die bekanntesten Anbieter sind hier Socialtext und Jotspot. Für jeden Benutzer muss man mit Kosten in der Größenordnung von 10 Dollar pro Monat rechnen. Die Wiki-Engine von Socialtext gibt es auch als Appliance, was sich vor allem dann anbietet, wenn man firmeninterne Informationen lieber hinter der eigenen Firewall sehen möchte. Jotspot ist derzeit noch in der Betaphase, hat jedoch seit dem Start im Oktober letzten Jahres bereits eine beachtliche Resonanz erfahren.

Socialtext, Jotspot aber auch einige der freien Wiki-Engines stellen eine Reihe zusätzlicher Anwendungen zur Verfügung, die weit über das übliche Wiki-Repertoire hinausgehen. Der teamfördernde Charakter, gepaart mit einem hohen Maß an Flexibilität in Bezug auf die Erweiterbarkeit, machen Wikis zu mächtigen Werkzeugen. In vielen Fällen bieten sie sich daher als echte Alternative zu klassischen Knowledge-Management-System an.