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Informationsüberlastung

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Es sind nur noch wenige Wochen, bis der britische “Freedom on Information Act” in Kraft tritt, und George Gardiner befürchtet, dass die IT-Mitarbeiter einer wachsenden juristischen Verantwortung für die Datenverwaltung entgegensehen.

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Es sind nur noch wenige Wochen, bis der britische “Freedom on Information Act” in Kraft tritt, und IT Week Redakteur George Gardiner befürchtet, dass die IT-Mitarbeiter einer wachsenden juristischen Verantwortung für die Datenverwaltung entgegensehen. Pläne der deutschen Ministerien sind ähnlich – und vermutlich genauso wenig sinnvoll umzusetzen.

Ich habe viel Sympathie für IT-Personal im öffentlichen und privatwirtschaftlichen Bereich. In den letzten Jahren oder so hat es eine Unmenge neuer Gesetze und Regelungen zum Speichern und Verarbeiten von Daten gegeben, darunter den Data Protection Act, Sarbanes-Oxley, Basel II, Corporate-Governance-Anforderungen, und ab Januar gibt es den Freedom of Information Act.

“Technologie wird als Allheilmittel wahrgenommen, was man auch so ausdrücken kann, dass Probleme gelöst werden, indem man sie zu denen anderer Mitarbeiter macht.”

Im Idealfall würden sich diese Regelwerke auf einander beziehen und sich gegenseitig berücksichtigen, aber das ist im allgemeinen nicht der Fall. Dadurch geraten IT-Manager in eine schwierige Position. Leider wird IT oft als der Abladeplatz für Organisationsprobleme betrachtet. Technologie wird als Allheilmittel wahrgenommen, was man auch so ausdrücken kann, dass Probleme gelöst werden, indem man sie zu denen anderer Mitarbeiter macht.

Die Archivierung und Aufbewahrung von E-Mail ist im Moment ein heißes Thema, und langsam tauchen auch ausgereifte Lösungen auf. Das sind gute Neuigkeiten, falls diese Lösungen zusammen mit sorgfältig durchdachten Kommunikations- und Datenpflege-Verfahren eingeführt werden.

Es ist eine Antwort, dem wachsenden Berg von E-Mails mit einem größeren und schnelleren Server mit neuer Indizierungstechnologie entgegenzutreten, aber es ist nur eine Frage der Zeit, bis dadurch andere Probleme entstehen entweder in der Technik oder bei den Kosten.

Viele Organisationen scheinen sich nicht mit dem Ursprung der Schwierigkeiten auseinander zu setzen. Die meisten Daten entstehen durch die einzelnen Mitarbeiter, und das ist die Stelle, wo gesunder Menschenverstand und Kommunikationsregeln ansetzen sollten. Braucht man wirklich so viele E-Mails, und was ist falsch daran, beim Weiterleiten einer E-Mail alles bis auf die essentiellen Teile zu löschen?

Natürlich haben sich die meisten Angestellten daran gewöhnt, Kommunikationsregeln und Alltagsvernunft zu ignorieren, vor allem, wenn die Einhaltung ein bisschen mehr Mühe macht. Das lässt den Unternehmen zwei Optionen offen – mehrere Systeme zu kaufen oder den Zugang einzuschränken.

“Natürlich haben sich die meisten Angestellten daran gewöhnt, Kommunikationsregeln und Alltagsvernunft zu ignorieren, vor allem, wenn die Einhaltung ein bisschen mehr Mühe macht.”

Ich glaube, dass viele Firmen zunehmend einsehen werden, dass die Kosten für die Verwaltung des “Lebens” von Daten (nimmt man vorsichtig 12 Jahre dafür an) wesentlich höher liegen als die Vorteile, die dadurch entstehen, dass man den Mitarbeitern den Zugang zur persönlichen E-Mail und zum Web gibt. Ich erwarte, dass sich viele Unternehmen von der großzügigen Desktop-Umgebung verabschieden werden, in der die User im Wesentlichen tun können, was sie wollen. Stattdessen wird es abgeschlossene Systeme geben oder solche mit eingeschränkten Rechten, wo nur zugelassene Anwendungen und Funktionen erlaubt sind. Das wird einen großen Wechsel in der Arbeitspraxis bedeuten, der zweifellos sehr unpopulär sein wird.

Ein verwandtes Thema: Ich habe bemerkt, dass bei Verträgen für die Lieferung an Regierungsstellen Klauseln aus dem Freedom of Informatio Act auftauchen, und ich bin von dem gewählten Ansatz wenig beeindruckt. Das Gestz ist voller Schlupflöcher und Ausnahmen, was bedeutet, dass ein Großteil der wirklich wichtigen Informationen, vor allem Unternehmensdaten, nicht offen gelegt werden müssen.

Anstatt anzuerkennen, dass das Parlament diese Ausnahmen ausdrücklich vorgesehen hat, scheinen sich einige Regierungsanwälte beeilt zu haben, ihre Offenlegungspflichten via Vertrag an Lieferanten zu übertragen, die von dem Gesetz nicht betroffen sind.

Mit der Zeit wird sich hier sicher ein Ausgleich finden, aber ich erwarte, dass dies eine Weile dauern wird. Schlimm für Europa: Solche Gesetze und all die Fehler, die damit zusammenhängen, existieren auch in Deutschland, Frankreich und einigen anderen europäischen Ländern. So wird die EU vermutlich nie die Wirtschaftskraft der Amerikaner erreichen.