Unternehmensinterne Suchmaschinen im Überblick
Ordnung in der Firma

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Für einen reibungslosen Geschäftsbetrieb ist der schnelle Zugriff auf relevante Unternehmensdaten von großer Bedeutung. Eine praktische Lösung sind unternehmensinterne Suchmaschinen.

Datenflut

Unternehmensinterne Suchmaschinen im Überblick

In einem Firmennetzwerk sind in der Regel eine Menge Wissensquellen unerschlossen und für die Mitarbeiter nur schwer zugänglich. Grund hierfür ist der stetige Wandel der Informationsgesellschaft: In den vergangenen 20 Jahren war die Datenbanktechnologie der Dreh- und Angelpunkt in einem Unternehmen ? alle relevanten Informationen wurden darin gespeichert und sind daher schnell abrufbar.

In der jüngsten Zeit hat sich die Informationslandschaft jedoch drastisch verändert. Das Suchen in strukturierten und unstrukturierten Daten wurde zunehmend zu einer Schlüsselfunktion der IT. Mittlerweile bestehen bereits rund 80 Prozent des Datenbestands von Unternehmen aus unstrukturierten und unerfassten Daten. Diese unsortierten Daten sind beispielsweise E-Mails, Instant-Messages, Webseiten, Präsentationen und sonstige Dateien, die irgendwann einmal von irgendeinem einem Mitarbeiter irgendwo angelegt wurden.

Konventionelle Datenbanken und Suchtechnologien sind jedoch weder darauf ausgerichtet noch dafür geschaffen, den vielfältigen Suchaufgaben gerecht zu werden, die in einem Unternehmen heutzutage anfallen. Wer suchet, der findet ? das Sprichwort mag zwar für viele Bereiche des Lebens stimmen, aber in Firmen ist es angesichts der stetig wachsenden Informationsflut längst überholt.


Nicht nur Großunternehmen

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Dabei betrifft diese Problematik durchaus nicht nur die großen und weltweit agierenden Unternehmen. Auch in mittelständischen Betrieben nimmt die Informationsflut stetig zu, und man sieht sich vor der Problematik, der Datenflut Herr zu werden und die relevanten Informationen möglichst effektiv zu indizieren und zu strukturieren. Das Motto »Information ist Kapital« ist also für Unternehmen aller Größen von entscheidender Bedeutung.


Ordnung im Informations-Chaos

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Wie kann ein Unternehmen nun die täglich anfallenden Informationen effektiv sammeln, indizieren und somit einen höchstmöglichen Nutzen aus den vorhandenen Datenbeständen ziehen?

Das Dateisystem eines Betriebssystems kennt in der Regel nur vier Kriterien zur Identifikation von Informationen: Dateiname, Pfad, Dateityp sowie Änderungsdatum. Eine Information kann damit zwar eindeutig identifiziert werden, es ist jedoch nicht möglich, eigene Kriterien zu definieren, die das Auffinden von gesuchten Daten erleichtern würden.

Wird zum Beispiel eine Information gesucht, von der weder die genaue Ablagestruktur noch der Dateiname bekannt sind, ist unter Umständen ein zeitaufwendiger Suchdurchlauf die Folge. Im Extremfall findet man die gewünschte Datei schlicht nicht, oder sie wird in der Fülle der Treffer übersehen.

Für solche Fälle benötigt man ein System, mit dem sich die gesuchten Informationen unterschiedlichster Art schnell und gezielt finden lassen, und das auch noch mit möglichst wenig Aufwand. Man spricht hier auch von einer Knowledge-Management-Lösung oder von Wissensmanagement. Dabei muss das entsprechende System alle relevanten Daten finden, unabhängig vom Format und Speicherort, ob im Intranet, auf der Unternehmens-Webseite, auf fest definierten Webseiten oder im gesamten Internet.


Auswahlkriterien

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Auf dem Markt buhlen zig Unternehmen mit entsprechenden Lösungen um die Gunst der Kunden. Bei der konkreten Entscheidung für oder gegen eine Lösung spielen eine ganze Reihe von Kriterien eine wichtige Rolle.

So sollte etwa der Zugriff auf Daten und Suchergebnisse unabhängig vom eingesetzten Betriebssystem der Rechner der Mitarbeiter möglich sein, zum Beispiel über einen Webbrowser, der für alle Systeme verfügbar ist. Applikationen haben zwar auch ihre Vorteile, sind aber auf Grund der benötigten Wartung und Updates nicht mehr zeitgemäß.

In diesem Zusammenhang spielt auch der dezentrale Zugriff eine Rolle. Gerade bei global tätigen Unternehmen sollte von überall aus der Zugriff auf relevante Daten möglich sein. Aber auch der Außendienstmitarbeiter eines mittelständischen Unternehmens benötigt von unterwegs einen schnellen Zugriff auf für ihn relevante Informationen.

Besonders praktisch ist es auch, wenn für den direkten Zugriff auf Daten keine speziellen Programme notwendig sind und beispielsweise über entsprechende Rendering-Engines Word-Dokumente über das Web im Originalformat lesbar sind. Dass die vom System bereitgestellten Informationen grafisch klar strukturiert sein und eine optisch ansprechende Oberfläche zur Verfügung stehen sollte, versteht sich von selbst.

Weitere Kriterien wie Hard- und Software-Voraussetzungen, Ausfallsicherheit, Skalierbarkeit, Datensicherung und Skalierbarkeit lassen sich nur im direkten Kontakt mit einem potenziellen Anbieter klären, da hierzu die Systeme meist individuell an die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens angepasst werden müssen. Generelle Aussagen lassen sich hier nur schwer treffen. Dass hingegen eine hohe Ausfallsicherheit stets gewährleistet sein sollte, muss sicher nicht eigens hervorgehoben werden.


Norwegische Spürnase

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Einer der bekanntesten Anbieter entsprechender Lösungen ist das norwegische Unternehmen Fast Search&Transfer (www.fastsearch.com ). Das Unternehmen entwickelt Echtzeitlösungen für die Datensuche und -filterung. Deren Produkte werden von zahlreichen weltweit operierenden Unternehmen eingesetzt, darunter IBM, Dell und AT&T. Auch einer der größten Suchmaschinen im Web, Alltheweb.com, basiert auf der Suchtechnologie der Osloer.

Die Suchplattformen für Unternehmen ermöglichen es, den gesamten Datenbestand innerhalb eines Unternehmens und im Internet dynamisch abzufragen und zu analysieren. So ermöglicht die Fast-Produktpalette einen übersichtlichen Zugriff auf relevante strukturierte Datenbanken und unstrukturierte Daten. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Informationen in verschiedenen Datenbanken oder Anwendungen, im Intranet oder Internet liegen. Fast ESP ist hierbei ohne Einschränkungen skalierbar ? also ohne eine Obergrenze bei Datenvolumina, Nutzerzahlen und Aktualität der Daten.


Suchriese fürs Intranet

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Die wohl beliebteste Suchmaschine des Webs, Google, bietet für die Suche im Firmen-Intranet die Google Search Appliance ( www.google.com/appliance) an, kurz GSA. Bekannte Kunden sind beispielsweise Sony Ericsson, Cisco Systems und Procter&Gamble.

GSA eignet sich für Unternehmen, die mit der Technik des Suchmaschinenbetreibers den Überblick über das unternehmenseigene Intranet behalten wollen. Diese Google-Box umfasst eine Zwei-Jahres-Lizenz, Hardware, Software sowie innerhalb dieses Zeitraums sämtliche Updates und Support. Durch das Festpreis-Modell bleiben die anfallenden Kosten für das Unternehmen überschaubar ? unerwartete Investitionen sind nicht notwendig.

Die in den USA bereits seit einiger Zeit verfügbare Appliance wird nun auch hier zu Lande eingeführt. Die Preise orientieren sich an der Menge der indizierbaren Dateien und an den gleichzeitig möglichen Suchanfragen. Die kleinste Box, die GB-1001, unterstützt bis zu 300 gleichzeitige Suchanfragen und ist bei einer Lizenzierung für bis zu 150000 Dokumente für 32000 Dollar für zwei Jahre zu haben.


Wissen ist Macht

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Neben den beiden oben vorgestellten Lösungen gibt es natürlich zahlreiche weitere Möglichkeiten, der unstrukturierten Informationsflut Herr zu werden. Die Entscheidung für oder gegen ein entsprechendes System lässt sich nur durch eine genaue Betrachtung der einzelnen Lösungen fällen. Strukturell sind die angebotenen Systeme jedoch zu unterschiedlich, als dass ein direkter Vergleich sinnvoll wäre.


Follow-up

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Oft fehlt in Unternehmen noch das Bewusstsein dafür, wie wichtig das Thema Informationsmanagement ist. Der Nutzen und die Konsequenz des effektiven Speicherns und Abrufen von Informationen stellt einen erheblichen Wettbewerbsvorteil dar ? steigert dies doch deutlich die Arbeitseffektivität und -qualität. So kann das schnelle Auffinden von benötigten Daten unnötig involvierte Mitarbeiter entlasten und so die entsprechenden Ressourcen für andere und vor allem gewinnbringendere Tätigkeiten frei machen.


Fazit

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Für den täglichen reibungslosen Betrieb im Unternehmen ist es von großer Bedeutung, dass alle relevanten Informationen schnell abrufbar sind.

Konventionelle Datenbanken und Suchtechnologien sind jedoch nicht dafür geschaffen, den vielfältigen Suchaufgaben gerecht zu werden, die in einem Unternehmen in der heutigen Zeit der vielfältigen Kommunikationsmöglichkeiten anfallen. Unternehmensinterne Suchmaschinen helfen dabei, Ordnung in das Informations-Chaos zu bekommen. Alle in der Firma anfallenden Daten wie zum Beispiel E-Mails, Instant Messages, Webseiten oder Präsentationen lassen sich so erfassen und bei Bedarf schnell und unkompliziert wieder finden.