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Unternehmensportale ohne Inhalte sind sinnlos

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Wer Bedürfnisse der Adressaten nicht befriedigen kann, schlittert mit seinem Intranet leicht ins Verderben: Die Investitionen müssen genau überlegt sein, damit sie etwas bringen. Was dazu gedacht war, das Unternehmen effizienter zu machen, endet sonst oft als Totgeburt.

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Wer ein erfolgreiches Internet-Angebot betreiben will, sollte auf den richtigen technologischen Ansatz und die geeigneten Inhalte achten. Je besser der Content und die technische Plattform aufeinander abgestimmt sind, desto größer ist die Akzeptanz eines Unternehmensportals im Unternehmen. In der Vergangenheit führten viele Unternehmensportale eher ein Schattendasein. Das scheint jetzt vorbei zu sein. Immer mehr Firmen orientieren sich an den Bedürfnissen ihrer Mitarbeiter.

Ohne Intranet möchte sich Mitch Wolfson seine Arbeit längst nicht mehr vorstellen. Der IBM Manager nutzt es seit einigen Jahren regelmäßig, um Business-Informationen abzurufen. Dabei sind für ihn Kundendatenbanken, Produktinformationen, Tipps für die Arbeit, Software-Downloads, Veranstaltungshinweise sowie allgemeine Nachrichten unverzichtbar geworden. Ganz so viel Glück mit ihrem Intranet-Angebot haben nicht alle Nutzer. Das liegt vor allem an der Historie der Portale, die früher eher stiefmütterlich behandelt worden sind. Zunächst wurde ein Unternehmensportal aufgebaut, weil die Geschäftsleitung es wünschte. Eine klare Content-Strategie gab es dabei jedoch nicht. Stattdessen hieß es einfach, dass jeder einzelne Mitarbeiter die Informationen und Anwendungen erhalten sollte, die er für seine tägliche Arbeit benötigt. Anstatt das eigene Angebot ständig weiterzuentwickeln, blieb das Intranet in vielen Unternehmen auf einem statischen Niveau und führte daher schnell ein Nischendasein.

Das hält Unternehmensberater Ehrhard F. Heinold für einen strategischen Fehler. Der Geschäftsführer von Heinold, Spiller & Partner meint: “Ein Busines-to-Employee-Portal sollte niemals als abgeschlossenes Projekt betrachtet werden, sondern als ständiger Prozess.” Es genügt nicht, den Usern nur Wetter-News, Speisekarten und Adressbücher zur Verfügung zu stellen. Allerdings sei ein Portal sehr viel attraktiver, wenn die Mitarbeiter z.B. ihre Aktienkurse oder Wetterberichte in einem personalisierten Angebot wiederfinden können. Zudem gibt es bei den Firmenportalen seiner Ansicht nach einen klaren Trend zu mehr Fachinformationsangeboten: “Klassische Printprodukte wie Loseblattwerke und Lexika in den Unternehmen werden künftig weitgehend durch digitale Lösungen ersetzt. Über Erfolg oder Misserfolg eines Intranet-Angebots entscheidet eben nicht zuletzt externer Content”, erläutert Heinold.

Erfolg nur mit dem passenden Content – der aber ohne großen Personalsufwand regelmäßig aktualisiert werden muss

Zu den Erfolgsfaktoren für den Aufbau eines Mitarbeiterportals gehört neben einer funktionierenden technischen Lösung eben auch der richtige Einsatz von Content. So muss digitaler Content wie Lexika, Enzyklopädien, Ratgeber, Wörterbücher und elektronische Produkte nicht nur vorhanden sein, sondern auch mit wenig Aufwand regelmäßig integriert werden können. Technik- und Content-Unternehmen wie Verlage müssen dazu Hand in Hand arbeiten.
Bestätigt wird das durch die Ergebnisse des Plumtree Portal Reports. Demnach nützt es wenig, wenn die Unternehmen die Technik im Griff haben, aber sich nicht darum kümmern, ihr Intranet mit aktuellem Content auszustatten. 20 bis 30 Prozent der Portale leiden darunter, dass sie nicht genügend gepflegt werden.

An der Zahl der vorhandenen Mitarbeiterportale kann es nicht liegen. Schließlich haben sehr viele Unternehmen inzwischen ein Intranet aufgebaut. Laut der Studie “Enterprise Portals” von Jupiter Research haben 90 Prozent aller befragten Unternehmen ein Portal aufgesetzt. Für die Zukunft wird sogar mit einem weiteren Ausbau dieses Geschäftsfeldes gerechnet. So schätzt die Meta Group in ihrer Studie “Portal Frameworks” das Volumen des deutschen Markts auf rund 540 Millionen Euro. Gartner erwartet hierzulande in den nächsten Jahren eine Umsatzsteigerung im Portalbereich um durchschnittlich 17 Prozent.

Wer die Inhalte seines Unternehmensportals vernachlässigt, darf sich nicht wundern, wenn das Angebot bei den eigenen Mitarbeitern nicht auf Akzeptanz stößt. Und wenn die User erst fern bleiben und ihr Portal nicht aktiv nutzen, scheitern auch andere Unternehmenshoffnungen: Kosten durch eine höhere Effektivität einzusparen.

Bundestag und DATEV haben längst funktionierende Lösungen

Um die Mitarbeiter zu erreichen, sollten Unternehmen den Usern immer die passenden Informationen zur richtigen Zeit, im richtigen Kontext und am richtigen Ort präsentieren. Dazu benötigen sie ein Informations-Portal, das ihnen ermöglicht, eine Entscheidung zu treffen oder ein Problem direkt zu lösen. An diesem Ansatz orientiert sich auch der Deutsche Bundestag. Dort können die Mitarbeiter über rund 4.500 Rechner auf die nutzerorientierten und jederzeit verfügbaren Inhalte des Intranets zugreifen. “Die uns zur Verfügung gestellten Lexika entsprechen den Bedürfnissen unserer Benutzer und erleichtern ihnen die Recherche, indem sie direkt im Büro abgerufen werden können”, erklärt der für elektronische Publikationen zuständige Bereichsleiter Dr. Raimond Pasch.

Ein weiteres Beispiel für die effektive Kombination von Technologie und Content ist die DATEV. Sie pflegt ihr Online-Angebot “Kanzleiwelt” über das Information Clearing Portal der Firma TPS. In dem Nachrichten-Portal werden die wesentlichen Inhalte der Ressorts Wirtschaft, Recht, Finanzen und Allgemeines der Süddeutschen Zeitung, Frankfurter Allgemeinen und des Handelsblatts angeboten. TPS liefert dieses Content-Paket über seine Plattform direkt aus. Auf diese Weise können die Kunden der Datev und deren Mandanten Markeninhalte bequem und zeitsparend nutzen, ohne dass sie im Internet lange recherchieren müssen.

Bisher nutzen allerdings erst wenige Unternehmen die Möglichkeiten von Mitarbeiterportalen zur Beschleunigung von Geschäftsprozessen voll und ganz aus. Die Marktforscher von Cap Gemini Ernst & Young fanden in ihrer Studie zu Mitarbeiterportalen heraus, dass zeitaufwändige administrative Prozesse bisher nur ansatzweise in IT-Systeme integriert und automatisiert wurden. Alles in allem kann ein Intranet die Informations- und Geschäftsprozesse im Unternehmen nach Ansicht der Marktforscher erheblich verbessern und einen bedeutenden Beitrag zur Steigerung der Wirtschaftlichkeit beitragen. An der Studie haben sich bis Mitte 2002 führende deutsche Wirtschaftsunternehmen beteiligt. Nur einige wenige Unternehmen hätten den Weg zur kostensparenden, qualitäts- und produktivitätssteigernden Portallösung in aller Konsequenz realisiert. Als Gründe wurden fehlende Budgets, Ängste und Akzeptanzprobleme bei den Mitarbeitern angegeben.

Inhalt alleine reicht nicht: Der Nutzer muss ihn mit wenig Aufwand für seine Bedürfnisse strukturieren können

Letztlich scheitern viele Intranet-Angebote bislang noch daran, dass die Inhalte nicht richtig journalistisch aufbereitet werden. Deshalb sollten sich Mitarbeiterportale viel stärker als bisher an der Produktion von Tageszeitungen oder Zeitschriften orientieren. Schließlich sind die internen Nutzer auch Leser, die sich ein klares Konzept wünschen. Wer seinen Mitarbeitern ein attraktives Angebot macht, das eine gezielte Content-Auswahl nach Aktualität und Nutzen ermöglicht, der wird sehr schnell eine klare Effizienzsteigerung innerhalb seines Unternehmens erkennen können. Schließlich bietet das Intranet einen eindeutigen Vorteil gegenüber dem Internet: Es kann seine Inhalte den Nutzern sehr viel strukturierter anbieten. Auf diese Weise verlieren die Mitarbeiter viel weniger Zeit bei der Online-Recherche.



Der Autor:
Antonius Huerkamp ist Geschäftsführer der Tanto Portal Solutions GmbH, die Unternehmen Content wie auch die technischen Lösungen dazu liefert.