Web-Conferencing
Telekonferenzen: Vom missbrauchten Luxusmöbel zur preiswerten Web-Lösung

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Während vor 15 Jahren noch alte Kleiderschränke umgebaut wurden, um darin Bildschirme für Konferenzsysteme unterzubringen, und kollaboratives Arbeiten darin bestand, Papiere möglichst ruhig in Sichtweite einer Kamera zu halten, sind heutige Web-Konfenzsysteme einfach, preiswert und nur einen Mausklick entfernt. Branchenpionier Tony Gasson erinnert sich an die Anfänge.

Web-Conferencing

Meine erste Erfahrung mit Konferenzsystemen hatte ich schon 1988, als ich bei PicturTel GPT Video Systems arbeitete. Mein Team und ich waren in London, während wir uns virtuell mit einem potentiellen schwedischen Kunden aus Stockholm trafen. Das klingt heute normal, damals war es das nicht: Wir saßen in einem riesigen Konferenzraum mit einem Luxuskleiderschrank aus Edelholz. Dieser enthielt keine Kleidung, sondern zwei große Bildschirme. Eine Kamera, die an der Decke hing, war dazu da, Bilder von Dokumenten aufzunehmen und zu übertragen – wir hatten die Dokumente hochzuheben und in die Kamera zu halten, um ein einigermaßen erkennbares Bild davon an die anderen Teilnehmer zu senden. Damals gab es einige Teilnehmer, deren Versuche, Diashows zu starten, für uns abenteuerlich anmuteten. Um die Bilder als Teil des Meetings zu präsentieren, mussten wir die 35mm-Dias in einen – damals noch teuren – Dia-Projektor einlegen. Diese frühen Anfänge einer “Rich-Media”-Umgebung erlaubten es, neben einer Konferenz mit “sprechenden Köpfen” auch noch einige Arbeit erledigt zu bekommen. Diese frühen Versuche waren sehr aufregend – aber größtenteils erfolglos.

Seither hat sich das Geschäft mit den Fernkonferenzen um Lichtjahre weiterentwickelt. Der Weg von damals bis zum jetzigen “One-click”-Webconferencing war weit und nicht ohne Hürden. Kommunikations-Infrastruktur musste erst noch aufgebaut werden, und die Investitionen in Menschen und Technik waren nicht gering. Einfache Videokonferenzen kosteten anfangs noch tausende von Euros pro Stunde (damals noch britische Pfund oder deutsche Mark); inzwischen gibt es sichere Systeme mit gemeinsamer Arbeit am gleichen Dokument für nur wenige Cents.

Die ersten, noch tolpatschigen Schritte zur Multimedia-Kommunikation waren zwar eine Verbesserung gegenüber reinen Telefonverbindungern, aber jeder Teilnehmer musste dafür teure und komplizierte Hardware kaufen, installieren und warten. Dazu kamen dedizierte Netzwerk-Verbindungen, die auch nicht gerade bilig waren. Nicht zu sprechen von den umgebauten Luxus-Kleiderschränken mit den eingebauten Bildschirmen, die noch einmal zwischen 100.0000 und 150.000 Euro kosteten. In diesen Kosten sind die teuren und variierenden Standleitungskosten der Teilnehmer noch nicht einmal inbegriffen. Schließlich begannen wenigstens einige Firmen, kleine Remote-conferencing-Terminals anzubieten. Die noch immer irrsinnig teuren Standleitungskosten verhinderten allerdings eine weite Verbreitung der Technologie.

Dann kam der nächste Schritt: Desktop-Konferenz-Kits für den PC. Diese Lösungen brachten Fernkonferenzen zwar in die richtige Richtung, aber es gab noch immer Nachteile. Die Kits kosteten so viel Geld wie der PC, auf dem sie installiert wurden und brauchten zudem die (seinerzeit) neuen, aber teuren ISDN-Verbindungern. Die Software zum Austausch von Daten war unzuverlässig, kompliziert, und hatte sehr limitierte Möglichkeiten, über verschiedene Unternehmensfirewalls hinweg zu arbeiten.

Dann kam endlich Web-Conferencing auf, aber noch auf Basis eines zentralen Servers. Die datenbankbezogene Natur der gehosteten Client-Server Software unterstützte keinerlei Interaktion über einfache PowerPoint-Präsentationen hinaus. Dieses Datenbankmodell nutzte eine “store and forward”-Architektur und hatte damit noch weitere Nachteile: So wurde etwa sensitive Unternehmens-Information auf einem Web-Server abgelegt, der oft von Dritten erreichbar war. Performance-Probleme kamen in dieser frühen Internet-Zeit noch hinzu – und die verwendete Software hatte noch nicht einmal Server- oder Verbindungsprobleme berücksichtigt und braxh die Konferenz schon bei kleinsten Problemen ab.

Der Geschäfts-Anwender vermisste an der Fernkonferenztechnik von damals noch die nötige Spontanität und Zuverlässigkeit. Zum Glück haben einige Unternehmen in der Zwischenzeit Web-Kommunikationsdienste auf den Markt gebracht, die eigene Netze nutzen. Die Architektur ist ähnlich der von Telefon-Netzen, aber darauf spezialisiert, vollwertige Multimedia-Technologien auf den Desktop zu liefern. Das Web wird nur noch genutzt, um die lokalen Verbindungsstellen (Switches) der eigenen Netze anzurufen. Damit ist das heutige Web-Comferencing nur noch eine Erweiterung des typischen Business-PCs und lässt die Teilnehmer an solchen Konferenzen in einem Umfeld arbeiten, mit dem sie vertraut sind. Online-Konferenzen können jeden Augenblick und ohne große Vorbereitung gestartet werden. Die geschäftlichen Vorteile wie geringere Reiskosten und weniger Ressourcenverschwendung bringen nun immer mehr Leute dazu, Dienste wie etwa WebEx zu nutzen.

Obwohl die Entwicklung der Fernkonferenz mehr als 15 Jahre brauchte, um für das Business Sinn zu machen, werden die nächsten drei Jahre definitiv die kreativsten Web-Konferenz-Anwendungen und größten Geschäftsvorteile bringen. Die Verbindung von aktuellen Technoloigien macht es möglich. Gerade gestern, als ich am Londoner Heathrow-Flughafen saß, bevor ich ein Geschäftsessen in München hatte, habe ich noch eine E-Mail auf meinen PDA erhalten (dank der Wi-Fi-Internet-Verbindung, die im Flughafen angeboten wird). Mein Chef fragte, ob ich noch an einem Online-Meeting mit einem potentiellen Kunden teilnehmen könnte, um einen größeren Deal abzuschließen. Als das Geschäft online abgeschlossen war und mein Flugzeug noch nicht abgeflogen, musste ich ein Grinsen unterdrücken. Telekonferenzen brauchten früher eine lange Vorbereitungszeit, die länger war, als ein Flugticket zu buchen und bis zum Geschäftstermin zu reisen. Jetzt saß ich da und hatte gerade ein Geschäft auf dem PDA abgeschlossen. Ich reiste noch immer, um den weiteren Kunden von Angesicht zu Angesicht zu sehen, aber gleichzeitig ermöglichte mir die Technologie, zur selben Zeit an zwei Orten zu sein. Und das alles ohne einen teuren missbrauchten Kleiderschrank.

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Der Autor: Tony Gasson ist Vizepräsident und Europa-Chef von WebEx Communications und hat mehr als 18 Jahre Erfahrung in IT-Unternehmen, davon acht Jahre beim Videokonferenz-Pionier PictureTel und dessen Tochterfirmen 1414c und Starlight Networks. Gasson hatte starken Einfluss auf die Entwicklung von Konferenzsystemen in Europa. Derzeit arbeitet er daran, die Marktpräsenz von WebEx in Europa zu erhöhen.